Особенности планирования экскурсионного менеджмента

Планирование — это важнейшая функция управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами.

Планирование — это попытка представить себе картину будущего, процесс, который предполагает знание настоящего состояния дел и тенденций развития, которые помогают предвидеть будущее, а также владение методикой, позволяющей смоделировать переход настоящего положения в будущее прогнозируемое состояние. Основная цель планирования состоит в том, чтобы найти оптимальное решение задач, насколько это возможно при данных условиях.

Планирование можно классифицировать по следующим признакам: по степени охвата; предмету планирования; сфере функционирования; срокам; содержанию планирования. Основными задачами планирования деятельности организации являются:

• — выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
• — обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
• — формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;
• — комплексное обеспечение выполнения планов;-формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
• — координация выполнения планов по заданиям, по исполнителям, по ресурсам, по срокам и по качеству;
• — стимулирование выполнения планов.

К главным принципам планирования относятся, все научные подходы к менеджменту: системный, комплексный, интеграционный, маркетинговый, функциональный, динамический, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный. Их соблюдение является обязательным условием разработки основного плана.

Планы, являясь перечнем того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей, и соответственно включают: анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды; установление целей и задач; разработку стратегий, программ и планов для достижения целей; оценку альтернативных вариантов плана; определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам; доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

С помощью планирования и контроля текущих и перспективных планов, установления и изменения стандартов экскурсионная фирма приспосабливает свои ресурсы к постоянному изменению внутренних и внешних условий и тем самым борется с неопределенностью будущего.

По срокам действия планы подразделяют на долгосрочные (стратегические), среднесрочные (тактические), краткосрочные или оперативные. Обычно планы составляются от будущего к настоящему, поэтому те из них, которые рассчитаны на более короткий срок, становятся составной частью перспективных планов и их конкретизируют.

Существует также планирование материальных ресурсов, оборудования, кадров, издержек производства, финансовое, экскурсионно-методическое планирование и т. д.

В план своей деятельности экскурсионная фирма может включать следующие виды работ: участие в определении целей развития экскурсионного туризма в регионе; проведение анализа конкурентоспособности города и региона как туристско-экскурсионного центра (наличие рынка, прямых и косвенных конкурентов, спроса, поставщиков и др.); разработку стратегии конкурентоспособности предоставления экскурсионных услуг; использование инновационных технологий; анализ состояния историко-архитектурных памятников, других экскурсионных ресурсов региона; ориентацию экскурсионных услуг на определенные сегменты рынка и его модернизацию, расширение ассортимента дополнительных услуг и т. д.

Уровень качества планирования определяется такими важнейшими условиями как компетентность руководства фирмы на всех уровнях управления, квалификация специалистов, наличие информационной базы и обеспеченность компьютерной техникой. Планирование предполагает обоснованный выбор целей, определение политики, разработку мер и мероприятий, методы достижения целей, обеспечение основы для принятия последующих решений.

Планирование заканчивается перед началом действий по реализации плана. Оно направлено на оптимальное использование возможностей при организации экскурсий и экскурсионных туров, в том числе на наилучшее использование всех видов ресурсов и предотвращение ошибочных действий.

Планирование определяет: конечные и промежуточные цели; задачи, решение которых необходимо для достижения целей; средства и способы решения задач; требуемые ресурсы, их источники и способы распределения .

Этапы процесса планирования в основном универсальны. Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования.

• 1. Целеполагание (формулировка целей), это самый трудный этап.
• 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей.
• 3. Составление перечня необходимых действий.
• 4. Составление программы работ (плана мероприятий).
• 5. Анализ ресурсов.
• 6. Анализ разработанного варианта плана.
• 7. Подготовка детального плана действий.
• 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости .

Любая предпринимательская организация начинается с бизнес-плана. Бизнес-план представляет собой результат свободного творчества предпринимателя или менеджера и может содержать любое количество разделов. В нем отражаются проблемы, с которыми предстоит столкнуться предпринимателям в процессе достижения стоящих перед ними целей. Систематизация этих проблем помогает выработать и обеспечить наиболее приемлемые пути их решения. Содержание разделов и степень их конкретизации определяются спецификой деятельности фирмы.

Бизнес-план составляется на несколько лет вперед (как правило, на 3 года) и пересматривается по мере необходимости. Он является эффективным средством адаптации экскурсионной фирмы к изменяющимся внутренним и внешним условиям, в которых протекает ее деятельность. Таким образом, бизнес-план всегда представляет собой важнейший документ. В нем ставятся реальные цели, показываются пути их достижения, определяются необходимые ресурсы.