Документ, его функции и элементы

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве (Полоцкое княжество X—XIII вв.) практиковалось составление официальных документов.

ХIII — ХVI вв. Великое княжество литовское. В конце ХIV документы начинают составлять на бумаге. Начала действовать первая государственная канцелярия. При канцелярии находился архив. Архив Великого княжества Литовского дошел до нас в виде 600 томов.

Издан Статут Великого княжества Литовского (издания 1529, 1566, 1588 гг.).

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХV в. Приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

В ХV — ХVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Появляются формуляры — образцы документов. Формируются специальные системы документирования: дипломатическая, учетная, военная и судебная. Утвердился состав документов, сложились основные правила их составления, оформления, движения и хранения.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР» .

Важным событием 70−80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38−72 и ГОСТ 6.39−72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь. Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1−95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38−95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (заменен на СТБ 6.38−2004 в 2004 году).

Термин «документ» появился в ХVII в. и означал «способ доказательства». ГОСТ 16 483–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» в разделе «Общие понятия» содержит следующее определение документа: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций и т. д.

Документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Функция документа — это целевое назначение, присущее ему.

К основным функциям документов относятся:

информационная (она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них, имеет сложную структуру: запечатление, сохранение, передача социальной информации);

управленческая (организационная функция — выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации; они отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления; выступает в нормальной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия);

коммуникативная (передача информации во времени и пространстве. Это — организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры);

правовая (юридическая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений; к ним относятся правовые акты органов государственной власти и гос. управления (указы, законы, постановления), акты управления учреждений, предприятий, организаций; договорные документы; удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы и др.); оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.);

учетная (функция учета — это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля; учетные документы фиксируют в специфической форме широкий спектр информации);

культурная (в этой функции документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции; это культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фонои аудиовизуальных способов запечатления; состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе);

функция исторического источника (изучается исторической наукой. Документ становиться историческим источником с момента его возникновения).

Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Документы: отражают деятельность организации; на их основе принимаются управленческие решения; являются главным аргументом в спорных ситуациях; являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Документ обеспечивает: закрепление информации; сбор информации; обработку информации; использование информации; хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

учет — с написанием различных отчетов;

планирование — с составлением планов;

инструктирование — с разработкой методик, инструкций;

руководство — с изданием приказов, распоряжений.

В зависимости от места возникновения и направления движения документы подразделяются на:

исходящие;

входящие;

внутренние.

В зависимости от количества лиц, участвующих в создании документов:

односторонние;

двухсторонние (многосторонние).

По ограничению доступа к документам:

секретные (особой важности, совершенно секретные и секретные);

несекретные документы.

По форме документы могут быть:

индивидуальные (создаются в произвольной форме);

типовые (представляют собой образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания);

формуляр и реквизиты (часть документа отпечатана заранее).

По способу фиксации информации документы подразделяются на: рукописные, печатные, электронные, графические, звуковые, видео, фотодокументы.

От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.

По срокам хранения различают документы:

постоянного хранения,.

временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

Сроки хранения зависят от ценности документов, их научного, практического и исторического значения.

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Подлинник официального документа (достоверный, действительный) — первый или единственный экземпляр официального документа.

Иногда употребляют термин «оригинал» (самобытный, первоначальный).

Оригинал — документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором, по внешнему виду могут быть: черновыми — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом; беловым — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

Копия — это документ, воспроизводящий подлинник, т. е. повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Виды копий: факсимильная (автоматическая, фото и светокопии) копия; свободная копия; выписка — копия; дубликат-копия.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. документ реквизит стандарт оформление Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30−97. Устанавливаются два основных формата бланков документов — А 4 и, А 5; допускается использование бланков формата A3 и, А 6 по ГОСТ 9327. Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Такой документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов. Стандартом определяется состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба РБ.