Разработка плана-графика. 
Управления проектом, календарное планирование и определение бюджета

Календарное планирование в управлении проектами — это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования — получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Календарное планирование включает в себя:

• · планирование содержания (scope) проекта и построение СДР — структурной декомпозиции работ, или WBS (Work Breakdown Structure);
• · определение последовательности работ и построение сетевого графика;
• · планирование сроков, длительностей и логических связей работ и построение диаграммы Ганта;
• · определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы, материалы и т. д.) и составление ресурсного плана проекта;
• · расчет затрат и трудозатрат по проекту.

В приложении 1 представлена алгоритм планирования.

Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Необходимо спланировать сроки и длительности работ, определить их последовательность и взаимосвязи, подумать о необходимых ресурсах, учесть стоимость этих работ и ресурсов. В дальнейшем, когда проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных действий, именно по этому плану-графику нужно отслеживать ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так, можно, сверив с первоначальным планом проекта, внести соответствующие изменения.

Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области. Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству; а мероприятия по продвижению продукта, скорее всего, спланирует маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ (СДР).

Следующий шаг по созданию календарного плана проекта — это определение длительностей работ и их взаимосвязей. Например, какие-то работы в нашем списке могут выполняться строго последовательно, а какие-то — параллельно друг с другом во времени. Для того чтобы «увязать» сроки работ по проекту, их продолжительность и зависимости, сегодня во всем мире менеджеры проектов используют простой и вместе с тем полезный инструмент календарного планирования — диаграмму Ганта (иногда пишется «диаграмма Гантта»). Диаграмма Ганта — это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором слева расположен иерархический перечень всех работ проекта (СДР), и справа — календарь с конкретными датами. Работы обозначены полосками, связи между работами — стрелками. (Прил. 2).

Сетевое планирование предоставляет менеджерам гибкий инструмент составления календарного плана и анализа его выполнения.

Вначале необходимо составить перечень основных действий и их результатов, обеспечение которых позволяет успешно реализовать инвестиционный проект. Например:

• — проведение собрания учредителей и подготовка регистрационных документов;
• — регистрация предприятия;
• — подписание договоров аренды помещений;
• — проведение переговоров с инвесторами;
• — заказ и получение оборудования;
• — оплата поставок;
• — проведение монтажных и наладочных работ;
• — наем персонала;
• — разработка прототипов изделия;
• — привлечение торговых представителей;
• — получение возможности выставления продукции на выставках-ярмарках;
• — подписание договоров с дистрибьюторами и дилерами;
• — заказ материалов, необходимых для производства;
• — начало производства или эксплуатации;
• — получение заказов;
• — поставка первых партий продукции;
• — получение оплаты на расчетный счет;
• — и так далее.

Для того, что бы не упустить какое-либо необходимое действие, целесообразно готовить их перечень по основным блокам как, например, подготовка производства, разработка продукции, реклама и продвижение, организация поставок и продаж, управление предприятием и т. п.

Далее необходимо распределить события в логической последовательности, имея в виду, что, скажем, поставка комплектующих не может занимать позицию до разработки конструкторского образца, или начало производства — до найма персонала. Для каждого события подготовить или рассчитать, во-первых, продолжительность, во-вторых, конечный срок выполнения. Кроме того, важно определить критические даты, важные для успеха предприятия.

Результаты планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения.

Разработка, документирование и согласование плана проекта направлены на достижение следующих основных целей:

• · обеспечение понимания и одобрения целей проекта и средств их достижения;
• · обеспечение назначения требуемых ресурсов (времени, денег, штата) на проект;
• · обеспечение основания для оценки и отображения прогресса достижения целей и результатов проекта;
• · обеспечение основания для контроля внедрения изменений.

Задокументированные результаты реализации предыдущих шагов планирования ложатся в основу итогового плана.

В общем случае в итоговый план включаются дополнительные разделы:

• · предистория инициации проекта;
• · ссылки на внешние документы;
• · документы, регламентирующие порядок взаимодействия участников проекта, подготовку и анализ проектной отчетности и пр.;
• · ограничения, риски и неопределенности проекта;
• · процесс решения проблем.