Составление и оформление служебных писем

Служебное письмо — это краткий документ, касающийся одного вопроса и предназначенный для осуществления оперативного, информационного обмена между предприятиями, их структурными подразделениями (см. прилож. 5).

Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.

Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

Формуляр-образец служебного письма состоит из реквизитов:

• 1. адресат;
• 2. дата;
• 3. индекс документа;
• 4. ссылка на индекс и дату документа-запроса (если письмо является ответом);
• 5. заголовок к тексту;
• 6. текст документа;
• 7. возможна отметка о наличии приложения;
• 8. подпись;
• 9. фамилия и телефон исполнителя.

Составление и оформление протоколов

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (см. прилож. 6).

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.

Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов) Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:

" СЛУШАЛИ"

" ВЫСТУПИЛИ"

" РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)"

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.

Слово " СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени.

Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).

После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них.

Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.

На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение, или постановление. Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.

Подписывают протокол председатель и секретарь собрания.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие и сокращенные.

В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т. е. в основной части отсутствуют позиции " СЛУШАЛИ" и " ВЫСТУПИЛИ" .

В сокращенной форме протокола отсутствуют слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается.

Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично полной форме протокола.

Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, т. е. сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола.

Формуляр-образец протокола состоит из реквизитов:

• 1. наименование организации;
• 2. наименование вида документа;
• 3. дата документа (дата заседания);
• 4. номер документа (номер протокола);
• 5. место составления протокола (место проведения заседания);
• 6. заголовок к тексту;
• 7. текст документа;
• 8. подписи.