Логика внедрения корпоративного тайм-менеджмента: принципы, этапы

Принципы:

" Принцип земледельца" . Что делает земледелец, стремясь к получению высокого урожая? Обрабатывает землю, вносит удобрении, поливает, окучивает, пропалывает… Не странно ли, на первый взгляд, что ожидая результата от растения, усилия прикладываются совсем в другом направлении? Также и с внедрением тайм-менеджмента: не стоит прилагать усилия к «плодам» — конкретным методам, которыми люди будут организовывать свое время. Усилия стоит сконцентрировать на «почве» — на установках, убеждениях, целях, ценностях, отношении людей ко времени.

Основные особенности этого принципа:

• — Гомеопатичность, движение микроскопическими шагами, старайтесь не применять лобовых атак: «С завтрашнего дня все ведем хронометраж!» ;
• — Общий язык — говорите с каждым сотрудником на том языке, который ему понятен, если хотите быть услышанными, о тех вещах, которые ему интересны;
• — Необходимый объем — главное, чтобы любое нововведение не было обременительным для сотрудника на данном этапе.

" Центр кристаллизации" . Как правило, идею тайм-менеджмента (в терминологии тайм-менеджмента — «тайм-менеджерскую бациллу») изначально в компанию приносит один человек. Один, даже самый эффективный сотрудник или руководитель, не сможет изменить ситуацию без поддержки окружающих. Следовательно, необходим некий «центр», где идеи эффективной и рациональной организации времени могли бы «выкристаллизовываться». Будет ли эта группа из одного подразделения или из нескольких — не важно.

Полезность формирования подобной группы:

• — Создание пилотной группы для обкатки применяемых технологий тайм-менеджмента перед их массовым внедрением в деятельность компании;
• — Командная работа — качественно новый уровень возможностей, появление нового, системного эффекта;
• — Демонстрация наглядным примером не только личных, но и командных, корпоративных примеров эффективности преобразований в области тайм-менеджмента.

" Свобода самостоятельности" . Давайте возможность людям самим делать шаги в области организации своего времени.

Преимущества такого подхода:

• — Человек начинает испытывать чувство свободы и контроля в том, как именно он организует свое время, какими инструментами, методами, способами пользуется. Пусть изобретает свои подходы, инструменты и способы, даже малоэффективные — это укрепляет заинтересованность и инициирует дальнейшее изучение основ тайм-менеджмента;
• — При условии невмешательства некоторое время в развитие идей тайм-менеджмента, появляется возможность творческого прорыва, рождения совершенно новых инструментов, методов, которые могут оказаться высокоэффективными именно для реализации в вашей компании: ведь никто не знает специфику деятельности лучше, чем специалист, занимающийся этой работой ежедневно;
• — Возможность делать самостоятельные шаги порождает ощущение свободы выбора. Собственный выбор или принуждение со стороны — как вы думаете, где больше шансов на успешную реализацию? Оставляйте за человеком право на собственный самостоятельный поиск и личный выбор.

Этапы:

" Посев" . Основная задача данного этапа — вызвать у сотрудников и коллег свободную заинтересованность темой организации времени. Способы:

" Мотивация через ценности" . Объяснение и предъявление сотруднику, в чем его личный интерес грамотно распоряжаться его личным ресурсом времени.

" Делай как я" . Самый сильный прием на этом этапе — личный пример руководителя с явно видными внешними позитивными результатами. Еще один способ — грамотно донести до сотрудников, коллег, вышестоящего руководства идеи тайм-менеджмента.

И, наконец, один из сильных приемов мотивации подчиненных: «Бросить в воду, а потом научить плавать» .

" Мотив" . Создавайте мотивацию для использования навыков и знаний тайм-менеджмента в реальной практике сотрудников. Один из способов на этом этапе — введение количественных показателей, делающих время подразделения, отдела осязаемым ресурсом и позволяющее отслеживать изменения в процессе применения инструментов тайм-менеджмента.

Примеры таких показателей:

• — Сколько времени тратим на совещания;
• — Как часто доделываем работу после окончания рабочего дня;
• — Как часто и на сколько срываем сроки поставок;
• — Сколько времени проходит от получения заказа клиента до момента отгрузки / как вариант: от момента появления новой идеи до вывода нового товара на рынок;
• — Сколько раз в неделю руководители соседних подразделений жалуются на то, что задерживаем документацию…

Выбор показателей начните с таких, изменения которых будут заметны сразу или через небольшой промежуток времени.

" Порядок" . Формализация возникших на первых этапах новых эффективных приемов работы, инструментов, способов, помогающих оптимизировать процессы деятельности, более эффективно использовать рабочее время. Здесь начинается выработка норм, правил, регламентов и договоренностей в области организации времени.

Таким образом, встраивание тайм-менеджмента в систему управления компанией или организацией, на определенном этапе своего развития приходит к необходимости разработки корпоративных стандартов в области организации времени.