Учет поступления материально-производственных запасов

Материально — производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которая зависит от способа поступления. Рассмотрим различные способы поступления МПЗ.

В соответствии с ПБУ 5/01 фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором продавцу;

суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

таможенные пошлины;

вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

затраты по заготовке и доставке запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;

затраты по доведению запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях;

начисленные до принятия к бухгалтерскому учету материально — производственных запасов проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов;

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально — производственных запасов.

Фактическая себестоимость МПЗ, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из денежной оценки, согласованной учредителями.

Фактическая себестоимость МПЗ при изготовлении самой организацией определяется из фактических затрат, связанных с их производством.

Фактическая себестоимость МПЗ, полученных по договору дарения, определяется по текущей рыночной стоимости на дату принятия их к учету, при этом рыночная стоимость должна быть документально подтверждена.

Фактическая себестоимость МПЗ, приобретенных по договорам, предусматривающим использование обязательств неденежными средствами, определяется исходя из стоимости ценностей, переданных или подлежащих передаче организации. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно предприятие определяет стоимость аналогичных активов. При невозможности установить стоимость активов, переданных или подлежащих передаче, стоимость запасов, полученных предприятием, определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные МПЗ.

МПЗ, не принадлежащие предприятию, но находящиеся в её пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются на забалансовый учет в оценке, предусмотренной в этом договоре.

При поступлении материалов формирование фактической себестоимости может осуществляться двумя способами:

с использованием счета 10 «Материалы»;

с использованием счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Различие между этими способами состоит в методике учета транспортно-заготовительных расходов (далее по тексту — ТЗР).

В первом случае они учитываются на счете 10, а во втором — на счете 16. При использовании второго способа информация о фактической себестоимости материалов выявляется путем суммирования данных, которые отражены на счете 10 и счете 16. Способ формирования себестоимости следует оговаривать в учетной политике.

Теперь рассмотрим порядок поступления МПЗ на примере ООО «АрктикаСпецТранс». Схема обработки учетной информации по приходу и расходу материально — производственных запасов в ООО «АрктикаСпецТранс» для наглядности приведена на рисунке 1.

Материальные запасы могут поступать в ООО «АрктикаСпецТранс» от поставщиков и в результате списания основных средств. В каждом из этих случаев для их оприходования предусмотрены свои первичные документы.

Как правило, материальные запасы поступают в ООО «АрктикаСпецТранс» от поставщиков на условиях безналичного расчета. Поскольку ценности получают по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать (экспедитора), выписывают доверенность. На исследуемом предприятии применяются типовые бланки доверенностей, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность может быть выписана по форме № М-2а или М-2. Если представители ООО «АрктикаСпецТранс» получают товарно-материальные ценности у поставщика регулярно, то доверенность выписывается по форме № М-2а, если нет — по форме № М-2.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому в бухгалтерии ООО «АрктикаСпецТранс» их регистрируют в специальном журнале.

Бухгалтер ООО «АрктикаСпецТранс» выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности. Работник расписывается в получении доверенности на ее корешке (если доверенность выписана по форме № М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (если доверенность выписана по форме № М-2а). Кроме того, работник ставит свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером ООО «АрктикаСпецТранс».

Поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю ООО «АрктикаСпецТранс» товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т. д.). Получая груз, экспедитор сверяет его с транспортными документами. В случае обнаружения расхождений составляется коммерческий акт, который является основанием для предъявления претензий поставщику.

Полученный груз доставляется на склад предприятия и передается кладовщику под расписку. В ООО «АрктикаСпецТранс» заключены договора с кладовщиками об индивидуальной материальной ответственности. При приемке материалов на складе проверяется количество, ассортимент, качество поступивших материалов. Если количество или качество товарно-материальных ценностей не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, составляется акт о приемке материалов, для которого используется типовой бланк, его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Акт оформляется в день поступления материалов на склад специальной комиссией, назначенной приказом руководителя ООО «АрктикаСпецТранс». Когда имеется возможность, в составлении акта принимает участие представитель поставщика. Акт составляют в 2 экземплярах: один экземпляр вместе с сопроводительными документами на материалы передают в бухгалтерию; второй — в подразделение организации, работники которого должны подготовить претензионное письмо поставщику.

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, оформляют в одном экземпляре приходный ордер по форме № М-4, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. На несколько наименований материалов может оформляется один приходный ордер, если материалы поступили от одного поставщика по одному документу, или однородные материалы поступили от одного поставщика по разным документам, но в течение одного дня. Приходный ордер подписывают работник, принявший материалы (кладовщик), и работник, сдавший материалы на склад (экспедитор).

В бухгалтерию передаются счета — фактуры и товарно-транспортные накладные поставщика. Счета — фактуры регистрируются в Журнале полученных счетов — фактур, а после их оплаты делается запись в Книге покупок. В бухгалтерии ООО «АрктикаСпецТранс» учет поступивших материальных запасов ведется в оборотных ведомостях по субсчетам к счету 10 в разрезе складов и материально ответственных лиц.

На складе ООО «АрктикаСпецТранс» ведется количественный сортовой учет материальных ценностей. При этом методе учета на каждый номенклатурный номер материала заводится карточка складского учета М-17, форма которой утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Бухгалтер заполняет карточку в одном экземпляре на основании приходного ордера или акта о приемке материалов. Карточку оформляют на каждый номенклатурный номер или вид материалов (например, отдельные карточки выписывают на подшипники, фильтры, и т. д.). В ней характеризуется материал, место его хранения, отражается движение и остаток, а так же показывается норма запаса, необходимая для контроля за состоянием складских запасов. Затем карточку передают кладовщику, который должен фиксировать в ней каждую операцию по приходу или расходу материала и заверять ее своей подписью. Записи в карточке производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операций только в натуральном выражении. После каждой записи выводится новый остаток. Исключения допускаются лишь в отношении накопительных документов, например лимитных карт, записи операций по которым производятся по мере их закрытия, но не позднее 1 числа следующего за отчетным месяцем. Карточка регистрируется в специальном реестре.

Кладовщик сдает карточку в бухгалтерию после того, как она будет полностью заполнена (но не реже одного раза в месяц). К карточке прикладывают все документы по приходу и расходу материалов.

Для синтетического учета МПЗ в ООО «АрктикаСпецТранс» применяются следующие субсчета:

• 10−1 «Сырье и материалы» — для учета основных и вспомогательных материалов (краски, лаки, фанера и т. д.); 10−2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» — для учета приобретенных на стороне комплектующих изделий для проведения ремонтных работ;
• 10−3 «Топливо» — для учета наличия и движения нефтепродуктов (дизельное топливо, бензин, керосин, смазочные масла);
• 10−4 «Тара и тарные материалы» — для учета всех видов тары (под краской, лаками, нефтепродуктами);
• 10−5 «Запасные части» — для учета наличия и движения запасных частей к электровозам;
• 10−6 «Прочие материалы» — для учета наличия и движения специальной одежды, отходов производства, неисправимого брака, а также материальные ценности, полученные от выбытия основных средств.

В соответствии с учетной политикой, для обобщения информации об учетных ценах на материальные запасы используются счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материальных запасов. В дебет счета относится покупная стоимость материальных запасов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков. В кредит счета в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относится учетная стоимость использованных материальных ценностей.

Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о разнице в стоимости приобретенных материальных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах. Накопленная на данном счете разница в стоимости приобретенных материальных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения, и учетных ценах списывается (сторнируется при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство или других соответствующих счетов. Разница между фактической стоимостью приобретенных материалов (на момент их приобретения) и учетными ценами списывается со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

В конце месяца по счетам 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 10 «Материалы» отражается также стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков. В этом случае на склад эти материальные ценности не приходуются. В начале следующего месяца эти суммы сторнируются.

Остаток по счету 16 «Отклонение в стоимости материалов» на конец периода отражает сумму разницы в стоимости приобретенных материальных ценностей, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах, относящейся к материалам в запасе.

Приобретение МПЗ и расчеты с поставщиками в ООО «АрктикаСпецТранс» учитываются в журнале — ордере № 6.

Рассмотрим порядок синтетического учета оприходования материальных запасов от поставщика.

Пример 1. 25 декабря 2013 года ООО «АрктикаСпецТранс» согласно счету — фактуре № 1138 и товарно — транспортной накладной № 1138 приобрело у предприятия ООО «Стройснабсервис» запчасти (подшипники) — в количестве 50 штук. В тот же день запчасти были оприходованы по стоимости 17 700 руб., включая НДС — 2700 руб. На поступившие материалы кладовщиком склада № 7 был составлен приходный складской ордер № 2356 и сделана запись в карточке складского учета № 325. В бухгалтерии поступление подшипников было отражено записью в оборотной ведомости учета материалов по складу № 7.

26 декабря 2013 года был акцептован счет-фактура от транспортной компании на оплату услуг по доставке этого материала. Сумма этого счета-фактуры — 2360 руб., включая НДС — 360 руб. Материал был приобретен при участии посреднической организации. Стоимость услуг посредника составила 1416 руб., включая НДС — 216 руб. Счет-фактура от посреднической организации был получен 27 декабря 2013 года. Как уже отмечалось, в соответствии с учетной политикой в ООО «АрктикаСпецТранс» за учетную цену принимается цена поставщика.

Рассмотренные хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете ООО «АрктикаСпецТранс» записями, приведенными в таблице 1.

Таблица 1. Отражение в бухгалтерском учете ООО «АрктикаСпецТранс» приобретения материальных запасов по безналичному расчету.

Иногда материальные запасы приобретаются подотчетными лицами ООО «АрктикаСпецТранс» за наличный расчет у предприятий розничной торговли. На пример канцелярские принадлежности. Работник составляет авансовый отчет, к которому прилагается товарный чек с описанием каждого вида канцтоваров, на основании этих документов приходуются купленные ценности. Довольно часто встречаются товарные чеки с неразборчивой подписью, без указания должности и фамилии подписывающего лица и с неопределенной записью, например: «Канцелярские товары на сумму 120 руб.». На основании подобного документа оприходовать канцтовары нельзя, поскольку в товарном чеке должна быть указана цена каждого из приобретенных канцелярских товаров, а также их общее количество и общая стоимость. Кроме того, чек должен содержать должность лица, ответственного за совершение хозяйственной операции, его фамилию, инициалы и личную подпись. Также здесь ставят штемпель «Оплачено». Только на основании такого документа можно оформить поступление материальных ценностей.

Пример 2. Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете ООО «АрктикаСпецТранс» канцелярских принадлежностей, приобретенных за наличный расчет. Экономисту предприятия 19 декабря 2013 года выдано под отчет 500 руб. на хозяйственные нужды. 20 декабря 2013 года он приобрел за наличный расчет следующие канцелярские товары:

• — 5 упаковок бумаги по цене 80 руб. за упаковку на сумму 400 руб.;
• — 20 упаковок скрепок для степлеров по цене 4 руб. за упаковку на сумму 80 руб.

К авансовому отчету был прикреплен кассовый чек на сумму 480 руб. Бухгалтер ООО «АрктикаСпецТранс» сделал бухгалтерские записи, которые мы отразили в таблице 2.

Таблица 2 Отражение в бухгалтерском учете ООО «АрктикаСпецТранс» приобретения материальных запасов подотчетными лицами.

Для приобретения материальных запасов ООО «АрктикаСпецТранс» привлекает заемные средства, когда собственных источников финансирования для покупки недостаточно. Порядок учета затрат по кредитам или займам, полученным для оплаты материальных запасов зависит от того, в каком порядке использована сумма кредита. Кредит может быть использован:

для оплаты материальных ценностей, уже оприходованных на балансе организации;

для предварительной оплаты материальных ценностей.

Если кредит использован для оплаты уже оприходованных материальных ценностей, то затраты по нему включают в состав прочих расходов бухгалтерской записью:

Дт сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» — проценты, причитающиеся к уплате по кредитам (займам), учтены в составе прочих расходов фирмы.

Если кредит (заем) использован для предварительной оплаты материальных ценностей, то затраты по нему в соответствии с требованием ПБУ 15/2013 «Учет расходов по займам и кредитам» отражают записью:

Дт сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Авансы выданные» Кт сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» — учтены затраты по кредиту (займу), использованному для предварительной оплаты материальных ценностей.

Пример 3. ООО «АрктикаСпецТранс» 1 сентября 2014 года взяло в банке КБ «Регион» краткосрочный кредит на два месяца в сумме 354 000 руб. Кредит был направлен на предварительную оплату материалов. Стоимость материалов составляет 354 000 руб. (в т.ч. НДС 54 000 руб.). Материалы были получены ООО «АрктикаСпецТранс» 1 ноября 2014 года. Согласно кредитному договору, проценты за кредит уплачиваются банку ежемесячно в размере 4000 руб. В бухгалтерском учете ООО «АрктикаСпецТранс» р…

В ходе исследования ведения бухгалтерского учета в ООО «АрктикаСпецТранс». Нами было замечено что, иногда встречается неправильное оформление первичных документов, несоответствие цен в договоре и документах поставщика, а также на предприятии не проводится инвентаризация расчетов со всеми поставщиками и покупателями. Мы бы посоветовали осуществлять постоянный контроль за выполнением договорных обязательств, усилить контроль за товарно-материальными ценностями, поступающими через подотчетных лиц, а также необходимо поднять роль контроля в оформлении первичных документов по учету товарно-материальных ценностей.