Учет подотчетных сумм

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих расчетов с ними руководствуются:

• · Кодексом законов о труде Российской Федерации;
• · Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40);
• · Правилами расчетов организации с работниками, направленными в командировки, установленными в инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Министерством финансов СССР (совместно с Госкомтрудом СССР и ВЦСПС) приказом от 07.04.88 № 62 , — в части командировок внутри страны;
• · постановлением Совета Министров-Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. от 21.03.98), а также Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365 (в ред. постановлений Госкомтруда СССР от 25.05.81 № 144, 02.06.82 № 121, 24.02.89 № 71, постановления Минтруда РФ от 20.08.92 № 12), — в части командировок за пределы России;
• · указаниями Центрального банка Российской Федерации от 20.10.98 № 383-у «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» (в ред. от 18.06.99), определяющими порядок покупки иностранной валюты за рубли, в том числе на командировочные расходы;

· Положением Центр…

После этого бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но неизрасходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия.

В случае не предоставления авансового отчета и невозвращения в кассу остатка неиспользованного аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной зарплаты данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

Эти суммы включаются в облагаемый подоходным налогом доход работника. По средствам выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по Дт 71, налог не удерживается.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это — активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются: расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет и возврате их в кассу, авансовые отчеты — при списание израсходованных сумм.

При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам (счет 71−2 «Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам»). Пересчет выданной суммы (аванс на командировочные расходы) иностранной валюты в рубли производится по курсу БР на дату выдачи. Валюта может выдаваться из кассы и в том случае, когда вернувшийся из командировки работник имеет перерасход по авансу, признанный организацией. Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный перечень. Запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.

Неиспользованный на командировочные расходы аванс должен быть внесен работником в кассу организации в иностранной валюте (не обязательно в той, в которой был выдан). Полученная таким образом с работником наличная иностранная валюта подлежит сдаче в банк в течении 10 дней с момента ее возвращения в кассу организации. В случае несостоявшейся командировки наличная валюта должна быть возвращена в уполномоченный банк в течении 5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки. Сданная в банк наличная валюта зачисляется им на текущий валютный счет организации.

Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке по курсу ЦБ РФ, действующему на последний календарный день в отчетном периоде. Может возникнуть курсовая разница курсовая разница, которая отражается в первую очередь на том счете, где возникает, т. е. по счету 71.

Основные проводки по счету 50 «Касса «