Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро»

В ОАО «Дельта-Агро» уделяется много внимания организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Это связано с тем, что учет на предприятии централизован и находится в г. Михайловка, а участки производства расположены в сельской местности Михайловского, Руднянского и Новоаннинского районов. Такое положение дел приводит к систематическому использованию подотчетных сумм, которые за исследуемый период возросли с 6650 тыс. руб. до 79 755 тыс. руб., т. е. в 12 раз за счет расширения объемов производства (посевных площадей) и реставрации приобретенного Филоновского элеватора.

В ОАО «Дельта-Агро» ежегодно утверждается список сотрудников, которым разрешена выдача денежных средств под отчет, состоящий из работников аппарата управления, начальников структурных подразделений, технической службы и водителей автомобилей, сроком на 30 дней.

Чаще всего в ОАО «Дельта-Агро» под отчет выдаются наличные денежные средства. Однако на предприятии имеется одна корпоративная карта, которой пользуются только директор, его заместители и главный бухгалтер при поездке в командировки в г. Москву, С-Петербург и другие регионы России.

В ОАО «Дельта-Агро» под отчет деньги выдаются на основании расходного кассового ордера и заявления, утвержденного руководителем или его заместителем и завизированное начальником структурного подразделения, по следующим направлениям:

• — в качестве аванса на выполнение служебного задания в командировке;
• — на хозяйственные нужды (приобретение материалов и запасных частей для мелкого ремонта, канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, расчетов за выполненные работы и оказанные услуги и т. п.);
• — представительские расходы — на проведении деловых встреч и презентации по применению технологии «No-Till — не пахать» при выращивании озимой пшеницы и подсолнечника.

Корпоративная карта хранится в сейфе у гл. бухгалтера и выдается командированному лицу под роспись в «Журнале учета банковской карты», а по возращению из командировки она возвращается под роспись в журнале, с приложением слипов или чеков.

Кроме того, в ОАО «Дельта-Агро» имеется приказ руководителя на применение норм расходов в командировках:

• — суточные: 200 руб. г. Волгоград и Волгоградскую область, 600 руб. — в другие регионы России и 1500 в города Москву и С-Петербург;
• — проезд оплачивается эконом классом, согласно проездных билетов, включая проезд в купейном вагоне поездов скорого назначения;
• — расходы по найму жилья — не выше 800 руб. за сутки в г. Волгограде и области и по 1600 руб. в г. Москва и С-Петербург и другие областные города.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам выданным им в подотчет в ОАО «Дельта-Агро» применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который дебетуется в корреспонденции со счетами денежных средств, полученных из кассы или снятых со специального рублевого карточного сета. Кредитуется счет со в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты, приобретенные ценности, в зависимости от характера произведенных расходов. Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками признаются на предприятии как расходы по обычным видам деятельности.

При направлении согласно приказа, сотрудника в командировку ему выдается служебное задание, командировочное удостоверение и целевой аванс. По итогам работы им составляется авансовый отчет, который утверждается руководителем и является основанием для бухгалтера по формированию бухгалтерских проводок, представленных в таблице 2.11.

Таблица 2.11 Проводки по отражению в учете командировочных расходов в ОАО «Дельта-Агро»

В ОАО «Дельта-Агро» авансовые отчеты лиц, работающих в Михайловском районе и других населенных пунктах, предоставляются в бухгалтерию только 30 числа отчетного месяца, руководителями отделений при прибытии на ежемесячное совещание у директора по итогам месяца.

Значительны по своему объему и авансовые отчеты на административно-хозяйственные расходы, приобретение ГСМ и запасных частей, которые к учету принимаются с приложением надлежаще оформленных документов, завизированные начальником подразделения и утвержденные руководителем. При проверки этих отчетов бухгалтер контролирует установленную предельную сумм расчета наличными по одной сделке в пределах 100 000 руб.

Представительские расходы не значительны по объему и имели место за исследуемый период только 4 случая, сумма проведенных мероприятий в году не превышает 4% от суммы оплаты труда сотрудников.

Хозяйственные операции предприятия по отражению хозяйственных и представительских расходов представлены в таблице 2.12.

Таблица 2.12 Проводки по отражению в учете хозяйственных и представительских расходов в ОАО «Дельта-Агро»

В организации аналитического учета в ОАО «Дельта-Агро», вызванные во-первых, разбросанностью объектов по нескольким районам, во-вторых, однофамильцами сотрудниками имеющими одинаковые инициалы, в-третьих, не знанием бухгалтером лично всех подотчетных лиц.

Аналитических учет на предприятии ведется в разрезе подотчетных лиц, деление по подразделениям бухгалтером ведется только с использованием субконто. Управленческий учет по организации учетного процесса по расчетам с подотчетными лицами на предприятии не применяется. Для ввода информации о расходах, произведенных подотчетным лицом из сумм выданных под отчет в программе предусмотрен документ «Авансовый отчет», представлен на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Авансовый отчет в программе 1С: Бухгалтерия 8,0

Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят. Используя регистры учета по счету 71 — главную книгу и анализ счета проводится сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету тождественны.

В ОАО «Дельта-Агро» имеются трудности детализации учета без применения управленческого учета с введением дополнительных субсчетов. Не случайно, имеют место случаи, когда авансовые отчеты одного подотчетного лица вносятся в базу другого. А также, работники сельского хозяйства, из-за незнания правильности оформления, передают недооформленные документы. Поэтому допускаются случаи принятия к учету бухгалтером недооформленных авансовых отчетов, с учетом последующей доработки. И только на конец отчетного квартала бухгалтер затрачивает большое количество времени для устранения ошибок и приведение в соответствие материалов аналитического учета в разрезе подотчетных лиц по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».