Процесс подготовки, принятия, исполнения и контроля управленческих решений в органе управления

Администрация в пределах своих полномочий принимает решения. Решения подписываются главой администрации и управляющим делами администрации. Решения администрации принимаются на его заседаниях большинством голосов от состава администрации. Приложения к решению подписываются управляющим делами администрации, визируются руководителями структурных подразделений, ответственными за подготовку проекта решения.

Администрация в установленном законодательством Республики Беларусь порядке может принимать совместные решения с другими органами.

Распоряжения издаются главой администрации в пределах его компетенции в порядке оперативного руководства по вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения для организации работы администрации и его аппарата, а также во исполнение ранее принятых решений администрации.

Распоряжения подписываются главой администрации, приложения к ним управляющим делами администрации, и визируются руководителем структурного подразделения.

Первый экземпляр распоряжения визируется специалистом, руководителем структурного подразделения, ответственным за его подготовку, руководителями заинтересованных отделов и служб администрации, предприятий и организаций, заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, в соответствии с распределением обязанностей. Все распоряжения согласовываются с юрисконсультом администрации.

В виде исключения по отдельным, не терпящим отлагательства вопросам и не требующим коллегиального обсуждения на заседаниях администрации с разрешения главы администрации проекты решений могут представляться на подпись главы администрации и управляющему делами администрации без рассмотрения на заседаниях, то есть приниматься в рабочем порядке путем опроса и сбора виз. В этих случаях проекты решений согласовываются должностными лицами, готовящими их с членами администрации, всеми заинтересованными и принимаются путем опроса при наличии двух третей подписей членов администрации. Решения, принятые в рабочем порядке, включаются в протокол очередного заседания администрации.

Решения, принятые администрацией, но требующие доработки, сдаются исполнителями в трехдневный срок (если на заседании не определен другой срок) в общий отдел. Отредактированные решения вновь визируются заинтересованными сторонами.

Решения вступают в силу с момента их принятия, а распоряжения — подписания, если в них не указан иной срок введения в действие.

Решения, которые в виду важности и срочности предусмотренных в них мероприятий подлежат широкому и немедленному обнародованию, доводятся до сведения через средства массовой информации отделом идеологической работы.

Решения администрации могут быть отменены областным и городским исполнительными комитетами в пределах их компетенции.

Решения и распоряжения оформляются и рассылаются общим отделом, как правило, не позднее пяти дней после их подписания в соответствии с указателем рассылки, подписанным руководителем структурного подразделения.

Протоколы заседаний администрации, распоряжения и материалы к ним хранятся в общем отделе. Данные документы могут быть представлены руководителям структурных подразделений с согласия начальника общего отдела; иным лицам — с согласия главы администрации, первого заместителя главы и управляющего делами администрации.

Решения по отдельным вопросам могут оформляться протоколами совещаний у главы администрации и его заместителей, а также в виде их указаний и поручений, которые являются обязательными для исполнения указанными в этих документах должностными лицами структурных подразделений администрации, предприятий и организаций района.

Положения, содержащиеся в протоколах совещаний, указания и поручения не должны носить нормативный характер.

Порядок подготовки протоколов совещаний у главы администрации и его заместителей, а также порядок доведения до исполнителей протоколов, указаний и поручений главы администрации и его заместителей устанавливаются ими.

Процесс подготовки и принятия управленческих решений.

Решения по вопросам, которые отнесены законодательством к компетенции администрации и не могут быть разрешены ее структурными подразделениями самостоятельно или совместно, принимаются на заседаниях администрации.

Вопросы вносятся заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, членами администрации, руководителями структурных подразделений администрации.

Организации, предприятия, учреждения вносят вопросы на рассмотрение администрации только через соответствующие отделы администрации.

Подготовка проектов решений должна осуществляться в строгом соответствии с требованиями законодательных актов Республики Беларусь, регламента работы администрации и требований нормотворческой техники.

Персональная ответственность за качество внесенных проектов решений возлагается на заместителей главы администрации, руководителей отделов администрации, а во время отсутствия этих должностных лиц — на их замещающих.

Для подготовки наиболее важных вопросов распоряжением главы администрации образовывается рабочая группа, возглавляемая заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, членами администрации, руководителям структурных подразделений. В ее состав могут включаться должностные лица заинтересованных отделов администрации, предприятий, организаций, ученые, специалисты (с их согласия).

Руководители структурных подразделений администрации, ответственные за подготовку проекта решения обязаны предоставить следующие документы:

• — завизированный проект решения, 12 экземпляров копий;
• — справку к проекту решения, подписанную руководителем структурного подразделения администрации, ответственным за его подготовку, заместителем главы администрации, управляющим делами администрации в соответствии с распределением обязанностей, 12 экземпляров копий;
• — список приглашенных на заседание администрации, согласованный с главой администрации;
• — список выступающих по обсуждаемому вопросу;
• — указатели рассылки решения.

Первый экземпляр проекта решения визируется специалистом, руководителем структурного подразделения администрации, ответственным за его подготовку, руководителями заинтересованных отделов администрации, предприятий и организаций, заместителями главы администрации, управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей.

Все проекты решений согласовываются с юрисконсультом. Согласование проектов решений с заинтересованными сторонами осуществляется структурными подразделениями, ответственными за их подготовку.

В состав визы входит: занимаемая должность, личная подпись (Ф.И.О.) визирующего, дата визирования. Визы размещаются внизу на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указывается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа проекта решения.

Проекты решений должны быть обоснованы, содержать глубокий анализ и конкретные меры с указанием сроков и исполнителей, а также лиц, которым поручается осуществлять в целом контроль за исполнением.

Проекты решений должны быть тщательно отредактированы, не превышать 3−4, справки — 5 страниц, напечатаны без исправлений и помарок по установленной форме.

Документы к заседанию администрации со всеми визами представляются в общий отдел администрации не позднее 5 дней до установленной даты заседания администрации для включения в проект повестки дня заседания администрации. Все материалы к заседанию администрации подготавливает общий отдел.

Если по проекту решения при согласовании высказаны замечания и разногласия, организующий подготовку проекта решения принимает меры по их устранению до внесения вопроса на заседание администрации. Если в процессе согласования проекта решения разногласия устранить не удалось, согласующие стороны, имеющие по проекту другую точку зрения, визируют проект с оговоркой и прикладывают к нему свои замечания. Отказ от согласования не допускается.

При наличии в проекте не устраненных разногласий, окончательное решение по ним принимается на заседании администрации.

Если вопрос, предусмотренный планом работы, по объективным причинам не может быть внесен на заседание в установленный срок, руководитель структурного подразделения по согласованию с заместителем главы администрации, управляющим делами, курирующими данную отрасль, заблаговременно информируют об этом главу администрации. Готовят и вносят на рассмотрение администрации проекты решений с обоснованием причин неисполнения и указанием новых сроков рассмотрения данного вопроса.

Внесение изменений в решение администрации допускается не ранее, чем через год после его принятия. В исключительных случаях допускается внесение изменений в решение на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, согласованной с заместителем главы администрации. В служебной записке должно быть аргументированное обоснование для внесения изменений в решение администрации.

Проекты решений, подготовленные с нарушением установленного порядка, к рассмотрению не принимаются.

Процесс исполнения и контроля принятых решений.

Основным документом, которым руководствуется администрация в процессе контроля исполнения принятых решений является Постановление Министерства юстиции от 19 января 2009 года № 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

Согласно этого документа целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения. На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь; индивидуальные сроки указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Исполнение документа может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Контроль исполнения документов имеет целью обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Система контроля исполнения включает:

• — учет контролируемых документов и их своевременное доведение до исполнителей;
• — контроль за сроками исполнения;
• — проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
• — учет и отчетность о результатах исполнения;
• — оценку состояния исполнительской дисциплины.

Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюциях и документах.

При постановке документа на контроль на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту» проставляется условное обозначение: штамп «Контроль». Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе. При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа.

Если в тексте документа или в резолюции руководителя срок не указан, он не должен превышать один месяц. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (принятия) документа или их получения.

Контроль за своевременностью, полнотой и качеством исполнения решений и распоряжений нормативно-правовых документов вышестоящих органов осуществляют глава администрации, заместители и управляющий делами администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководители структурных подразделений администрации. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется общим отделом.

Обеспечение контроля за исполнением принятых решений в администрации возлагается на отдел контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан управления делами администрации. В данной сфере отдел выполняет следующие задачи и функции:

• — доведение решений и распоряжений до исполнителей;
• — организация контроля за исполнением документов;
• — координация контроля деятельности отделов и структурных подразделений администрации, организаций и ведомств в части организации исполнения директивных документов, решений администрации, распоряжений и поручений руководства администрации;
• — анализ и обобщение результатов работы по исполнению документов и поручений, находящихся на контроле в соответствии с компетенцией отдела;

организация контроля за состоянием исполнительской дисциплины в отделах и структурных подразделениях.

В структурных подразделениях администрации (с правом юридического лица) распоряжениями или приказами руководителей подразделений назначаются лица, на которые возлагаются обязанности по контролю за выполнением решений, распоряжений администрации, документов вышестоящих органов. В остальных управлениях и отделах определяется лицо, в функциональные обязанности которого включаются вопросы контроля за выполнением решения, распоряжения, документов вышестоящих органов, писем и заявлений граждан и т. д.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан исчерпывающий ответ. Свидетельством исполнения документа может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ. При отсутствии данного документа исполнитель делает краткую справку и проставляет отметку об исполнении на самом документе.

После исполнения документ снимается с контроля. На документе делается отметка об исполнении и направлении документа «в дело». При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения документов.