Организация рабочего дня и документооборота

Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное исполнение поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по счетам с составлением ежедневного баланса.

В банках устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота;

• * приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетноденежные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня (это время называется операционным днем). Расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем;
• * прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно бухгалтерскими работниками. Во вне операционное время документы могут сдаваться в банк через специальные устройства (ящики), из которых документы вынимаются не реже одного раза в час;
• * для регулирования операционной нагрузки в каждом банке устанавливается график приема документов от основных клиентов, постоянно представляющих в банк значительное количество платежных документов;
• * расчетные и кассовые операции физических лиц (вкладчиков, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно бухгалтерскими работниками, выполняющими соответствующие операции;
• * оплата всех расчетно-денежных документов с депозитных счетов до востребования, включая перечисления в бюджет и выплату заработной платы, производится при наличии средств на этих счетах.

С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график обслуживания клиентов и документооборота, в которых указывается конкретное время (интервал) для расчетнокассового обслуживания хозяйствующих субъектов и время прохождения документов по всем участкам их обработки. График обслуживания клиентов и документооборота утверждаются руководителем банка.

В этих графиках предусматривается конкретное время прохождения документов по всем участкам их обработки с таким расчетом, чтобы не допускать накопления неоформленных документов в течение рабочего дня. При составлении графика учитывается следующее:

• * документы по сбору выручки должны поступать из кассы пересчета к операционным работникам к началу рабочего дня. Документы по выручке, инкассированной на протяжении операционного дня, поступают из кассы по мере пересчета выручки, но не позднее 13 часов. Сверка кассовых журналов с данными кассы заканчивается к 15 часам;
• * расчетно-денежные документы, принятые от клиентов во второй половине рабочего дня, должны оформляться к проводу накануне срока платежа (в конце рабочего дня);
• * поступившие от клиентов документы должны оплачиваться по мере наступления времени обслуживания соответствующих клиентов;
• * прием документов от клиентов производится в течение всего рабочего дня. Документы, поступившие в банк до конца операционного дня, оформляются к проводу по балансу текущего дня, а документы, поступившие в банк по истечении операционного дня, проводятся по балансу следующим рабочим днем банка. Платежные требования по иногородним расчетам, принятые на инкассо не позднее, чем за два часа до конца рабочего дня, в тот же день отсылаются в банки, обслуживающие плательщиков.

Для обеспечения равномерного поступления документов от основных клиентов банков разрабатываются и согласовываются с клиентами графики их обслуживания. В графики включаются те предприятия, которые находятся в одном населенном пункте с банком и посещают банк ежедневно.

Граждане и представители клиентов, не включенные в график, должны обслуживаться в течение всего операционного дня по мере их явки в банк;

• * передача документов от одних операционных работников другим для зачисления и списания сумм по счетам клиентов данного банка производится без задержки, по мере поступления и обработки документов;
• * передача информации (документов) по операциям текущего дня на центр расчётов должна производиться по специальному графику, согласованному с ними;
• * проверка записей в лицевых счетах, и сверка их итогов по счетам с балансом и счетам непредвиденных обстоятельств производится работниками бухгалтерии в конце дня или утра не позднее следующего дня;