Реквизиты первичного документа

Реквизит — это элемент носителя информации, имеющий определенную смысловую нагрузку.

Реквизиты-идентификаторы первичного документа:

• * наименование предприятия;
• * наименование документа;
• * код формы (для типового документа);
• * номер документа;
• * дата составления документа.

Реквизиты содержания документа:

• * наименование подразделения фирмы;
• * дата операции;
• * указание действующих лиц (инициаторы и исполнители);
• * содержание операции.

Реквизиты, придающие документу юридическую силу:

• * подписи администраторов и исполнителей;
• * дата подписи;
• * печать (нужна не всегда).

Классификация первичных документов

По месту возникновения документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние — это те документы, которые поступают на предприятие от его контрагентов. Например, счет, которым поставщик требует оплатить поставку. Или выписка из расчетного счета в банке, которой банк извещает о движении денег по расчетному счету фирмы.

Внутренние возникают на самом предприятии: приходный ордер (о поступлении материалов на склад), наряд на работу (поручение выполнить работу и свидетельство о ее выполнении после того, как работа действительно завершена), приходный кассовый ордер (оформляет поступление денег в кассу), материальное требование (оформляет передачу материалов, топлива, тары, запчастей и т. д. со склада определенному лицу, их затребовавшему, получившему и имеющему на то право) и т. д.

По назначению в самом широком смысле слова документы подразделяются на исполнительные и оправдательные.

Исполнительные содержат распоряжение выполнить хозяйственную операцию. Примером могут послужить приказы директора или распоряжения его заместителей.

Оправдательные свидетельствуют об исполнении императива или вообще о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Например, акт приемки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс и т. п.) передан одним предприятием другому или перемешен в другое подразделение фирмы. Другой пример — рапорт о выполненной работе. Примером может служить и Табель выходов на работу.

Часто документ выполняет обе функции, т. е. несет в себе и распоряжение выполнить нечто и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинированными. Это, например, уже знакомый наряд. По времени действия документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые оформляют на одну хозяйственную операцию (например, материальное требование); они содержат одну порцию информации.

Накопительные действуют длительный период, скажем, целый месяц. Хорошим примером является лимитно-заборная карта. В ней ежедневно по мере выдачи материалов складом цеху фиксируют все выдачи за месяц. Карта выполняет функции многих разовых материальных требований со значительно меньшими затратами конторского труда. Документы также подразделяются на типовые и произвольной формы.

Типовые (стандартные иначе) — это обычно часто употребляемые документы. Они разработаны высококвалифицированными работниками Госкомстата и Министерства Финансов. Наличие типовых документов гарантирует высокое качество их формы, облегчает пользование ими, освобождает от необходимости разрабатывать формы документов, облегчает тиражирование бланков. Типизация форм первичных документов — большое достижение отечественного бухгалтерского учета. Немного можно назвать стран, у которых есть высококачественные общепризнанные альбомы типовых форм первичных документов.

Документы подразделяются также по отраслям народного хозяйства и по направлениям работы бухгалтерии. Соответственно есть документы, оформляющие операции с основными средствами, документы, оформляющие операции с материалами, документы, оформляющие операции по труду н его оплате, расчетные документы и т. д. Это, опять-таки подразделение документов по назначению, но в более узком смысле слова, чем имение на оправдательные и исполнительные.

Наконец, документы различают по способу их составления: от руки или на машинке, на чистом листе бумаги или на бланке. Теперь многие документы составляют с помощью компьютера: бухгалтер вызывает на экран макет документа и набирает на клавиатуре содержание. Наконец, некоторые документы частично или полностью формируются автоматически.