Реквизит документа «гриф согласования»

Реквизит «гриф согласования» — это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования оформляется при согласовании документа со сторонними организациями или их должностными лицами. Такое согласование называется внешним. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации — авторе документа (профессиональные комитеты, советы трудовых коллективов и т. п.).

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

• — слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);
• — наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);
• — личной подписи должностного лица и ее расшифровки;
• — даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО Директор государственного Учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

Подпись_________.

Дата__________.

При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами месте. При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагаются на утверждающем документе.

В зависимости от содержания документа внешнее согласование осуществляется в следующей очередности:

• — с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы,
• — с общественными организациями — в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства,
• — с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.),
• — с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38−2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5−7 строк текста.

Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

• — бланк для письма,
• — общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

На общем бланке размещают:

• — Государственный герб РБ,
• — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания),
• — код организации: по ОКРБ 004−2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018−2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций,
• — наименование вышестоящей организации,
• — наименование организации,
• — наименование структурного подразделения,
• — место составления или издания,
• — ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».