Регистрация документов. 
Документационное обеспечение управления

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» .

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. ООО «РДВ-медиа» придерживается такой модели регистрации документов, все письма, содержащие важную информацию, регистрируются в Секретариате. Исключение составляет бухгалтерия, которая имеет свою регистрацию на выдаваемые справки и Отдел кадров, где также ведется своя регистрация приказов по личному составу В ООО «РДВ-медиа» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь Генерального директора разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. Журнал существует в электронном виде в программе Excel, где каждая страница является отдельным журналом регистрации документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора, служебные записки).

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «РДВ-медиа» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

делопроизводство номенклатура входящий исходящий.

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа» .

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен одним или несколькими реквизитами из следующего списка:

• — Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата
• — Срок исполнения;
• — Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
• — Исполнители;
• — Ход исполнения

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. Так как требования к оформлению являются рекомендательными, а, а система регистрации документов в Компании ООО «РДВ-медиа» централизованна, то на исходящем документе проставляется только порядковый номер и дата документа. Регистрация исходящих документов ООО «РДВ-медиа» ведется в электронном журнале, содержащем следующие графы:

В Компании регистрацией внутренних документов занимается также секретарь Генерального директора. Сюда входят все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, зам. Ген. Директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, Распоряжения, Доверенности, Договора и Командировочные удостоверения.

ООО «РДВ-медиа» имеет в своем составе дочерние предприятия, территориально находящиеся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих предприятий, регистрируются как входящие.