Роль и значение первичных документов

Документы, их классификация, документооборот

В современных условиях хозяйствования невозможно управлять сложным экономическим механизмом хозяйствующего субъекта без своевременной, полной и достоверной экономической информацией, которую дает только четко налаженная система учета.

Обязательный элемент системы бухгалтерского учета — документирование, осуществляемое в специальных (вспомогательных) журналах: журнал кассовых поступлений, журнал продаж, журнал закупок и др. Для облегчения бухгалтерских задач все записи в журналы следует вносить с необходимой полнотой и детализацией.

Затем записи из журналов переносят в Главную книгу посредством обобщения и классификации информации. При этом следует приводить ссылки на соответствующую страницу журнала хозяйственных операций.

Эта процедура завершается подготовкой проверочного (сальдового) баланса, который составляется в конце каждого учетного периода, т. е. после того, как все операции зарегистрированы в журнале записи хозяйственных операций и разнесены по счетам Главной книги.

На данном этапе учетного процесса должны быть выполнены две новые задачи:

• — проверка равенства итогов дебетовых и кредитовых записей в Главной книге;
• — представление информации о перечне всех открытых счетов и сальдо по этим счетам, что дает возможность провести исправления для подготовки финансовой отчетности субъекта.

И, наконец, закрытие номинальных (временных) счетов (очередной этап учетного цикла) подразумевает доведение их до нуля с тем, чтобы на них заново отражать операции в следующем периоде. Остатки всех счетов доходов и расходов переносятся на счет «Итоговый доход (убыток)». Этот счет Главной книги используется в конце отчетного периода для определения финансового результата. Сопоставление доходов и расходов на нем показывает чистую прибыль или чистый убыток за год.

Хозяйствующий субъект обязан предусмотреть определенные измерители, необходимые для отражения тех или иных операций в бухгалтерском учете. Общепризнанно применяют измерители трех видов:

• — натуральный — для учета предметов в их натуральновещественной форме. Выбор данного вида зависит от физических свойств учитываемых предметов: штуки, метры, килограммы, литры и др.
• — трудовой. Предназначен для учета затрат труда в человеко — часах, человеко-днях и используется в бухгалтерском учете при начислении оплаты труда;
• — стоимостной (денежный — «тенге»). Унифицированный, обобщающий, основа исчисления которого — натуральные и трудовые измерители.

Следовательно, организация учетного процесса в приведенных единицах измерения и в необходимой последовательности должна осуществляться в соответствии с положениями и инструкциями, установленными в законодательством порядке.

Документ (от лат. свидетельство, доказательство) в широком смысле — это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение и/или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Термин документ не имеет однозначного толкования. Существуют две точки зрения, первая из которых ставит знак равенства между документом и носителем информации.

Согласно второй точке зрения, преимущественно распространенной в юридической литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу фиксации которой действующее законодательство придает правовое значение, означающее, что за ним следуют определенные юридические последствия.

Юридическая полноценность и доказательная достоверность получаемой в бухгалтерском учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

Общая характерная особенность учетного информационного процесса наличие носителя информации, который считается важным объектом организации учетного процесса.

Однако следует заметить, что понятия данные и информация также отличаются по своей сути, поскольку данные регистрируют уровень какой-либо хозяйственной операции и происходящего события, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных.

В целом процесс учета отличает строго документальное оформление всех хозяйственных фактов (явлений).

Главное связующее звено его стадий (этапов) — данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.

Следовательно, документация учета призвана обеспечить:

• — сплошной непрерывный учет всех объектов;
• — юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;
• — использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;
• — контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственной операции. Это требование закреплено в действующем законодательстве: основанием для любой записи в реестрах бухгалтерского учета являются надлежащие оформленные оправдательные первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов и требования к ним. Также, изданы альбомы унифицированных форм первичных документов межотраслевого назначения с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйственные субъекты. Они могут использовать унифицированные формы первичных учетных документов или применять формы, разработанные самостоятельно.

На счетных работников возлагается определенная ответственность за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата. Если документы создаются на компьютере, то подписи, могут быть заменены кодами лиц. Но в этих случаях должно быть официально установлено, в каком виде и порядке обеспечивается юридическая доказательность (право точность) таких документов. Должностные лица организации, составлявшие и подписывающие первичные учетные документы, по действующему законодательству несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них о хозяйственных операциях за достоверность документов выполненных на машинных носителях; ответственность несет должностное лицо, санкционировавшее (разрешившее) использование для этой цели вычислительной и организационной техники.

Первичную стадию в учетном процессе наблюдение, измерение и запись операций в документах, в результате которой информация регистрируется в особой форме «памяти» — документах, принято называть документированием операций. Иногда эту стадию именуют первичным учетом и включают в нее представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Основные нормативные предписания по документообороту и документации операций изложены в стандарте бухгалтерского учета 24 «Организация бухгалтерской службы». Согласно пункта 19 стандарта 24 «руководитель определяет лиц имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписей в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операций».

Рациональная организация бухгалтерского учета немыслима без установления схемы документирования операций, составленной на основе изучения объектов учета, хозяйственного и производственного процессов и управления в данной организации, исходя из требований, предъявляемых к учету и отчетности.

Общая схема документирования операций предусматривает содержание, последовательности и сроки выполнения всех работ первой стадии учетного процесса. Прежде всего, устанавливаются виды первичных документов, применяемых в данной организации, затем их перечень с указанием и номеров форм. Далее определяют их содержание и требования, предъявляемые к этому содержанию исходя из имеющейся техники и способов составления первичных документов, обработки и группировки учетных данных.

Наиболее совершенной формой первичного документа признается та, которая позволяет составлять и обрабатывать его с помощью вычислительной и организационной техники. Важной составной частью схемы документирования операций является определения порядка и сроков составления и прохождения отдельных документов, функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документов.

Все документы, служащие основанием в бухгалтерском учете, должны предоставляться в бухгалтерию организации в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций и правильности оформления (полноты заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц и т. д.), а также для последующей обработки и группировки.

Согласно пункта 14 стандарта 24 «первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты». Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии документы должны иметь свой идентификатор — код, который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых в каждом предприятии. Движение документов от момента составления в данной организации или получения от других организаций до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете. График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполненных оперативными, инженерно-техническим и бухгалтерскими работниками, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки предоставления и обработки графика обычно имеют форму таблиц, диаграмм и т. д.

Пример движения первичных документов в бухгалтерском учете (составление или обработка, передача в архив) т. е. график документооборота представлен на схеме. Свое назначение графики в учете оправдывают, только когда они неуклонно соблюдаются.