Сущность корпоративных порталов и их возможности

Корпоративный портал — это программный комплекс, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа. При этом это может быть не простой доступ какого либо сотрудника к нужной ему информации или приложению, а организованные бизнес-процессы, когда коллектив территориально разнесенных сотрудников решает единую задачу, имеющую жесткие временные рамки [5, c. 82].

Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, «Enterprise Information Portals», November 1998) дали следующее определение «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal — EIP) — это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Т. е. это прямое использование наработанных технологий публичных информационных порталов в корпоративных целях.

Сразу же в ответ на это Джерри Мюррей из IDC (Gerry Murray, «The Portal is the Desktop», January 1999) значительно расширил понятие корпоративного портала. Он считает, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы». По данному определению корпоративный портал это не только предоставление информации, но и поддержка совместной работы, автоматизация бизнес-процессов [10, c. 66].

В настоящее время корпоративные порталы называют еще Интранет-порталами, корпоративными Интранет-порталами, внутренними корпоративными порталами, чтобы подчеркнуть их внутрикорпоративное использование (Интранет — внутрикорпоративная сеть). Корпоративные порталы компаний предоставляют доступ к порталу только уполномоченным сотрудникам своих компаний, использующих полученную информацию и приложения портала для решения задач, в основном связанных с жизнедеятельностью своей же компании. Кроме того, корпоративные порталы могут предоставлять определенную часть корпоративной информации и сервисов своим потребителям, поставщикам, партнерам по бизнесу (Приложение 1).

Основная цель корпоративного портала — увеличение прибыли компании за счет снижения непроизводительных издержек и улучшения организации работ компании.

Для достижения поставленной цели корпоративный Интернет-портал может обеспечивать уполномоченных сотрудников следующими средствами:

• · коллективной работы (чаты, рассылки, форумы, конференции и т. д.) — Collaboration (CL);
• · хранения и анализа информации — Business Intelligence (BI);
• · организации бизнес-процессах выработки, согласования и принятия решений — Workflow (WF)
• · организации разработки, согласовании, утверждении и выпуске текстовых документов — Docflow (DF);
• · организации разработки, согласовании, утверждении и публикация материалов для Intranet/Internet порталов — Content Management (CM);
• · организации доступа к автоматизированным системам управления компании, включая бухгалтерию, финансы, склады, маркетинг, производство, логистику, снабжение, сбыт, сервис, персонал — ERP (MRP II) / CRM / SCM. В зависимости от задач доступ может предоставляться на чтение (при необходимости с проведением анализа), на запись и/или исполнение);
• · многими другими средствами, перечень которых практически неограничен.

Если у компании есть только один офис, многие взаимодействие между сотрудниками и внутренний электронный документооборот строится на базе локальной сети. Если же компания имеет центральный офис, несколько филиалов в разных городах, а то и странах, торговые точки, удаленные складские помещения, мобильные точки и т. д. эффективно организовать ее работу можно только с помощью сетей Интернет, Интранет, Экстранет и корпоративный портал здесь просто незаменим.

Корпоративный портал может быть установлен на сервере Интернет или Интранет сети компании и предоставлять персонализированный прозрачный интерфейс всем сотрудникам компании по этой сети.

Но для ряда компаний корпоративные порталы должны обеспечивать доступ к корпоративной информации не только сотрудникам компании, но и партнерам по бизнесу (естественно толь к той части информации, к которой они допущены). В этом случае корпоративный портал может развертываться в сетях Экстранет (в расширенной сети Интранет — Экстранет-портал).

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal — EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно повышает эффективность управления предприятием. Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям «расконсервировать» информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ. Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное «окно» для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений [6, c. 147].

С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети. В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются.

Корпоративный информационный портал включает:

• 1. Внутренний портал ограниченный локальной сетью компании.
• 2. Внешний портал, который доступен для использования территориально удаленным сотрудникам компании и клиентам за счет сети Интернет (открытая информация и конфиденциальная информация не представляющая особой ценности), Интранет и Экстранет (конфиденциальная информация).

Возможностями внутреннего корпоративного портала являются:

• — единая библиотека документов с разграниченным доступом и мощными поисковыми средствами существенно сократит то время, которое Ваши сотрудники ежедневно тратят на поиск необходимой им информации;
• — база знаний компании позволит экономить рабочее время сотрудников, благодаря возможности повторного использования результатов ранее выполненных работ;
• — управление информационными потоками (периодическая публикация новостей компании, результатов ее деятельности и дальнейших планов, управление совещаниями, запросами и уведомлениями) увеличит доверие сотрудников руководству компании, повысит лояльность.

Возможностями внешнего корпоративного портала являются:

• — единое хранилище документов, регламентирующих отношения компании с контрагентом и функции документооборота (повышает эффективность работы с документами);
• — инструменты автоматизации работы с контрагентами (существенно увеличивают производительность менеджеров, уменьшают вероятность возникновения ошибок, ускоряют обработку запросов, сокращают затраты на обучение и содержание менеджеров);
• — механизмы интеграции с информационными системами других предприятий (позволяют передать часть функций контрагентам «на самообслуживание»);
• — инструменты информирования и механизмы обратной связи (повышают эффективность, способствуют росту лояльности клиентов и партнеров) [5, c. 91].

Внедрение корпоративного портала обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества:

• · по оценкам компании Plumtree Software норма возврата инвестиций от внедрения корпоративного портала в среднем составляет 145%;
• · аналитики компании Meta Group считают, что к 2009 году 85% компаний из списка Global 2000 (крупнейшие компании мира по величине оборота) внедрят у себя корпоративные порталы;
• · к 2009 году 90% компаний из Fortune 500 будут использовать корпоративный портал в качестве инструмента поддержки принятия решений, совершенствования информационных потоков и развития электронной коммерции типа B2B (Business To Business);
• · по результатам опросов руководителей IT-подразделений на сегодняшний день почти 80% крупнейших предприятий России из числа участников рейтинга Top-100 одной из своих первоочередных задач считают создание корпоративного информационного портала [12, c. 27].

Как показала практика, внедрение корпоративного портала позволяет увеличить производительность труда как минимум на 15%, благодаря сокращению:

• · времени поиска информации — на 70−80%,
• · времени внутренних коммуникаций — на 40−50%,
• · времени, необходимого на сбор управленческой информации — на 40%,
• · издержек на внутренние коммуникации — на 20% [2, c. 18].

Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

1. Повышение производительности Сотрудники компаний ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Internet. Используя корпоративный портал, специалисты могут получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволит организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.

2. Улучшение корпоративного взаимодействия Портал играет роль центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.

3. Управление корпоративными знаниями Использование корпоративного портала позволит в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко сможет найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволит создать и использовать «базу знаний» Вашей компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.

4. Оптимизация процесса управления Интеграция корпоративного портала с другими компонентами информационной системы предприятия (финансово-учетные и сбытовые программы, хранилища данных, электронный документооборот и т. п.) открывает новые возможности анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, выполнения ряда иных функций. Соответственно, менеджеры Вашей компании смогут принимать более эффективные решения, учитывающие все нюансы конкретной ситуации.

5. Оптимизация инвестиций в информационные ресурсы Портал — это интегрированное приложение, которое можно достаточно быстро внедрить и легко поддерживать, затрачивая при этом сравнительно скромные ресурсы по сравнению с системами со сходными функциями, но построенными на основе других концепций. Все это снижает издержки и повышает отдачу от вложений в информационную систему предприятия. Использование для визуализации информации «тонкого клиента» (обычного Web-браузера) позволяет экономить на обучении персонала и, одновременно, дает возможность не устанавливать клиентские приложения на множестве компьютеров. Сокращение затрат на приобретение и обслуживание клиентского ПО и оборудования — один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. Также важно упомянуть о минимизации затрат на аренду Internet-канала за счет того, что наиболее значительная часть информации, необходимой для пользователей портала, размещается в корпоративной сети.

6. Единая платформа для ведения электронного бизнеса Внедрение корпоративного портала и обеспечение доступа к нему внешних пользователей способствует укреплению деловых связей с заказчиками, партнерами, поставщиками и повышает качество обслуживания заказчиков и партнеров за счет предоставления им дополнительных возможностей и услуг [4, c. 219].

Корпоративный портал призван решать следующие основные задачи:

• · Предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, для поддержки процессов принятия решений и управления.
• · Обеспечение рабочих мест и средств коллективной работы с унифицированным (браузер) персонализированным доступом в реальном времени к корпоративным приложениям и информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, т. е., фактически, автоматизация бизнес-процессов [7, c. 162].

В сфере маркетинга и реализации наибольше применение находят, естественно корпоративные порталы B2C — Интернет-магазины (однако далеко не всякий Интернет-магазин можно отнести к данной категории и к корпоративным порталам вообще).

Единственное ограничение корпоративного портала — наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый Интернет, практически снимают все территориальные ограничения. Корпоративный информационный портал это кросс-платформенное решение, не зависящее от оборудования и приложений.

Приведенные выше определения и вытекающие задачи практически не имеют границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились бы лет на двадцать раньше.

Необходимо провести грань между корпоративным информационным порталом и корпоративной информационной системой.

Корпоративный информационный портал чаще всего является дополнением традиционной корпоративной информационной системы (на базе локальной сети), отвечающим за взаимодействие компании с внешним миром (в широком понимании — частью общей глобальной корпоративной информационной системы), иногда изолированной системой, решающей ограниченные задачи.

Описание функциональных возможностей корпоративного портала начнем с того, что доступ к корпоративному порталу может быть организован для нескольких групп пользователей:

• · руководители с помощью портала получают инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации;
• · сотрудники получают интегрированную внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям. Через корпоративный портал пользователи получают всю необходимую для работы информацию и инструменты;
• · поставщики получают возможность повысить эффективность взаимодействия с компанией, оптимизировать объемы и время поставок. Таким образом, портал становится инструментом для планирования и прогнозирования расходования запасов и поставок;
• · партнеры получают более эффективный инструмент по обмену информацией. Через портал они имеют доступ к маркетинговой и технической документации, планам выпуска продукции и т. п.;
• · заказчики получают информацию о выпускаемой компанией продукции, новые инструменты работы с ней. Анализ действий заказчиков при работе с порталом может помочь компании принимать более взвешенные маркетинговые решения [10, c. 73].

Для внутренних пользователей (руководителей и сотрудников предприятия) на основе корпоративного информационного портала может быть реализована следующая функциональность:

• — корпоративная библиотека технико-экономической, технологической, договорной или юридической документации;
• — внутренняя система подачи заявок (например, на расходные материалы, автотранспорт, и т. п.);
• — справочник контактных реквизитов сотрудников предприятия;
• — картотека существующих и потенциальных контрагентов;
• — формы внутренней отчетности для оперативного контроля и управления производством и проектами (отчеты по использованию рабочего времени сотрудников, выполнение календарных планов и графиков проектов);
• — механизмы совместной работы (форумы по различным проектам или направлениям деятельности предприятия, переговорные сессии для проведения оперативных совещаний);
• — развитая система поиска информации;
• — служба технической поддержки пользователей компьютеров и оргтехники (Help Desk);
• — различные новостные сервисы с персонифицированной доставкой и системой оповещения получателей (например, оперативные показатели финансовой и производственной деятельности предприятия, сводки деловой информации, корпоративные и региональные новости, прогноз погоды, меню столовой).

Для внешних посетителей портала (поставщиков, партнеров и заказчиков) могут быть созданы механизмы, включающие в себя информирование о ценах, продуктах, складских запасах, доставке и процессе выполнения заказов, а также решения типа «торговой площадки» (marketplace). Эти решения позволяют наладить совместное планирование и прогнозирование, скоординированное производство и управление дистрибуцией. Таким образом, корпоративный портал обеспечивает интеграцию традиционных учетных систем с приложениями для управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management — CRM), управления цепочками поставок (Supply Chain Management — SCM).

Следует отметить, что развитие портала представляет собой динамический процесс, который неразрывно связан с процессом формализации информационных потоков предприятия. Соответственно, отдача от информационного портала будет увеличиваться по мере роста его функционального наполнения.