Учет готовой продукции на складе и в бухгалтерии

Учет готовой продукции на складах, в кладовых и в других местах хранения в основном аналогичен учету на складах других видов производственных запасов. Это относится к формам и порядку записей в книгу (карточки) складского учета, к присвоению каждому виду продукции соответствующего кода номенклатурного номера, к организации складского хозяйства и обеспечению его весоизмерительными приборами, к подбору материально-ответственных лиц. Однако в порядке оформления и прохождения документов имеются свои особенности, связанные с условиями приемки, хранения и отгрузки, с обеспечением контроля над качеством продукции и за соблюдением договорных обязательств.

Произведенная продукция сдается на специальные склады готовой продукции, которые могут находиться при цехах-изготовителях и вне этих цехов на общехозяйственной территории. Но независимо от местонахождения складов, продукция, прошедшая полный цикл технологической обработки, сдается представителем цеха кладовщику в присутствии контролера ОТК по накладной на передачу готовой продукции в места хранения (форма № МХ-18), которая выписывается в двух экземплярах. Если при приемке продукции присутствует представитель покупателя (заказчика), то на документе ставится и его подпись.

Для эффективного ведения складского учета готовые изделия целесообразно размещать по секциям, а внутри них — по партиям, группам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках на стеллажах, полках так, чтобы было легко комплектовать партии готовой продукции для отгрузки. Кроме того, на каждой партии готовой продукции материально-ответственными лицами прикрепляется ярлык для контроля над сроками хранения, очередностью выпуска изделий и т. д.

На многих предприятиях готовую продукцию комплектуют и упаковывают в производственных цехах. На склад она поступает в ящиках, имеющих определенную маркировку с указанием наименования продукции и ее количества. По этой же маркировке, не вскрывая ящики, готовую продукцию передают покупателям. При этом кладовщики не проверяют содержимое ящиков и по существу отвечают не за количество принятой продукции, а за количество принятых ящиков с продукцией определенной номенклатуры. На таких предприятиях учет движения готовой продукции на складе необходимо вести не только в натуральном и стоимостном выражении, но и по количеству мест (ящиков) определенной маркировки.

Складской учет готовой продукции, как правило, ведут по видам, сортам и местам хранения в натуральных, условно-натуральных и стоимостных показателях.

Количественный учет готовой продукции по видам и местам хранения может быть организован двумя основными способами: карточным или бескарточным.

При карточном способе все движение готовой продукции на складе должно отражаться в карточках складского учета или в книге складского учета при большой номенклатуре. В данных документах отражается приход, расход и остаток готовой продукции по каждой номенклатуре.

Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер готовой продукции и под расписку передает их работнику склада (кладовщику), который является материально-ответственным лицом. Записи в них производятся материально-ответственными лицами на основании документов по поступлению и выбытию готовых изделий по мере совершения операций. После каждой записи в карточке или книге подсчитывается новый остаток готовой продукции. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов готовой продукции. Карточки хранятся на складе в специальных ящиках и располагаются по группам изделий, а внутри них — по номенклатурным номерам (кодам).

Работник бухгалтерии периодически проверяет правильность оформления приходных и расходных документов и записей в карточках складского учета. Проверка производится в присутствии материально-ответственного лица. Бухгалтер не только проверяет наличие готовых изделий на складе, правильность оформления первичных документов и ведение карточек складского учета, но и следит за недопущением приписок выпуска продукции. Обнаруженные расхождения и ошибочные записи устраняются на месте.

После сверки всех данных, отраженных в первичных документах по движению готовой продукции, в бухгалтерии составляются сальдовые ведомости. При сальдовом методе осуществляется связь количественно-сортового учета готовых изделий на складе с их учетов в суммированном выражении в бухгалтерии. В течение месяца сальдовая ведомость хранится в бухгалтерии и используется в справочных целях. В конце месяца она передается на склад, где проставляются остатки продукции в количественном выражении на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру. После этого ведомость передается в бухгалтерию, где остатки таксируются и подсчитываются соответствующие их суммы.

В настоящее время на автоматизированных складах многие предприятия применяют бескарточный способ учета готовой продукции. При этом способе учета в автоматизированном складском хозяйстве вместо карточек и книг составляют машинограммы-ведомости, отражающие остатки и движение готовой продукции. В них на основании первичных документов записывают те же данные, что и в карточках и книгах складского учета.

Компьютеризация учета обеспечивает не только бескарточное ведение учета, но и группировку движения готовой продукции по запросу в разрезе, требуемом для управления, контроля и составления отчетности. По мере необходимости бухгалтерия получает распечатки сортовых оборотных ведомостей движения продукции по материально-ответственным лицам и местам хранения.

В текущей работе по мере совершения операций можно извлекать из памяти компьютера по запросу бухгалтерии или другой службы распечатки о движении и остатках продукции на складах. Таким образом, использование машинограмм усиливает контроль над движением и состоянием готовой продукции и повышает эффективность оперативного управления производством.

Как и по материальным запасам, по готовой продукции составляют номенклатуру-ценник. Номенклатура-ценник содержит основные признаки произведенных изделий (артикул, марку, фасон, сорт и т. п.) и присвоенный им код (шифр) и т. д.

Номенклатурный номер проставляется на всех документах, регистрирующих движение готовой продукции.

Помимо ценника разрабатываются справочники продукции, в которых содержится информация об облагаемой и необлагаемой различными видами налогов продукции, о плательщиках и грузополучателях и др., необходимая для оперативного управления запасами производимой продукции.

В сроки, установленные документооборотом (но не реже одного раза в месяц), кладовщик сдает в бухгалтерию отчет о движении готовой продукции на складе (форма №МХ-20(а)) либо реестры с приложенными приходными и расходными документами в двух экземплярах. В них указываются остатки готовой продукции на начало и конец отчетного периода, а также ее движение. Первый экземпляр отчета остается в бухгалтерии, а второй с распиской бухгалтера возвращается материально-ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами. Кроме того, по данным книги (карточек) складского учета кладовщик в конце месяца заполняет и сдает сальдовую ведомость (форма №МХ-19).

Учет готовой продукции материально-ответственным лицом ведется, как правило, в количественном измерении, а итоговая стоимость изделий указывается уже в бухгалтерии при обработке материальных отчетов.

В бухгалтерии отчеты материально-ответственных лиц, а также все приложенные к отчету первичные документы по движению продукции подвергаются проверке и таксировке. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков готовой продукции на конец отчетного периода в натуральном и денежном выражении.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально-ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты, в которых наряду с фактическим расходом материалов указывается и расход по установленным нормам.

Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, производственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке, то есть составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке отчетов для записи в учетные регистры.

Отпуск готовой продукции со склада производится на основании доверенностей и оформляется товарно-транспортными накладными, счетами-фактурами и другими документами в строгом соответствии с договорами.

В бухгалтерии информация о количестве выпущенной продукции, ее стоимости в учетных ценах из накладных на передачу готовой продукции в места хранения (форма № МХ-18) переносится в накопительные ведомости. Там же в конце месяца указывается фактическая себестоимость по каждому виду изделий (по данным аналитического учета к счету 1640 «Готовая продукция») и рассчитываются отклонения — экономия или перерасход.

Информация о движении готовой продукции, ее отгрузке и реализации обобщается в журнале учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма №МХ-6).