Задачи учета и аудита основных средств

Задачи учета и аудита движения основных средств

Основные средства поступают на предприятия в эксплуатацию в результате: капитальных вложений (строительство новых зданий и сооружений, передаточных устройств, приобретение и установка нового оборудования); получения за плату от юридических и физических лиц, а также приобретения на аукционе новых и бывших в употреблении объектов основных средств; приобретения объектов основных средств в обмен (по бартеру) на товарно-материальные ценности; безвозмездного поступления от юридических и физических лиц новых и бывших в употреблении объектов основных средств; получения объектов основных средств в качестве взносов учредителей в уставный капитал; оприходования неучтенных (излишних) объектов основных средств, выявленных при инвентаризации; поступления объектов основных средств на условиях долгосрочной аренды.

На основании соответствующих документов все объекты основных средств должны быть своевременно и полностью оприходованы.

Приемка в эксплуатацию основных средств осуществляется комиссией назначенной для этих целей приказом или распоряжением руководителя предприятия. Как правило, на предприятиях создаются постоянно действующие комиссии. В их состав включают главного механика, специалиста по строительству, представителя технического отдела, инженера по технике безопасности, старшего бухгалтера, начальника цеха (производства) или отдела, которому сдается в эксплуатацию объект основных средств. На принятые в эксплуатацию основные средства комиссия оформляет акт приемки-передачи (ф. № ОС-1). В этом документе записывается подробная характеристика объекта, источник приобретения (возведения), год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытания, его соответствие техническим условиям, первоначальная стоимость и сумма износа, заключение комиссии. Указывается также, кто принял и сдал объект. Полностью оформленные вместе с приложенной технической документацией паспорта, спецификации, комплектовочная ведомость и др. передаются на утверждение руководителю предприятия, а затем в бухгалтерию.

Бухгалтерия предприятия на основании этих документов должна закрепить поступивший объект за материально ответственным лицом, открыв на каждый объект инвентарную карточку, присвоить ему инвентарный номер, внести его в опись инвентарных карточек и в инвентарный список (по месту нахождения, эксплуатации), произвести бухгалтерские записи по оприходованию основных средств. После открытия карточки техническая документация должна быть передана материально ответственным лицам по месту эксплуатации основных средств. На поступающее оборудование должен быть паспорт, в котором дается техническое описание объекта основных средств. Паспорта используются при переписях оборудования, переоценке основных средств.

Порядок отражения в бухгалтерском учете основных средств зависит от того, каким образом и на каких условиях они приобретены.

Большинство основных средств поступает на предприятия в результате капитальных вложений. Капитальные вложения — совокупность затрат на воспроизводство и улучшение качественного состава основных средств. Иными словами, поступления объектов основных средств путем строительства, приобретения и изготовления называются капитальными вложениями.

Аудитору необходимо проверить обоснованность произведенных затрат на капитальное строительство и определить себестоимость капитальных вложении. Для контроля и выявления себестоимости капитальных вложений применяется счет 126 «Незавершенное строительство». На этом счете учитываются все затраты: по возведению зданий и сооружении, монтажу оборудования и другие расходы, предусмотренные сметами, сметно-финансовыми расчетами на капитальное строительство (независимо от того, осуществляется это строительство подрядным или хозяйственным способом), а также проценты по кредитам, предоставленным на период строительства; связанные со строительством и приобретением основных средств, включаемые и не включаемые в первоначальную стоимость объектов основных средств; по приобретению технического, энергетического и производственного оборудования (включая оборудование для мастерских, опытных установок и лабораторий), требующего монтажа и предназначенного для установки в строящихся (реконструируемых) объектах капитальных вложений; по выращиванию в хозяйстве молодняка продуктивного и рабочего скота, переводимого в основное стадо.

Перечисленные затраты на строительно-монтажные работы учитываются нарастающими итогами с начала и до конца строительства и реконструкции объекта. Затраты на проектно-изыскательские работы отражаются в суммах, оплаченных проектным и другим организациям за выполнение этих работ. Если затраты по проектно-изыскательским работам относятся к нескольким строящимся или реконструируемым объектам, то их распределяют пропорционально сметной стоимости этих объектов. По мере окончания работ по доведению до рабочего состояния созданных на предприятии или поступивших объектов основных средств на основании актов приемки они зачисляются в состав основных средств. При этом делается следующая бухгалтерская запись: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит счета 126 «Незавершенное строительство». При проверке аудитору следует обратить внимание на следующее: при осуществлении учета капитальных затрат должен быть раздельный учет затрат, формирующих инвентарную стоимость основных средств, и средств, не увеличивающих стоимость основных средств. Затраты, не увеличивающие стоимость основных средств, списываются со счета 126 «Незавершенное строительство» в дебет счета 821 «Общие и административные расходы». К затратам, не увеличивающим стоимость основных средств, относятся: затраты, предусмотренные в сводных сметных расчетах стоимости строительства; затраты на подготовку эксплуатационных кадров для основной деятельности строящихся предприятии; расходы перспективного характера: геологоразведочные, изыскательские и другие, связанные со строительством объектов, в случае невозможности их включения в дальнейшем в стоимость строительства объектов; средства, передаваемые на строительство объектов в порядке долевого участия, если построенные объекты будут приняты по вводу их в эксплуатацию в собственность другими организациями; расходы, связанные с возмещением стоимости строения и посадок, сносимых при отводе земельных участков под строительство; затраты, не предусмотренные в сводных сметных расчетах стоимости строительства; расходы по оплате процентов по кредитам банков сверх учетных ставок, установленных Национальным банком РК; убытки по основным средствам строительства, а также от разрушений незаконченных строительством зданий и сооружений, возникших от стихийных бедствий (в том числе приведших к их ликвидации); затраты на консервацию строительства; расходы по сносу, демонтажу и охране объектов, прекращенных строительством; расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и неустоек за нарушения финансово-хозяйственной деятельности, и другие затраты.

Далее аудитор должен проверить правильность отражения хозяйственных операции на счетах бухгалтерского учета при приобретении объектов основных средств у юридических лиц за плату. По этим хозяйственным операциям составляется следующая корреспонденция счетов.

При оприходовании новых объектов основных средств, приобретенных у юридических лиц за плату, а также на аукционе по первоначальнойстоимости (с НДС) и когда оплата счета поставщика (подрядчика) производится сразу же, по фактическому поступлению их в зависимости от формы расчетов и источников оплаты: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит соответствующих счетов 421−424, 431, 432, 441, 452 раздела 4 «Финансовые инвестиции и деньги».

На сумму НДС по оплаченным счетам за эти объекты основных средств: дебет счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению», кредит соответствующих счетов 421−423, 431, 432, 441, 451, 452 раздела 4 «Финансовые инвестиции и деньги».

3. При оприходовании новых объектов основных средств, приобретенных за плату по первоначальной стоимости (с НДС) от юридических лиц в порядке долгосрочных расчетов или с отсрочкой платежа: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит счета 671 «Счета к оплате».

На сумму НДС по этим объектам основных средств: дебет счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению», кредит счета 671 «Счета к оплате».

При оплате счетов поставщика за поступившие объекты основных средств в зависимости от источников оплаты: дебет счета 671 «Счета к оплате», кредит соответствующих счетов 421−423, 431, 432, 441 раздела 4 «Финансовые инвестиции и деньги».

На сумму НДС, отнесенную (зачтенную) в уменьшение платежей в бюджет по фактическому поступлению основных средств (кроме зданий и легковых автомобилей): дебет счета 633 «Налог на добавленную стоимость», кредит счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению».

При оприходовании объектов основных средств, бывших в эксплуатации и приобретенных за плату по остаточной стоимости (без НДС), когда оплата счетов поставщика производится сразу же по фактическому поступлению их в зависимости от формы расчетов и источников оплаты: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит соответствующих счетов 421−423, 431, 432, 441, 451, 452 раздел 4 «Финансовые инвестиции и деньги».

На сумму накопленного износа поступившего объекта основных средств: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит соответствующих счетов подраздела 13 «Износ основных средств».

На сумму расходов по доставке, установке и посредническим операциям, включенным в счета поставщика, в зависимости от формы расчетови источников оплаты: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит счетов 421−423, 431, 432, 441, 451, 452 раздела 4 «Финансовые инвестиции и деньги».

В результате поступившие объекты основных средств, бывшие в эксплуатации, будут оприходованы по первоначальной стоимости.

• 10. На сумму НДС по оплаченным счетам за эти объекты основных средств: дебет счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению», кредит счетов 421−423, 431, 432, 441, 451, 452 раздела 4 «Финансовые инвестиции и деньги».
• 11. При оприходовании основных средств, бывших в эксплуатации и приобретенных за плату по балансовой стоимости (без НДС), в порядке долгосрочных расчетов или отсрочки платежа: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит счета 671 «Счета к оплате».
• 12. На сумму накопленного износа поступивших объектов основных средств: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит счетов подраздела 13 «Износ основных средств».
• 13. На сумму расходов по доставке, установке и посредническим операциям, включенным в счета поставщика: дебет счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит счета 671 «Счета к оплате».

В результате поступившие объекты основных средств, бывшие в эксплуатации, приходуются по первоначальной стоимости.

На сумму НДС по этим поступившим объектам основных средств: дебет счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению», кредит счета 671 «Счета к оплате».

При оплате счетов поставщика за поступившие объекты основных средств в зависимости от источников оплаты: дебет счета 671 «Счета к оплате», кредит соответствующих счетов 421−423, 431, 432, 441 раздела 4 «Финансовые инвестиции и деньги».

На сумму НДС, подлежащую к зачету в счет долга бюджету, по фактическому поступлению основных средств (кроме зданий и легковых автомобилей): дебет счета 633 «Налог на добавленную стоимость», кредит счета 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению».

При аудите операций по поступлению основных средств следует обратить внимание на правильность формирования первоначальной стоимости объекта, так как она является базой ежемесячного начисления амортизации, подлежащей включению в себестоимость продукции (работ, услуг). Здесь проверяется счет 126 «Незавершенное строительство», так как на нем выявляется инвентарная стоимость приобретенного объекта, по которой он принимается на учет (дебет счетов 121−125, кредит счета 126).

Особое внимание аудитор должен обращать на факты приобретения предприятием основных средств у физических лиц. Такие операции оформляются договором купли-продажи, с указанием паспортных данных продавца. С суммы, уплаченной физическому лицу за купленные у него основные средства, принадлежащие ему по праву личной собственности, должен быть удержан и перечислен в бюджет в установленном размере подоходный налог (приобретение дома, дачи, автомобиля, гаража, и другого имущества). Предприятие обязано сообщить о сумме сделки и удержании налога в налоговую инспекцию с указанием фамилии, имени, отчества продавца и места его постоянного проживания. Если физическое лицо зарегистрировано как предприниматель, то при покупке у него основных средств с него не удерживается подоходный налог.

Безвозмездно полученные от других юридических и физических лиц новые объекты основных средств, не требующие монтажа (транспортные передвижные средства, свободно стоящие станки, строительные механизмы, сельскохозяйственные машины, рабочий скот и т. д.), в результате субсидии от исполнительных органов власти или в порядке спонсорской помощи, соответственно после оформления актом приема-передачи основных средств, включаются в состав основных средств и отражаются в учете следующей бухгалтерской записью: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит соответствующих счетов 726 «Субсидии исполнительных органов власти»; 727 «Прочие доходы от неосновной деятельности» подраздела 72 «Доход от неосновной деятельности».

Если поступили безвозмездно объекты основных средств, которые ранее были в эксплуатации, то при этом на балансовую (остаточную) стоимость дается аналогичная проводка, а на сумму износа делается следующая бухгалтерская запись: дебет соответствующих счетов подраздела 12 «Основные средства», кредит соответствующих счетов подраздела 13 «Износ основных средств».

Безвозмездно поступившие объекты основных средств приходуются по первоначальной стоимости, включая расходы по их установке (монтажу), а расходы по их доставке к первоначальной стоимости не присоединяются, а относятся на расходы покупателей и отражаются на счете 821 «Общие и административные расходы» или 811 «Расходы по реализации готовой продукции (товаров, работ, услуг)».

Выбытие основных средств происходит при ликвидации по физическому и моральному износу, в связи со строительством, расширением и техническим перевооружением предприятий, цехов или других объектов, при вкладе в уставный капитал при выбраковке животных из основного стада, при сдаче объектов в долгосрочную (финансируемую) аренду, в результате стихийных бедствий, аварий, нарушения нормальных условий эксплуатации, при безвозмездной передаче другим юридическим и физическим лицам, дарении, передаче (продаже) межхозяйственным и другим предприятиям и общественным организациям, реализации неиспользуемых в хозяйственной деятельности объектов, при обмене, недостаче и т. п.

Ликвидация бывает полной или частичной (при переоборудовании и модернизации объекта). В порядке ликвидации с баланса предприятия списываются здания, сооружения, оборудование и другое изношенное имущество, полностью утратившее производственное назначение вследствие физического или морального износа, отработки им установленных сроков службы, в результате стихийных бедствий, аварий, если восстанавливать эти объекты экономически нецелесообразно или невозможно, и если они не могут быть реализованы или переданы другим хозяйствующим субъектам.

Для определения непригодности основных средств, а также для оформления всей необходимой документации, по приказу руководителя предприятия создаются постоянно действующие комиссии в составе главного инженера или заместителя руководителя, главного бухгалтера или его заместителя материально ответственных лиц, представителя собственника, представителя Дорожной полиции (при списании автотранспортных средств). В комиссию при списании с баланса отдельных видов основных средств включают соответствующих специалистов: инженеров-механиков, инженеров-энергетиков, инженеров-гидротехников, инженеров-теплотехников, инженеров-технологов, ветврачей, зоотехников и других специалистов.

Постоянно действующие комиссии производят непосредственный осмотр объектов, подлежащих списанию, и устанавливают их непригодность к восстановлению и дальнейшему использованию; причины списания, а в необходимых случаях и виновных в преждевременном списании объектов; возможность использования отдельных узлов, деталей и материалов, их оценку; составляют акты на списание основных средств. Комиссия обязана при составлении актов использовать паспорта, поэтажные планы, ведомости дефектов, акты об авариях машин и другую имеющуюся документацию.

Здания и сооружения списывают при износе основных конструктивных элементов, невозможности или нецелесообразности восстановительного ремонта; тракторы, автомобили, самоходные машины — лишь при предельном износе базовых деталей, большинства узлов и агрегатов. При этом субъекты должны списывать с баланса здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства и другое имущество, относящееся к основным средствам, до истечения срока их службы только в тех случаях, когда они пришли в негодность вследствие аварии или стихийных бедствий.

Полное или частичное списание основных средств (кроме автотранспортных средств) оформляют Актом о ликвидации основных средств. Акт составляет в двух экземплярах комиссия, назначенная руководителем предприятия, или лицом на то уполномоченным. Первый экземпляр Акта передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад полученных в результате списания запасных частей, материалов, металлолома и т. п. Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей от ликвидации и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т. п. отражают в Акте по разделу «Расчет результатов списания объекта».