Информационная и методическая база анализа материальных ресурсов

Главным условием функционирования предприятий является их полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование.

В условиях экономического кризиса и под влиянием инфляционных процессов, в связи с нехваткой бюджетных средств перед большинством бюджетных предприятий стоит задача, связанная с обеспечением их материальными ценностями, необходимыми для нормальной деятельности предприятия.

В процессе осуществления своей деятельности предприятие систематически приобретает и потребляет различные материальные ценности. Под материальными ценностями понимают вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы предприятия и стоимость производимой ими продукции.

В настоящее время наблюдается рост потребности предприятий производственной сферы в материальных ресурсах, которая может быть удовлетворена экстенсивным (приобретением большего количества материалов) или интенсивным путем (более экономным использованием имеющихся ресурсов).

Наиболее приемлемым и эффективным, особенно в условиях дефицита бюджетных ресурсов, является второй путь. Но при этом следует учитывать, что все издержки отраслей производственной сферы можно условно разделить на две группы:

затраты материалов, которые используются в процессе вспомогательного производства и которые можно сократить без ущерба для удовлетворения потребности в них и повышения качества обслуживания (вспомогательные, хозяйственные материалы, канцелярские принадлежности и т. д.);

затраты, которые оказывают прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности предприятия и которые непосредственно связаны с производством продукции (основные материалы и полуфабрикаты).

С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых на предприятии, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества производимой продукции. Более широкие границы экономии материальных ресурсов возможно по таким статьям, как топливо, электроэнергия, хозяйственный инвентарь и др. Здесь допустимо снижение их удельного расхода без ухудшения качества продукции.

При анализе использования материальных ресурсов и изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

• · оценка обоснованности заявок на приобретение материалов, а также полноты их удовлетворения;
• · характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;
• · изучение состояния ресурсов материальных ценностей;
• · определение полноты и рациональности использования материалов;
• · выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности предприятия материальными ресурсами и их использовании;
• · поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.

В работе по анализу, осуществляемому непосредственно на предприятии, ведущая роль принадлежит экономистам.

В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве источников информации используется различная учетная, отчетная и нормативная документация.

При проведении детального анализа хозяйственной деятельности предприятия по результатам за год широко применяются соответствующие источники информации:

• · баланс исполнения сметы расходов;
• · отчет об исполнении сметы расходов;
• · отчет о движении материальных ценностей;
• · объяснительная записка к годовому отчету;
• · данные актов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов.

С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды производства, накладные и т. д.), данные учетных регистров (книги складского учета, мемориальных ордеров), заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей. Кроме этого, в процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности предприятия за предыдущие периоды, а также других предприятий, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте предприятия в отрасли.

Для получения объективных результатов анализа деятельности предприятия важным условием является достоверность информации. Особое значение имеет достоверность отчетности — наиболее насыщенного информацией источника. Достоверность отчетности обеспечивается в результате ее проверки, которая включает контроль за соблюдением правил составления и представления отчетности, полнотой и своевременностью проведения инвентаризаций, наличием взаимной согласованности показателей различных форм отчетности.

После проверки достоверности информационные материалы подвергаются аналитической обработке. Обработка имеющейся информации осуществляется с использованием различных методов и приемов, которые составляют основу методики анализа хозяйственной деятельности.

Наиболее распространенным является метод сопоставления или сравнения. Он состоит в сопоставлении отчетных показателей с плановыми данными, нормами и нормативами, сметой, показателями за ряд предыдущих лет, а также аналогичными показателями работы других предприятий.

Выбор формы сравнения зависит от задач анализа. Так для оценки выполнения плана фактическое значение отчетных показателей сравнивается с планом, для установления тенденций развития — с показателями предыдущего периода, для характеристики состояния или уровня использования материалов — соответственно с нормативом или нормой.

Во всех случаях обязательным условием правильности сравнений является сопоставимость данных. В условиях инфляционных процессов сопоставимость показателей за ряд лет обеспечивается в результате их пересчета в условные единицы — твердую валюту (например, доллары США), используя информацию о среднемесячных среднегодовых курсах валют.

Иногда для полного анализа бывает недостаточно сравнения показателей, имеющихся в отчете, без определения относительных величин. В этом случае выводятся удельные веса или проценты, которые затем сопоставляются. Расчет относительных величин применяется для оценки темпов развития, степени выполнения плановых заданий, соблюдения норм и нормативов, состояния и уровня использования материальных ресурсов.

Обработанные с помощью арсенала приемов данные сводятся в таблицы, форма и содержание которых должны соответствовать требованиям полного отражения и целесообразной последовательности рассмотрения показателей.

Для проведения и оформления анализа аналитические таблицы разрабатываются заблаговременно. В них накапливается информация в динамике за ряд лет, необходимая для принятия решений по организации планирования и контроля за работой предприятия. Полученные результаты анализа отражаются в объяснительной записке к годовому отчету, излагаются в аналитических записках с указанием в них мероприятий по устранению выявленных недостатков и улучшению деятельности предприятия.