Организация обработки данных в автоматизированных информационных системах учета

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ представлена на рисунке 1 (Приложение 1), она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

При запуске программы в первый раз подробно заполняются сведения о фирме и производятся необходимые настройки, при необходимости вводятся остатки, как по товару, так и по взаиморасчетам с контрагентами. Далее максимально подробно заполняются справочники. Из рисунка видно, что данные справочников в процессе работы пополняются постоянно, и можно начинать работу, формируя многочисленные документы. Сформированные документы отражаются в журналах.

На основании документов в меню «Отчеты» формируются многочисленные отчеты, позволяющие анализировать внесенные в программу данные с разных сторон, что облегчает работу по управлению заказами, учету и продаже товаров.

На примере 1С «Предприятие 8.0».

После запуска системы программ 1С «Предприятие» на экран выводится список информационных баз, зарегистрированных в ней.

В списке «Информационные базы» выбирается та, в которой необходимо работать. В окне «Добавление информационной базы» (Рисунок 1) программа предлагает выбрать, будет ли это новая информационная база или в список необходимо добавить существующую (ранее созданную) информационную базу. Устанавливается переключатель в положение «Создание новой информационной базы» и нажимается на кнопку «Далее».

Рисунок 1. Пример добавления информационной базы При первом запуске информационной базы автоматически выполняется первоначальное заполнение информационной базы.

Прежде всего, следует ввести сведения об организации, учет хозяйственной деятельности которой вы будете вести в программе. Необходимо открыть список организаций. Для этого в меню «Предприятие» выбрать пункт «Организации». Префикс представляет собой набор буквенных символов, с которого будут начинаться номера документов. Это позволит вести раздельную нумерацию для документов, оформляемых от имени разных организаций. Реквизит «Головная организация» заполняется только для организаций, не являющихся самостоятельными юридическими лицами (филиалов и представительств).

В нормальных условиях ввод операций по учету хозяйственных операций так или иначе привязан к текущему периоду, текущей дате, которая называется рабочей датой системы. При вводе данных о хозяйственных операциях именно рабочая дата устанавливается по умолчанию. В конкретном документе пользователь может изменить ее по собственному усмотрению.

Выбирается пункт меню «Сервис — Параметры» и на закладке «Общие» снимается отметка у пункта «Использовать текущую дату компьютера», а в качестве рабочей даты вручную вводится необходимое значение.

Теперь системе надо дать «знать», с какого периода мы начали с ней работать. В силу особенностей функционирования системы «1С:Предприятие» одной рабочей даты недостаточно. Надо точно указать, с какого периода начинать расчеты, поскольку по умолчанию в качестве базового расчетного периода в системе обычно оказывается существенно более ранний период, чем тот, с которого начинается ее реальная эксплуатация.

Для этого нужно установить так называемую дату актуальности итогов. Говоря упрощенно, «Дата актуальности» — это дата, на которую верны хранящиеся в системе итоги. Для этого выбирается пункт меню «Сервис — Управление итогами» .

Для ввода сведений о банковском счете необходимо из меню «Банк» выбрать пункт «Банки» (Рисунок 2.).

Рисунок 2. Пример окна выбора банка Для сохранения внесенных изменений и закрытия окна необходимо нажать кнопку «ОК».

Далее заполняется раздел «Реквизиты» закладки «Основные»: ИНН, КПП, ОГРН, дата государственной регистрации. В закладке «Адреса и телефоны» нужно вписать юридический адрес предприятия. В закладке «Коды» заполняются коды, присвоенные организации (ОКАТО, ОКПО, ОКОНХ).

Переход на следующую закладку — «Фонды». Здесь необходимо указать регистрационный номер организации в ПФР, реквизит «Территориальные условия ПФР» заполняется предприятиями, расположенных в районах Крайнего севера, Чернобыльских зонах и местностях, дающих право на начисление льготного стажа и регистрационный номер в ФСС.

На закладке «Прочее» включается возможность обмена с ПК «Спринтер», которая позволяет передавать отчетность в налоговую инспекцию по электронным каналам связи.

Для настройки параметров бухгалтерского и налогового учета необходимо выбрать пункт меню: «Предприятие — Настройка параметров учета». На закладке «Запасы» необходимо в области «Учет по складам (местам хранения)» установить переключатели «Ведется по количеству и сумме».

На закладке «Товары в рознице» необходимо установить переключатели, указывающие на дополнительный аналитический учет «По номенклатуре (обороты)» и «По ставкам НДС».

На закладке «Денежные средства» в области «Учет движения денежных средств в банке ведется по расчетным счетам. Дополнительно ведется аналитический учет» установить переключатель «По статьям движения денежных средств».

На закладке «Расчеты с контрагентами» нужно указать дополнительный аналитический учет «По документам расчета».

На закладке «Расчеты с персоналом» необходимо выбрать «Аналитический учет расчетов с персоналом ведется» — по каждому работнику.

На закладке «Производство» в поле «Тип плановых цен» необходимо выбрать «Основная цена закупки».

С помощью кнопки «ОК» сохраняются настройки параметров учета.

Бухгалтерский и налоговый учет организации ведутся в соответствии с учетной политикой, формируемой главным бухгалтером и утвержденной директором организации.

Информация об учетной политике бухгалтерского учета хранится в регистре сведений «Учетная политика (бухгалтерский учет)».

Выбирается меню «Предприятие — Учетная политика — Учетная политика организации», щелчком по пиктограмме открывается форма новой записи. В поле «Применяется с» необходимо указать дату, с которой ведется учет в организации.

В разделе «Способ оценки стоимости МПЗ» предлагается выбрать один из способов оценки материально-производственных запасов:

• — По средней стоимости — партии товаров списываются исходя из среднемесячной фактической себестоимости.
• — «ФИФО» — товары списываются по себестоимости первых по времени закупок.
• — «ЛИФО» — товары списываются по себестоимости последних по времени приобретения закупок.

Выпуск готовой продукции может учитываться по нормативной (плановой) себестоимости — с использованием счета 40 (Выпуск продукции (работ, услуг)), либо по фактической производственной себестоимости непосредственно на счете 20 без использования счета 40 (Рисунок 3).

Рисунок 3. Пример способа учета выпуска готовой продукции На закладке «НДС» в области «Учет расчетов» необходимо выбрать «Сначала оплачиваются ценности, по которым НДС» — «может быть принят к вычету». Остальные параметры необходимо оставить без изменения.

На закладках «НДФЛ» и «ФСС» необходимо оставить все без изменения.

Кнопкой «ОК» сохраняем параметры учетной политики.

Справочники предназначены для ввода, хранения и получения условно-постоянной справочной информации. К справочной информации относятся сведения об учредителях предприятия, его контрагентах, сотрудниках, активах, счетах, оборудовании, номенклатуре и т. д.

Информация в справочниках хранится в виде записей. Размер записей произвольный, за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника. Значение объекта — это обычно название объекта.

Список всех справочников можно вызвать на экран командой меню «Операции — Справочники» (Рисунок 4).

Рисунок 4. Пример формы выбора справочников Виды справочников: «Подразделения организации», «Номенклатура», «Типы цен номенклатуры», «Статьи затрат», «Склады (места хранения)», «Физические лица», «Ответственные лица организации», «Пользователи», «Контрагенты» и регистр сведений «Работники».

Способ учета готовой продукции задается периодической константой в меню «Операции», которая так и называется — «Способ учета готовой продукции и полуфабрикатов». По умолчанию установлено значение «По фактической стоимости» .

Перед началом работы с программой необходимо заполнить справочник «Виды продукции, работ, услуг», определив для каждого элемента справочника «Тип номенклатуры» (для готовой продукции — это «Продукция» соответственно). Пример организации справочника показан на рис. 5.

Рисунок 5. Пример организации справочника Для ввода начальных остатков необходимо выбрать «Предприятие — Ввод начальных остатков». Перед вводом операций необходимо установить дату ввода начальных остатков.

После ввода начальных остатков необходимо проверить их правильность. Остатки проверяются отчетов «Оборотно-сальдовая ведомость». Пункт меню «Отчеты — Оборотно сальдовая ведомость». Необходимо установить период, за который будем формировать оборотно-сальдовую ведомость. Нажимается кнопка «Сформировать».