Алгоритм взаимодействия библиотеки с благотворительной организацией (фондом)

Алгоритм взаимодействия библиотеки с благотворительной организацией (фондом):

• 1. Анализ идеи собственного проекта;
• 2. Поиск источников финансирования;
• 3. Первичное обращение в фонд;
• 4. Написание краткой заявки;
• 5. Составление проекта;
• 6. Подготовка полной заявки и её оформление;
• 7. Подача заявки в фонд;
• 8. Участие в конкурсе проектов;
• 9. Получение ответа фонда;
• 10. Перечисление денег фондом на расчётный счёт заявителя;
• 11. Оценка и отчётность.

Прокомментируем названные выше 10 этапов взаимодействия библиотек:

• — Предполагает получение ответов на вопрос: что предстоит модернизировать, создать, получить в результате для нужд библиотеки;
• — Заключается в систематическом анализе перечня фондов для выявления, какой из них поддержит данную тематику, соответствует ли его интерес намерениям проекта, кому и какие гранты фонд выдавал за последние несколько лет, средний размер выдаваемых грантов и т. д.;
• — Происходит после определения библиотекой инвестора или программы поддержки. Форма такого обращения может быть разной: личная встреча, беседа по телефону, письмо-запрос и т. д.;
• — Заявка должна содержать объяснение: почему библиотека обратилась именно в этот фонд, в чём состоит необходимость реализации проекта, и какова его суть, что предполагается получить в результате, и сколько примерно будет стоить работа, почему именно эта библиотека способна реализовать данный проект;
• — Составление проекта — сложный креативный и ответственный этап, особенно если учесть, что фонды часто устанавливают лимит (предельный объём) текстовой части;
• — На этом этапе следует выполнять все требования по формату, которые сформулированы в информационном пакете документов благотворительного фонда. Заявку могут отклонить уже на том основании, что нарушены правила её оформления. Правила оформления и подачи заявок у каждого фонда свои. Например, Институт «Открытое общество» имеет чётко регламентированные единые формы-приложения: информационные и по смете расходов. Описание проекта должно занимать не более пяти страниц и содержать сведения по трём разделам — постановка проблемы, деятельность по реализации проекта, методы и этапы, оценка эффективности проекта. Требуется краткая характеристика специалистов, занятых в организации и осуществлении проекта. Полный комплекс документов подаётся в двух экземплярах в одно из представительств Института;
• — Подача заявки в фонд не требует особых навыков: можно просто отвезти заявку в офис фонда либо отослать по почте. Пересылка материалов по электронной почте, факсу не допускается;
• — На этапе участия в конкурсе проектов следует набраться терпения и ждать извещения о результате рассмотрения заявки;
• — Завершающий этап взаимоотношений с благотворителем, который предваряется непрерывным контролем над ходом выполнения проекта. Предстоит составлять письменные и устные отчёты. Заключительный фактографический отчёт, характеризующий степень достижения целей, представляется в установленный срок по завершению проекта;
• — Ответ фонда библиотеке может иметь вид письма с объяснением, почему проект, к сожалению, потерпел фиаско. А может быть в виде почтовой открытки, где напечатан присвоенный проекту индивидуальный номер фонда, а также проставлен штамп «Ваш проект поддержан» ;
• — Перечисление денег на расчётный счёт библиотеки осуществляется фондом после того, как он получит письмо/факс с указанием банковских реквизитов библиотеки за подписью руководителя проекта и главного бухгалтера.

Конечно, любой грантодатель заинтересован в том, чтобы безвозмездно выделяемые им средства были эффективно реализованы. Эффективно — значит с достижением заявленных грантосоискателем эффектов. Каким образом фонд может определить способность, например школы, библиотеки или НКО, эффективно реализовать проект на выделенные грантовые средства? В первую очередь, на основании качества разработанного проекта и оформления проектной заявки. Вот почему победу в грантовых конкурсах одерживают только грамотно разработанные проекты.

Именно поэтому многие организации направляют своих специалистов на обучение проектному менеджменту и фандрайзингу, с тем, чтобы повысить шансы получения гранта и обеспечить финансовую составляющую реализации проекта.

Специалист, занимающийся в организации грантовой деятельностью должен хорошо понимать, что такое проект, как его разрабатывать и как эффективно осуществлять его реализацию.