Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Государственным комитетом по статистике. К таким документам относятся:

1) Приходный кассовый ордер (ПКО) — ф. № КО-1 (Приложение 6). Он выписывается при приеме наличных денег в кассу. Оформлен, он может быть вручную на бланке или с помощью вычислительной техники, всегда выписывается в одном экземпляре. Бланк ПКО состоит из двух частей: основной и квитанции. Заполняются обе части одинаково. После его оформления отрывная квитанция передается лицу, вносящему деньги, для подтверждения факта оплаты.

Нумерация ордеров начинается с 1 января текущего года. Номер документа ставим из журнала регистрации ПКО. Дата составления — текущий день, так как ПКО заполняется в день проведения операции. Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов. Сумма указывается цифрами в рублях и копейках. В строке «основание» указывают содержание операции. Ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером. При получении денег, кассир должен проверить правильность всех реквизитов, наличие подписи главного бухгалтера, соответствие сумм цифрами и прописью, приложение всех указанных документов. На квитанции кассир ставит свою подпись, печать организации и указывает дату приема наличных.

2) Расходный кассовый ордер (РКО) — ф. № КО-2 (Приложение 7) — это первичный учетный документ, по которому из кассы предприятия выдаются наличные денежные средства.

РКО, как и любой другой кассовый документ, требует заполнения только в денежном измерителе, без использования натуральных показателей. Он может заполняться как вручную, так и с помощью ЭВМ. Его выписка осуществляется в бухгалтерии в единственном экземпляре. Ответственный бухгалтер вносит все необходимые данные:

• — наименование организации;
• — номер РКО (нумерация ордеров начинается с нового календарного года) и дату его выписки (текущую дату);
• — дебетовый корреспондирующий счет;
• — сумму для выдачи в цифрах (ниже она дублируется прописью);
• — ФИО получателя (полностью);
• — основание для выдачи денежных средств;
• — приложение, включающее в себя список документов, которые прилагаются к РКО и являются причиной выплаты.

Оформленный таким образом документ регистрируется в журнале учета ордеров и его подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер являются основными документами оформления кассовых операций.

• 3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Журнал) — ф. № КО-3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
• 4) Кассовая книга — ф. № КО-4 — сводный документ, в котором ведется учет всех кассовых операций: как поступление наличных денег, так и их выдача. Она заводится на определенный период, исходя из количества операций. Листы книги еще до ее использования прошнуровываются, пронумеровываются, опечатываются и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера на последней странице. Кассовую книгу опечатывают сургучной или обычной печатью. Если листы кассовой книги не заполнены полностью, они прочеркиваются. В конце каждого дня в кассовой книге выводится общая сумма приходных и общая сумма расходных документов, проведенных в течение дня, а также рассчитывается остаток на конец дня.
• 5) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — ф. № КО-5. Посредством данного документа кассир центральной кассы осуществляет учет выданных денежных средств за кассирами других подразделений или доверенным лицам, а также учет возврата наличных денег и сопроводительных кассовых документов по произведенным операциям (приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и т. п.).
• 6) Акт инвентаризации наличных денежных средств — ф. № ИНВ-15 применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
• 7) Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности — ф. № ИНВ-16;
• 8) Заявка на получение наличной иностранной валюты и др.

В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр.

Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чековая книжка выдается клиенту на основании заявления установленной формы. Денежный чек заполняется главным бухгалтером с сохранением всех реквизитов бланка, аккуратно, без исправлений и помарок, без грамматических ошибок. Чек является документом строгой отчетности, никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным. Если чек испорчен, то он перечеркивается и прикрепляется к корешку, и хранится вместе с чековой книжкой. Значения всех реквизитов должны быть четкими, читаться без затруднения. Не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. В нем указывается организация, место выдачи денег, сумма цифрами и прописью. На оборотной стороне чека указывают целевое использование денежных средств. Чек подписывается руководителем, главным бухгалтером и ставится печать. Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается. Одновременно при выписке чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека, который остается в чековой книжке. При получении чека в корешке чековой книжки расписывается кассир. Корешки оплаченных или испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее 3-х лет. Владелец счета при закрытии счета обязан возвратить в Банк чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками. После того как вся чековая книжка используется она сдается в банк и организация по заявлению получает новую чековую книжку.

Большинство расчетов производится в безналичной форме. Эти платежи ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью банковских операций.

Организации используют следующие формы и способы расчета: платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, пластиковые карты.

При любой форме расчетов банк выступает посредником между организациями. Любая из форм в первую очередь защищает интересы владельца денежных средств, так как денежные средства списываются только с его согласия.