Составитель текста должен учитывать

• 1 общественную позицию адресата в соотношении с собственной
• 2 степень знакомства, характер отношений
• 3 официальность и неофициальность ситуации общения
• 4 этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе
• 5 текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания, а также формулой вежливости).

Формула вежливости располагается перед подписью и печатается с абзаца, а также отделяется от должности запятой.

Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы, в зависимости от того, как должность прописана в учредительных документах. В том случае, если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения, термины.

Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами, вводными словами и предложениями.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания.

Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.