Организация и совершенствование учёта денежных средств в кассе хозяйства

Кассовые документы:

Кассовыми операциями являются операцииё связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для учёта кассовых операций с наличными денежными средствами в белорусских рублях в 1С: Бухгалтерии используется счёт 50. 1 «Касса в рублях» (документы «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер»), в валюте — счёт 50.2 «Касса в валюте» (документы «Валютный расходный кассовый ордер», «Валютный приходный кассовый ордер»).

Расходный кассовый ордер:

Документ «Расходный кассовый ордер» предназначен для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы. Для выписки Расходного кассового ордера выберите из меню «Документы» главного меню программы подменю «Касса» пункт «Расходный кассовый ордер».

При вводе документа указываются данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и данные, необходимые для отражения документа в бухгалтерском учёте.

Форму ввода документа следует заполнять в следующем порядке:

Указать номер и дату расходного документа.

В группе реквизитов «Корреспондирующий счёт, аналитика» выбором из плана счетов следует указать счёт и объекты аналитического учёта (субконто), по дебету которого будет корреспондировать счёт 50.1 при проведении документа. Заполнить значение реквизита «Выдать». Если выдача денежных средств производится сотруднику организации, то с помощью кнопки выбора «…» его можно выбрать из справочника «Сотрудники». Это поле может заполняться и корректироваться вручную.

В текстовом реквизите «Основание» указать, на каком основании денежные средства выдаются денежные средства из кассы.

Если имеются дополнительные документы, то заполнить реквизит «Приложение».

Заполнить реквизит «По документу». Если денежные средства выдаются сотруднику организации, указанного в поле «Выдать» при помощи кнопки «…», то в этом поле автоматически выводятся паспортные данные сотрудника из справочника «Сотрудники». Для иных лиц в поле следует вручную указать данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств.

В поле «Сумма» указать сумму получаемых из кассы денежных средств.

Заполнить поле «Целевое назначение» с помощью кнопки выбора из справочника «Целевое назначение». Этот реквизит обязательно заполняется для ведения аналитического учёта счёта 50.1 и для заполнения журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях.

По нажатию кнопки «Печать» формируется печатная форма документа. Для сохранения документов надо воспользоваться кнопкой «Закрыть».

Если вы используете только печатную форму расходного кассового ордера и проводки вам формировать не нужно, выключите признак «Формировать проводки» и нажмите кнопку «ОК» или «Закрыть».

Если при проведение документа вы хотите сформировать бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учёте, то включите признак «Формировать проводки» и нажмите кнопку «ОК». При проведении документа сформируются проводки Дт. Корр. счёта КТ.50.1.

Приходный кассовый ордер:

Документ «Приходный кассовый ордер» предназначен для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Для выписки Приходного кассового ордера выберите из меню «Документы» главного меню программы подменю «Касса» пункт «Приходный кассовый ордер».

Форму ввода документа следует заполнять в следующем порядке:

Указать номер и дату приходного документа.

В группе реквизитов «Корреспондирующий счёт, аналитика» выбором из плана счетов следует указать счёт и объекты аналитического учёта (субконто), по кредиту которого будет корреспондировать счёт 50.1 при проведении документа.

Заполнить значение реквизита «Принято от». Если приём денежных средств производится от сотрудника организации, то с помощью кнопки выбора «…» его можно выбрать из справочника «Сотрудники». Поле «Принято от» может заполняться и корректироваться вручную.

В текстовом реквизите «Основание» указать, на каком основании денежные средства вносятся в кассу.

В поле «Сумма с НДС» следует указать общую сумму ордера вместе с НДС.

В поле «Ставка НДС» надо указать ставку НДС. Если вы производите оприходование денежных средств за товарно-материальные ценности, работы и услуги, которые подлежат обложению налогом на добавленную стоимость, то необходимо указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»). Реквизит «Сумма НДС» пересчитывается в зависимости от выбранной ставки НДС и суммы платежа. Полученная сумма может быть при необходимости изменена вручную.

Если корреспондирующий счёт является количественным, то в экранной форме приходного кассового ордера становится видимым реквизит «Количество», где следует указать нужное количество.

Этот параметр необходим для автоматического формирования проводок.

Следует заметить, что в данном случае для каждого материала следует создавать свой документ «Приходный кассовый ордер». Однако для более правильного ведения бухгалтерского учёта мы рекомендуем в данном случае в корр. счёте указывать счёт 71 или 76, а затем соответствующими документами делать оприходование товарно-материальных ценностей на склад или на материально-ответственное лицо.

Если вы приходуете в кассу денежные средства по одному целевому назначению, то необходимо заполнить поле «Целевое назначение» с помощью кнопки выбора из справочника «Целевое назначение».

Если вы приходуете в кассу денежные средства по нескольким целевым назначениям (например, вы получили деньги из банка на выплату заработной платы, командировочных расходов и хозяйственных расходов), то необходимо заполнить табличную часть документа, где надо указать конкретный вид целевого назначения и сумму.

Реквизит обязательно заполняется для ведения аналитического учёта счёта 50.1 и для заполнения журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях.

Если установить галочку «Рассчитывать налог с продаж», появляются поля «Сумма НП» и «Вид деятельности для НП (42.5)», которые необходимо заполнить для формирования проводок для НП.

Если установить галочку «Формировать проводки», то при проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учёте.

По нажатию кнопки «Печать» формируется печатная форма документа. Для сохранения документа используется кнопка «Закрыть», для проведения — кнопка «ОК».

При проведении документа формируются бухгалтерские записи:

• — Если корреспондирующий счёт «90.1,91.1,92.1»:
  • 1. Дт. 50.1 Кт. 90.1 (91.1,92.1) — по каждому целевому назначению,
  • 2. Дт. 90.3 (91.3,92.3) Кт. 68.25, если указана сумма НДС.
• — В остальных случаях:
  • 1. Дт. 50.1 Кт. Корр. счёта,
  • 2. Дт. Корр. счёта Кт 68.25, если указана сумма НДС.

Командировочное удостоверение:

Документ «Командировочное удостоверение» предназначен для оформления командировочного удостоверения на сотрудника организации. Для выписки командировочного удостоверения выберите из меню «Документы» главного меню программы подменю «Касса» пункт «Командировочное удостоверение».

Форму ввода документа следует заполнять в следующем распорядке:

Указать номер и дату формирования документа.

Заполнить значение реквизита «сотрудники», выбрав с помощью кнопки «…» из справочника сотрудников лицо, которое отправляется в командировку.

В «Дате отправки» указываем дату отправки сотрудника в командировку, в реквизите «Срок» — срок командировки.

В поле «Назначение» следует указать вид командировки, а в поле «Цель» следует ввести целевое назначение командировки.

В текстовый реквизит «основание» следует внести приказ, либо другой документ, по которому сотрудник отправляется в командировку.

Данный документ можно распечатать, нажав кнопку «Печать» и сохранить (кнопка «Закрыть» или «ОК»).

Выплата ЗП:

Документ «Выплата ЗП» предназначен для оформления операций, связанных с ежемесячной выплатой заработной платы и пособий из кассы и открывается при выборе из меню «Документы» главного меню программы, подменю «Зарплата», пункт «Выплата зарплаты».

Данные следует вводить в следующем порядке:

В шапке документа указывается номер и дата выплаты заработной платы.

Выплата заработной платы оформляется за месяц, предшествующий дате документа. В поле «Вид оплаты» следует ввести вид выдачи заработной платы: выплата аванса или заработной платы. В соответствии с выбранным видом оплаты указывается процент выплаты в поле «Выплата».

В поле «Подразделение», выбором из справочника подразделений следует указать подразделение, по которому формируется ведомость выплаты заработной платы.

В поле «РКО» указать расчётно-кассовый ордер, в поле «Целевое назначение» указать назначение платежа.

Выбрать откуда будет проводиться выплата: «Выплата из кассы», «Выплата из банка».

При выплате ЗП из банка активируется флаг «Создать проводки по 76.8». При активировании данного флага проводка дублируется по счёту 76.8, и в отчёте по данному счёту все выплачиваемы суммы ЗП идут одной суммой.

Для выплаты из банка можно задать в поле «Приложение» текст, который отразится в правом верхнем углу печатной формы ведомости.

Заполнение табличной части документа может выполняться двумя способами:

• — обычным вводом новой строки табличной части документа (пункт «Новая строка» меню «Действия»). При этом окно формы списка справочника «Сотрудники» открывается вновь для каждой новой строки документа;
• — нажатием кнопки «Заполнить». При этом заполняется табличная часть документа, которая формируется из всех сотрудников выбранного подразделения (или всех сотрудников организации, если подразделение не выбрано), которым начислена, но ещё не выдана зарплата. В табличную часть отдельно подбираются сумма зарплаты, материальной помощи и пособий.

Для пересчёта суммы выплаты в зависимости от реквизита «Выплата» используется кнопка «Пересчёт».

Для сохранения документа следует нажать кнопку «закрыть» или «ОК». По нажатию кнопки «Печать» формируется Платёжная ведомость на выдачу заработной платы, которую можно вывести на печать.

Кнопка «Очистить» очищает табличную часть документа.

При проведении документа автоматически формируется бухгалтерские записи по выплате зарплаты сотрудникам.

• 1. Дт. 70.1- Кт. 50.1- выплаты по зарплате,
• 2. Дт. 70.2- Кт. 50.1- выплаты по пособиям,
• 3. Дт. 70.5-Кт. 50.1- выплаты по материальной помощи.