Документальное оформление материалов ревизии расчетов с подотчетными лицами

При составлении плана ревизии следует иметь в ввиду, что надо оставлять примерно три дня на составление акта ревизии и дополнительной проверки фактов в связи с возражениями должностных лиц, а также для доклада результатов ревизии администрации ревизуемого субъекта хозяйствования. По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения, составляется акт, а если нарушений не обнаружено составляется справка.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Во вступительной части указывается: полное наименование акта, дата и место его составления, основание проведения ревизии (дата и номер приказа о назначении ревизии), сроки ревизии, состав ревизионной комиссии (должность, имя, отчество, фамилия каждого лица, осуществляющего ревизию), наименование проверяемой организации, ревизуемый период, должностные лица, ответственные за деятельность организации. Приводятся сведения о предыдущей ревизии, что позволяет установить преемственность ревизий, т. е. не был ли пропущен без контроля какой-нибудь период деятельности. Также указывается, какие операции проверяются, и каким способом (сплошным, выборочным), отмечаются периоды, выбранные для контроля. Назначение вступительной части акта заключается в том, чтобы показать, как была организована документальная ревизия, и что собой представляет объект ревизии.

Результативная часть акта представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков, злоупотреблений и состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии.

Акт составляется таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было ответить на следующие вопросы: характер нарушения со ссылкой на нормативный акт; по чьему указанию совершено правонарушение и каким образом было отдано это распоряжение; когда и где допущено это нарушение; каким способом совершено нарушение и чем оно вызвано (цель, причины, условия); последствия нарушения (размер причиненного материального ущерба). В акт недопустимо включать факты, основанные на заявлениях отдельных лиц и не подтвержденные документально. Не рекомендуется применять в акте такие термины, как «злоупотребление служебным положением», «преступная деятельность», «безответственное отношение», «хищение» и др. Следует указывать нарушение конкретных законов, постановлений, инструкций, положений, недостач и излишков товарно-материальных ценностей и др. Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком. Внутри каждого раздела акта комплексной ревизии следует излагать факты по признаку их значимости без соблюдения их хронологии во времени.

Все нарушения, указанные в акте должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями и др. Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления и доказательством совершенного злоупотребления. В справках, прилагаемых к акту ревизии, указываются: содержание нарушений и злоупотреблений: наименование вышестоящей организации и должностного лица, разрешившего незаконную операцию; должности, фамилии и инициалы лиц, совершивших правонарушение; размер причиненного материального ущерба. К основному акту также могут прилагаться письменные объяснения материально — ответственных и должностных лиц. Если виновное лицо отказывается дать объяснения, то его истребование производится служебной запиской, составленной в двух экземплярах. Все приложения к акту ревизии обязательно нумеруются. Ревизор, составивший акт ревизии должен с ним ознакомить руководителя предприятия и главного бухгалтера. Акты и справки подписываются ревизором, руководителем ревизуемой организации и лицом, выполняющим функции главного бухгалтера, а при необходимости и другими участниками ревизии. В случае отказа уполномоченного представителя ревизуемой организации от подписи акта в нем делается соответствующая запись. Представитель субъекта хозяйствования вправе письменно изложить мотивы отказа от подписания акта. Данные объяснения и замечания прикладываются к акту и являются неотъемлемой его частью.

Составив акт ревизии, руководитель ревизионной группы передает его на подпись руководителю и главному бухгалтеру ревизуемого предприятия.

В случае отказа уполномоченного представителя субъекта хозяйствования от подписания акта в нем делается соответствующая запись.

При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица субъекта хозяйствования делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший ревизию. Проверяющий вправе потребовать предоставить также письменные объяснения должностных лиц, юридического лица и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Данные объяснения и замечания прилагаются к акту ревизии и являются неотъемлемой его частью.

Таким образом, по результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения, составляется акт, а если нарушений не обнаружено составляется справка. Основной акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком. Все нарушения, указанные в акте должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями и др. Составив акт ревизии, руководитель ревизионной группы передает его на подпись руководителю и главному бухгалтеру ревизуемого предприятия.