Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками

Договор поставки (Приложение 1) является видом договора купли-продажи. Как и договор купли-продажи, он направлен на возмездное перенесение права собственности (иного вещного права) от поставщика (продавца) на покупателя. Поэтому к нему применимы общие нормы о купле-продаже.

Отличия договора поставки от иных договоров купли-продажи определены ст. 506 ГК. Договором поставки признается договор, по которому поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным применением. Договор поставки с учетом характерных для него черт является возмездным, двусторонним, консенсуальным.

При выполнении условий договора поставки оформляются следующие документы:

• 1) накладная (Приложение 2), в которой указываются наименование переданного товара, его количество и цена. Она подписывается руководителем организации — поставщика, лицом, производящим сдачу товара, и представителем покупателя, принимающим товар, также ставятся печати поставщика и покупателя. Форма накладной утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а (ред. От 06.04.01.) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
• 2) доверенность, которую должны иметь лица, осуществляющие сдачу и/или приемку товара (форма которой утверждена постановлением Госкомстата России № 71а);
• 3) акты приемки, которые составляются, если приняты материалы, поступившие баз документов, или обнаружено количественное или качественное несоответствие, расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;
• 4) транспортные документы при доставке:
• 1) автотранспортом или речным транспортом:
  • — товарно-транспортная накладная (4 экземпляра);

— путевой лист со штампами автопредприятия;

• 2) железнодорожным транспортом:
  • — железнодорожная накладная (1 экземпляр);

— грузовая квитанция (1 экземпляр);

• 3) воздушным транспортом:
  • — накладная отправителя;

— грузовая накладная (3 экземпляра, выписывается перевозчиком);

• 4) морским транспортом:
  • — коносамент (выписывает порт);
  • — расчетные документы:
  • — счет;
  • — счет-фактура (Приложение 3), который должен быть зарегистрирован в книге покупок (Приложение 4) (порядок составления счетов — фактур утвержден постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, последние изменения внесены в Правила постановлением Правительства РФ от 16.02.04 № 84);
  • — приходный кассовый ордер (необходим, если оплата производится за наличный расчет);
  • — расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы организации).

В случае предъявления покупателем претензий в связи с недопоставкой товаров поставщик, допустивший недопоставку товаров, обязан в соответствии со ст. 511 восполнить недопоставленное количество товаров. Обязанность восполнения установлена на случай недопоставки товаров, просрочки поставки или ненадлежащего исполнения поставщиком указаний покупателя о поставке товаров получателям (нарушения отгрузочной разнарядки). Недопоставка означает не только нарушение условий о количестве, но и о сроке, следовательно, недопоставка одновременно является и просрочкой поставки. Покупатель вправе отказаться от переданного товара, если же товар уже оплачен, — потребовать возврата уплаченной денежной суммы.

Если поставщик возвращает покупателю денежные средства за недопоставленный товар, то выписывается новая счет — фактура на фактически полученный покупателем объем товаров с указанием «По пересчету» и ссылкой на номер ранее оформленного счета — фактуры.

Стороны вправе избрать любую из тех форм расчетов, которые указаны в ст. 862 ГК. Если же в договоре отсутствует условие о форме расчетов, то применяется форма, предусмотренная нормой ст. 516 ГК, т. е. расчеты осуществляются платежными поручениями.

При расчетах по аккредитиву плательщик представляет в банк-эмитент два экземпляра заявления на открытие аккредитива, в котором поручает банку-эмитенту открыть аккредитив. Аккредитив выписывают в 4 экземплярах.

Вексель должен быть составлен только на бумаге, любым способом — от руки, на компьютере, на пишущей машинке. Вексель подписывается собственноручно уполномоченным на то лицом.

Действующее вексельное законодательство предусматривает возможность передачи векселя с помощью индоссамента.

Индоссамент — это специальная надпись на векселе (или на добавочном листе — аллонже), которая передает права по векселю новому держателю векселя.

Передаточная надпись должна содержать собственноручную подпись лица, передающего вексель.

Лицо, передающее вексель по индоссаменту, называется индоссантом, а лицо, получающее вексель, — индоссатом.

При передаче векселя по индоссаменту оформляется акт приема-передачи. Составление акта приема-передачи не предусмотрено законодательством о векселях. Однако в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые выполняют функции первичных учетных и на основании которых ведется бухгалтерский учет. Акт приема-передачи векселя имеет значение не только для целей бухгалтерского учета (устанавливает точную дату принятия векселя на баланс), но и при возникновении спорной ситуации между сторонами (актом юридически грамотно фиксируется факт приема-передачи векселя).

Операции взаимозачета оформляются актом взаимных требований (протокол о проведении взаимозачета, соглашение о погашении взаимных обязательств (Приложение 5), акт сверки взаимных требований). Этот документ должен содержать информацию об основаниях возникновения задолженностей, сумму зачтенных взаимных требований и дату проведения зачета.

Уступка права требования оформляется путем заключения двустороннего соглашения (договора) между прежним и новым кредитором (ст. 382 ГК РФ). Договор уступки права требования называется договором цессии, а стороны, участвующие в этом договоре, — цедент (прежний кредитор) и цессионарий (новый кредитор). До заключения договора лицо, которое будет цедентом, направляет своему кредитору письмо с просьбой дать согласие на перевод долга на лицо, которое будет цессионарием. После получения согласия заключается договор уступки прав требования в обмен на принятие долга.

Отступное оформляется соглашением (статья 409 ГК РФ), к которому предъявляются следующие требования к наличию обязательных реквизитов — размер, сроки и порядок предоставления отступного.

Если отступное при одностороннем отказе от полного или частичного исполнения договора не было предусмотрено условиями договора, то в него вносятся соответствующие изменения, устанавливающие объект и размер отступного, а также сроки и порядок исполнения обязательства.

Соглашение юридических лиц об отступном между собой и с физическими лицами должно быть заключено в письменной форме. Если в качестве объекта отступного выступает недвижимое имущество, то соглашение об отступном действительно только после его государственной регистрации.

Факт прекращения обязательства отступным должен быть зафиксирован сторонами сделки посредством оформления документов (актов), констатирующих приемку-передачу имущества (оказание работ, выполнение услуг), выступающего в качестве отступного.