Пути повышения эффективности использования рабочего времени руководителя
Причиной наименьших затрат при совещании с менеджерами может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей. На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени на участие в разработке мотивационных схем вызовет экономию рабочего… Читать ещё >
Пути повышения эффективности использования рабочего времени руководителя (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
2.1 Рекомендации по устранению выявленных причин в ходе анализа рабочего времени руководителем ООО «Фармкомплект»
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.
1. Виды помех: нерациональное планирование. Карпухина Д. Н., Мильнер Б. З., Современное управление. В 2 томах, том 1/Под ред.. — М.: Издатцентр, 2013. — 584с. Об этом виде помех говорит, например, то что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела на 0,3%, подготовка отчетов на 0,7%, определение потребности в обучении на 0,4%, служебные разъезды на 0,3%). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (оперативное совещание с директором на 2,4%, регламентированные перерывы на 3,1%, работа над вакансией на 11,7%, проведение собеседований с кандидатами на 5%).
Используя полученные данные, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в (Таблице 4).
Таблица 4.
" План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени" .
Раздел плана мероприятий. | Мероприятия по улучшению использования рабочего времени. | Меры по улучшению нужны. | Вид контроля. | |
Немедленно. (какие). | В течение года (какие). | |||
Планирование рабочего времени. | — Составление плана в письменной форме Последовательное планирование рабочего дня Использование дневника рабочего времени Согласование долгосрочных целей с подчиненными Улучшить техническое оснащение рабочих мест Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями). | — Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана. Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся. | — Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов Овладение различными методиками планирования Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники. | — Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания). |
Устране; ние факторов помех. | — Бумажная работа Телефон Помехи в работе общественного транспорта Личные разговоры с сотрудниками Личные разговоры по телефону Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т. п. | — Проведение структуризации необходимой работы. Снижение доли «текучки» и отказ от незапланированной работы. Организация делегирования части работ Заранее продумывать маршрут Улучшение самодисциплины. | — Улучшение (автоматизация) системы документооборота Прорабатывание маршрута. | — Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания). |
Причиной наименьших затрат при совещании с менеджерами может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.
Данные которые представлены в (Таблице 5) были получены в ходе анализа затрат рабочего времени за весь период наблюдения, т. е. за две недели.
Таблица 5.
" Затраты рабочего времени руководителя на оперативное совещание" .
Наименование работ. | Фактические затраты время на совещание, мин. | Желаемые затраты времени на совещание, мин. |
другие телефонные разговоры. | ||
участие в разработке мотивационных схем. | ||
разбор конфликтов с клиентами офиса. | ||
нерегламентированные перерывы. | ||
контроль за процессом заключения договоров. | ||
прием посетителей по деловым вопросам. | ||
служебные разъезды. | ||
проведение мониторинга рынка труда. | ||
организация корпоративных мероприятий. | ||
взаимодействие с региональными подразделениями. | ||
обход помещений офиса,. | ||
Проведение собеседования с кандидатами. | ||
наведение порядка на рабочем месте. |
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
(1).
Рассчитаем средние фактически затраты по формуле (10):
.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
(2).
Рассчитаем средние желаемые затраты по формуле (2):
.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
(3).
Рассчитаем сокращение потерь рабочего времени руководителя по формуле (2):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
(4),, (5).
Рассчитаем экономию по заработной плате по формулам (3,4):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5 — 8 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.
Аналогичным образом рассчитываются остальные показатели эффективности.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на участие в разработке мотивационных схем, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на данные затраты, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя определено в соответствии с формулой (3):
.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5).
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени на участие в разработке мотивационных схем вызовет экономию рабочего времени на 7 минут, экономия средств на заработную плату составит 0,71 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами офиса, в течение двух исследуемых недель равны нулю, т. к. их необходимо сократить полностью, рассчитывалось по формуле (2).
.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 10,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 16,07 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на нерегламентированные перерывы, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами офиса, в течение двух исследуемых недель равны нулю, т. к. их необходимо сократить полностью, рассчитывалось по формуле (2).
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на перерывы в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб., руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 19,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 29,02 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на контроль за процессом заключения договоров, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на контроль, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на контроль в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (2): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 4 минуты, экономия средств на заработную плату составит 5,95 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на прием посетителей, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на прием посетителей по деловым вопросам, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на прием посетителей в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 3,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 5,21 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на служебные разъезды, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разъезды, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на разъезды в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 6 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на проведение мониторинга, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на мониторинг, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на мониторинг в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 2 минуты, экономия средств на заработную плату составит 2,98 рублей.
Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние планируемые затраты рабочего времени руководителя на совещание с управляющим директором, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5,8 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на организацию корпоративных мероприятий, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на организацию, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на организацию корпоративных мероприятий в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 7 минут, экономия средств на заработную плату составит 15,17 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб., руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5 минут, экономия средств на заработную плату составит 7,43 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на обход помещений, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на обход, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на обход в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (3,4):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 6,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 9,82 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на проведение собеседований, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на собеседования, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на собесе6дования в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3):
мин.
Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 0,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 0,71 рублей.
· Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на наведение порядка на рабочем месте, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (1):
мин.
Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на наведение порядка, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (2):
мин.
Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на наведение порядка в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (3): мин. Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (4,5):
руб.,.
руб.
На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5 минут, экономия средств на заработную плату составит 7,43 рублей.
В заключении результаты расчетов показателей эффективности каждого мероприятия были оформлены в сводную Таблицу 6, в которой был произведен расчет общего сокращения затрат рабочего времени, общей экономии средств на заработную плату вследствие внедрения предложенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени.
Таблица 6.
" Показатели эффективности проведенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя" .
Наименование работ. | Показатель экономии рабочего времени. | Показатель экономии средств на заработную плату. |
Участие в разработке мотивационных схем. | 0,5. | 2,24. |
Разбор конфликтов с клиентами офиса. | 10,5. | 50,36. |
Нерегламентированные перерывы. | 19,5. | 92,32. |
Контроль над заключением договоров. | 19,59. | |
Прием посетителей по деловым вопросам. | 3,5. | 162,26. |
Служебные разъезды. | 249,8. | |
Проведение мониторинга рынка труда. | 27,98. | |
Организация корпоративных мероприятий. | 47,56. | |
Взаимодействие с региональными подразделениями. | 22,4. | |
Обход помещений офиса,. | 6,5. | 30,77. |
Проведение собеседования с кандидатами. | 0,5. | 2,24. |
Наведение порядка на рабочем месте. | 23,22. | |
Итого: | 2979,2. |
В результате внедрения мероприятий общая экономия рабочего времени составит 70 минут в день. При этом затраты на заработную плату сократятся на 2979,2 рублей в месяц.
За месяц: 2979,2*12 = 35 750,4 руб.
Была проведена оценка главного руководителя организации, менеджера высшего звена, но имеются еще и руководители отделов. Всего в организации 1300 человек, из них 220 человек являются руководителями отделов и подразделений.
Предположим, что экономия по ним аналогична. Составим прогноз за год:
220 * 35 750,4 = 7 865 088 руб.
Экономия — 7 865 тыс. руб. достаточно крупная сумма, которую можно перенаправить на развитие самой организации и на премии работникам.
Следовательно, внедрение предложенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени является целесообразным.