Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности

Денежные средства организации могут быть представлены наличными деньгами в кассе организации, денежными средствами на расчетных счетах предприятия, аккредитивами, чековыми книжками и т. д.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами предприятие иеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, могут расходоваться только на цели, указанные в чеке, например, на выплату заработной платы сотрудникам, или на выдачу денежных средств под отчет сотруднику организации.

По согласованию с обслуживающим банком предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах установленных лимитов. В случае возникновения необходимости, установленные банком лимиты, могут пересматриваться.

Всю денежную наличность сверх установленных лимитов организации обязаны сдавать в банк в соответствии с согласованными с обслуживающими банками сроки. Следует помнить, что все наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

В том, случае если организация имеет постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками данная выручка может расходоваться на следующие цели:

• — на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот;
• — на закупку сельскохозяйственной продукции;
• — на скупку тары и вещей у населения.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 50 «Касса» — Кредит 51 «Расчетные счета»" - поступили в кассу денежные средства с расчетного счета;

Дебет 50 «Касса» — Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — поступили в кассу денежные средства от покупателей за отгруженные товары, оказанные услуги;

Дебет 50 «Касса» — Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — поступили в кассу неизрасходованные денежные средства;

Дебет 50 «Касса» — Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — поступления от сотрудников организации;

Дебет 50 «Касса» — Кредит 75 «Расчеты с учредителями» — поступление от учредителей в качестве вклада в уставный капитал организации;

Дебет 50 «Касса» — Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» — поступила выручка от прочих доходов.

Операции по выдаче наличных денег из кассы предприятий оформляются расходным кассовым ордерам по форме КО-2, в соответствии с надлежаще оформленным документам такими, как платежные ведомости, заявлениям на выдачу денег, счетами и др., с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денежных средств из кассы, как правило производится в следующих случаях: выдача заработной платы (и иных платежей отпускные, премии и т. д.) работникам организации, выдача денежных средств под отчет, сдача наличных в банк, оплата поставщикам, выплаты учредителям. Документы на выдачу денег подписываются руководителем организации и главным бухгалтером предприятия, а также иными другими лицами, на это уполномоченными. В случаях, когда на документах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам, таких как, заявления или счета имеется разрешительная надпись руководителя предприятий, его подпись на расходных кассовых ордерах в этом случае не является обязательной.

В бухгалтерском учете организации при осуществлении операций по выдаче наличных денежных средств делаются следующие проводки:

Дебет 51 «Расчетные счета» — Кредит 50 «Касса» — денежные средства из кассы внесены на расчетный счет;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками — Кредит 50 «Касса» — произведена оплата наличными денежными средствами поставщику за поставленные товарно-материальные ценности, оказанные услуги;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит 50 «Касса» — выплачена из кассы заработная плата сотрудникам организации;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кредит 50 «Касса» — выдано на хозяйственные расходы под отчет сотруднику;

Дебет 75 «Расчеты с учредителями» — Кредит 50 «Касса» — выдача учредителям дивидендов.

При наличии централизованной бухгалтерской службы на общую сумму выданной заработной платы работникам предприятия оставляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

При проведении операции по выдаче наличных денежных средств отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность, такого, например, как паспорт сотрудника. При этом в расходном кассовом ордере кассиру следует указать наименование и номер документа предъявленного сотрудником, также, кем и когда данный документ был выдан.

В том случае, когда документ, заменяющий расходный кассовый ордер составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получателями денежных средств также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в таком случае, запись о данных документах удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, может не производиться.

Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Следует помнить, что в том случае, когда осуществляется операция по выдаче денежных средств лицу, не состоящему в списочном составе предприятия, расходные кассовые ордера выписываются кассиром организации, или же лицом, на которого в соответствии с приказом руководителя организации возложена данная обязанность, на каждое лицо или по отдельной ведомости.

Выдача денежных средств кассиром предприятия может производится только лицу, указанному в расходном ордере или замещающем его документе. В том случае, если выдача денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном действующем законодательстве порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В том случае, когда выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности».

Доверенность остается в документах дня в качестве приложения к расходному кассовому ордеру или ведомости.

После истечения установленных, действующем законодательством сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассиру организации необходимо выполнить следующие действия:

• — во-первых, в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не были произведены выплаты начисленных сумм заработной платы или пособий по социальному страхованию и стипендий, необходимо поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• — во-вторых, необходимо составить реестр депонированных сумм; в конце платежной ведомости кассиру организации, производившему выплаты, необходимо сделать надпись о фактически выплаченной им сумме денежных средств, данную сумму необходимо сверить с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись подписью кассира;
• — в третьих, в кассовой книге делается запись о фактически выплаченной сумме денежных средств и на платежной ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ____».

После чего, бухгалтерской службой предприятия производится проверка отметок, сделанных кассирами в платежныхведомостях, и производится подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы подлежат сдаче в банк, на сданные суммы денежных средств составляется один общий расходный кассовый ордер.

При проведении инвентаризации кассы необходимо проверить правильность ведения и заполнения кассовой книгой.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги при проведении инвентаризации кассы необходимо произвести проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Как правило, кассовая книга предприятия ведется кассиром. Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х одинаковых частей (кассир заполняет только первую часть, вторая заполняется через копировальную бумагу). Второй экземпляр является отчетом кассира, именно к нему в конце рабочего дня подшиваются все приходные и расходные кассовые ордера, а также подтверждающие документы. На сегодняшний момент в большинстве организаций кассовая книга, также как и бухгалтерский учет ведется автоматизировано.

При проведении инвентаризации кассы организации рекомендуется применять метод взаимного контроля. Метод взаимного контроля заключается в том, например, что при проведении проверки денежных средств в кассу организации с расчетного счета проверяются не только данные по счету 50 «Касса», но и по счету 51 «Расчетный счет».

Следует помнить, что за исключением индивидуальных предпринимателей, занимающихся розничной торговлей и уплачивающих единый налог на вмененный доход, во всех остальных случаях прием денежных средств, в качестве выручки может осуществляться с применением кассового аппарата. При приеме денежных средств от покупателей кассиров пробивается кассовый чек, а по итогам рабочего дня с кассового аппарата снимается Z отчет, показывающий общую сумму выручки за день.

По результатам проведенной инвентаризации составляется Акт инвентаризации денежных средств по форме ИНВ-15 (Приложение В).

В результате проведенной инвентаризации может быть выявлен как излишек, так и недостаток, в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 50 «Касса» — Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» — в ходе проведенной инвентаризации кассы выявлен излишек денежных средств;

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кредит 50 «Касса» — в ходе проведенной инвентаризации выявлена недостача денежных средств в кассе организации;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — выявленная в кассе недостача денежных средств отнесена на материально-ответственное лицо — кассира организации.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Так согласно КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность — наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Помимо проведения инвентаризации кассы, в целях обеспечения контроля за сохранностью денежных средств по решению руководителя предприятия, или же по требованию налогового органа в организации могут проводиться внезапные ревизии кассы Ревизия кассы проводится членами специальной комиссии, утверждаемой приказом руководителя предприятия. В том случае, если инициатором проведения такой ревизии является налоговой орган, в состав комиссии включают ее сотрудника — проверяющего.

Систематические проверки соблюдения предприятиями порядка требований Порядка ведения кассовых операций может осуществляться обслуживающими организацию банками. При этом все предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиям.

При проведении ревизии кассы, также, как и проведении инвентаризации могут быть выявлены как излишки денежных средств, так и их недостача. В бухгалтерском учете делаются соответствующие проводки.

9.2. Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчетных счетах в банках. Инвентаризация денежных средств, находящихся в пути В соответствии с ГК РФ все безналичные расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Все безналичные расчеты производятся через банки, иные кредитные организации (далее — банки), в которых открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчетных счетах в банках и денежных средств, находящихся в пути производится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности.

Перед началом проведения инвентаризации денежных средств на расчетных счетах в банках, в первую очередь необходимо проверить на основании заключенных договоров, в каких кредитных учреждениях на момент проведения инвентаризации открыты расчетные счета. Следует помнить, что при открытии и закрытии расчетного счета в соответствии со ст. 118 НК РФ Нарушение налогоплательщиком установленного настоящим Кодексом срока представления в налоговый орган информации об открытии или закрытии им счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей. Сроки предоставления информации об открытии или о закрытии счетов (лицевых счетов) составляют семь дней со дня открытия (закрытия) таких счетов.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях в бухгалтерском учете используется счет 51 «Расчетные счета».

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами, используют счет 52 «Валютные счета».

Операции по валютным счетам отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

К счету 52 «Валютные счета» могут быть открыты следующие субсчета:

• 52−1 «Валютные счета внутри страны»;
• 52−2 «Валютные счета за рубежом».

Аналитический учет по счету 52 «Валютные счета» ведется по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению, используют счет 55 «Специальные счета в банках».

К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета:

55−1 «Аккредитивы» — данный субсчет используется для учета денежных средств, находящихся в аккредитивах.

В соответствии с ГК РФ при расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель.

Аналитический учет по субсчету 55−1 «Аккредитивы» ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.

• 55−2 «Чековые книжки» — данный субсчет используется для учета движения денежных средств, находящихся в чековых книжках. Аналитический учет по субсчету 55−2 «Чековые книжки» ведется по каждой полученной чековой книжке;
• 55−3 «Депозитные счета» — используется для учета денежных средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады. Аналитический учет по субсчету 55−3 «Депозитные счета» ведется по каждому вкладу.

На отдельных субсчетах, открываемых к счету 55 «Специальные счета в банках», учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной организации средств целевого финансирования.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках» обособленно. Построение аналитического учета по этому счету должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и т. п. на территории Российской Федерации и за ее пределами.

Для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути, т. е. денежных сумм (преимущественно выручка от продажи товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность), внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению принято использовать счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет по счету 57 «Переводы в пути» сумм (например, при сдаче выручки от продажи) являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 «Переводы в пути» обособленно.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерииорганизации, с данными выписок банков по каждому расчетному счету.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счете 57 «Переводы в пути», с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация бланков строгой отчетности Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» устанавливается порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения бланков.

К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению (далее — бланки).

Приказом Минфина Российской от 01.01.01 г. № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности» утверждены следующие бланки:

• — форма № 1 Квитанция в приеме почтовых отправлений;
• — форма № 5 Квитанция в приеме почтового перевода денежных средств;
• — форма № 47 Квитанция в приеме разного рода платы;
• — форма СП-2 Квитанция в приеме платы за подписку на газеты, журналы и книги;
• — форма МТФ-2 Талон на междугородное телефонное соединение и дополнительные услуги;
• — форма МТФ-4 Бланк исходящего заказа за наличный расчет;
• — форма ТФ-2/22 Акт — квитанция на выполнение гарантийных и платных работ по ремонту абонентских установок.

Приказом Минфина Российской Федерации от 01.01.01 г. № 3н № «Об утверждении форм бланков строгой отчетности» утверждена форма бланка строгой отчетности «Залоговый билет» и форма бланка строгой отчетности «Сохранная квитанция».

Инвентаризация бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.