Должностные инструкции и обязанности менеджера

На крупных и средних предприятиях может быть большое количество подразделений, отделов и различных служб (далее — подразделения). Поэтому для достижения согласованной работы всех подразделений предприятия, их место в организационной структуре, функции, задачи и т. п., должны быть дополнительно прописаны в положениях о подразделениях, утверждаемых генеральным директором. В свою очередь, внутри каждой структурной единицы должны быть разработаны должностные инструкции. Правильно составленные, они отражают все функции подразделений.

Должностная инструкция — внутрифирменный документ, в котором закреплены цель, рабочее место, должностные обязанности, права и ответственность работника. Это, как и контракт, один из массовых документов на предприятии, и должен быть у каждого работника.

Она составляется в трех экземплярах и имеет цель четко определить обязанности работника. Данный документ утверждается генеральным директором. Первый экземпляр хранится непосредственно у руководителя, второй — в отделе кадров, третий — у работника.

Должностная инструкция полезна и при оценке работы персонала на основе принятых критериев эффективности труда, а также при изучении производительности труда. Она служит инструментом для проведения отбора работников при найме, при определении соответствия кандидатов вакантным должностям, способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, так как при неравномерной нагрузке персонала потери рабочего времени составляют до 25%. Это одна из основных причин необходимости разработки должностных инструкций на предприятии. Существуют различные методы написания должностных инструкций. Можно, конечно, прибегнуть к уже кем-то разработанным инструкциям или переписать требования, закрепленные в квалификационных характеристиках работ руководителей, специалистов и служащих, но при этом будет неполно учтена индивидуальность и уникальность работ.

Для большей объективности лучше всего доверить это дело специалистам кадровой службы или внешним консультантам.

Необходимо, чтобы внешний специалист или специалист отдела кадров привлекал к написанию инструкции и работника, на которого она составляется, и его руководителя. Основная ответственность должна лежать на них. Весь этот процесс можно представить следующим образом…

Для сбора необходимой информации специалистом могут быть использованы методы наблюдения (прямого) и собеседования, а также вопросники. Большую часть информации можно собрать при прямом наблюдении за тем, что работник делает, а после выработать необходимые требования к нему. Эффективность данного метода может повыситься, если его использовать вместе с другими методами, например, собеседованием. Некоторые специалисты утверждают, что для написания инструкций разработчику необходимо некоторое время поработать в данной должности, как бы «вжиться в роль» .

Собеседование представляет собой непосредственную беседу с работником, затем с его руководителем. В данном случае целесообразно использовать заранее разработанные вопросники.

Преимущество вопросников состоит в том, что при их использовании, минимизируются временные затраты на сбор информации. Вопросниками можно охватить одновременно большое количество работников и их руководителей. Как правило, вопросники включают:

• — наименование должности;
• — наименование структурного подразделения, отдела, службы;
• — цель должности (основное назначение);
• — полномочия должности;
• — место в организационной структуре (кому подотчетен, кем руководит);
• — контакты (с кем в ходе своей работы контактирует);
• — квалификационные требования;
• — должностные обязанности;
• — критерии эффективности труда (количественные и качественные).

Это лишь приблизительный перечень вопросов. Специалист должен, в зависимости от специфики предприятия, конкретной должности и т. п., задавать себе вопросы, ответы на которые максимально помогут ему при разработке инструкций. В то время, пока работник отвечает на вопросы, руководитель при помощи этих же вопросников представляет свое видение и требования к данной должности.

Это позволяет при обработке данных дополнительно выяснить, понимает ли в принципе работник обязанности данной должности. Лучше всего при сборе информации воспользоваться всеми указанными методами, но можно использовать только собеседование и вопросник.

После сбора информации специалист анализирует ее и разрабатывает проект должностной инструкции.

Как правило, информация по конкретной должности, представленная работником, значительно отличается от требований руководителя. В таких ситуациях специалист вместе с работником и руководителем проводит обсуждение должностной инструкции.

Это дает возможность работнику влиять на критерии оценки его труда и позволяет привязать должность к функциям отдела на основании положения о подразделениях.

После такого коллективного обсуждения специалист формирует проект должностной инструкции и представляет его генеральному директору, которой дает ему оценку в соответствии с планами предприятия и отправляет на доработку или утверждает его. После чего инструкция с грифом «Утверждено» передается работнику.

К обязанностям менеджера относятся:

• 1. наличие общих знаний в области управления предприятием;
• 2. компетентность в вопросе технологии производства в той отрасли производства, к которой относится фирма по виду и характеру своей деятельности; управление профессиональный менеджер
• 3. владение не только навыками администрирования, но и предпринимательства, умение владеть ситуацией на рынках, проявлять инициативу активно перераспределять ресурсы фирмы в наиболее выгодных сферах применения;
• 4. принятие обоснованных и компетентных решений на основе согласования с нижестоящими руководителями и работниками и распределение участия каждого в их исполнении.