Требования к содержанию документов

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

сведения об авторе документа;

сведения об адресате;

сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового;

сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;

сведения вспомогательного характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке. В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем.

Связный текст — это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам.

Анкетная форма представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект.

Табличная форма представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам характеризуются, два и более вопросов одновременно.

Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или сложной структурой.

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:

унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;

текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);

текстовые образцы.

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию основываться на фактах и увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки. Кроме того, содержание документа должно соответствовать законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности ее направления, отдельного вопроса, освещаемого в документе. Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко. И конечно, в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.