Задачи и организация бухгалтерского учета

Особенности бухгалтерского учета в учреждениях непроизводственной сферы определяются законодательством о бюджетном устройстве и бюджетнмий процесс в Украине, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, что финансируются с государственного и местных бюджетов, другими нормативными документами Министерства финансов Украины и Государственного казначейства Украины.

• — - контроль исполнения сметы расходов;
• — - раздельный учет кассовых и фактических расходов;
• — - организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;
• — - строгое соответствие учета и отчетности требованиям нормативных документов.

Очень важное значение имеет рациональная организация бухгалтерского учета, отчетности и анализа хозяйственной деятельности учреждений бюджетной сферы. Контрольные функции учета должны быть непосредственно связаны со всей учетной работой, оформлением, приемкой и обработкой документов. Контроль должен предусматривать в первую очередь порядок проверки:

• — - выполнение постановлений, распоряжений и указаний государственных органов и вышестоящих организаций;
• — - соблюдение установленных нормативов расходов;
• — - соблюдения сроков платежей;
• — - правильности и своевременности приемки и отпуск товарно-материальных ценностей;правильности расхода фонда оплаты труда, соблюдения установленных штатов, должностных окладов, смет расходов;
• — сохранность имущества, ТМЦ, денежных средств в местах их хранения и использования;
• — правильности совершаемых при учете расчетов.

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях ведется методом двойной записи по определенной форме. Это означает, что каждая хозяйственная операция регистрируется в учетных регистрах по дебету одного и по кредиту второго счета в одинаковых размерах. Последовательность записи хозяйственных операций в учетные регистры и строение самих регистров определяются именно форме учета. Под формой бухгалтерского учета понимают порядок согласования различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способов осуществления учетных записей, технических средств ведения учета. Согласно Закону Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.1999 г.) учреждение само выбирает форму бухгалтерского учета с учетом особенностей своей деятельности, техники и технологии обработки учетных данных.

В централизованной бухгалтерии при управлении образования Горловского городского совета бухгалтерский учет ведется по «Журнал-главной» форме учета. Эта форма рекомендована для применения в бюджетных учреждениях приказом ГКУ № 68 от 27.07.2000 г., которым утверждена «Инструкция о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления». Новая инструкция о формах мемориальных ордеров предусматривает использование 15 основных мемориальных ордеров в форме накопительных ведомостей, каждая из которых имеет специальное назначение и специфическое строение, и одного мемориального ордера типовой формы, предназначенного для оформления других операций, которые не офоплені основными мемориальными ордерами.

Мемориальный ордер № 1 «Накопительная ведомость по кассовым операциям» типовой формы (т.ф.) № 380 (бюджет) применяется при обработке отчетов кассира с целью систематизации дебетовых и кредитовых оборотов в кассе за текущий месяц. Каждый отчет кассира заносится в накопительную ведомость одной строкой по соответствующим корреспондирующим счетам как по дебету, так и по кредиту соответствующих субсчетов счета 30 «Касса». Итоги мемориального ордера переносятся в Журнал-главную" книгу, но при этом обороты по поступлению денег в кассу с регистрационных счетов и по внесению наличных из кассы на эти счета исключаются, потому что они отражаются также в мемориальных ордерах № 2 или № 3 и оттуда заносятся в «Журнал-главную» книгу.

Мемориальный ордер № 2 «Накопительная ведомость движения средств общего фонда в органах Государственного казначейства Украины (учреждениях банка)» т.ф. № 381 (бюджет) и мемориальный ордер № 3 «Накопительная ведомость движения средств специального фонда в органах Государственного казначейства Украины (учреждениях банка)» т.ф. № 382 (бюджет) по строению подобные мемориального ордера № 1. Они предназначены для отображения поступления на счета учреждения ассигнований и осуществления кассовых расходов общего и специального фондов бюджета. Накопительные ведомости составляют отдельно по каждому регистрационного счета, применяя для них дополнительную нумерацию (№ 2−1, № 2−2, № 3−1 и др.). Записи в этих сведений осуществляется на основании ежедневных выписок из регистрационных (текущих) счетов и приложенных к ним первичных документов (платежных поручений и тому подобное). В конце месяца итоги мемориальных ордеров переносят в книгу Журнал-главная в разрезе корреспондирующих счетов.

Мемориальный ордер № 4 «Накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами» т.ф. № 408 (бюджет) применяется для учета расчетов с различными предприятиями и учреждениями, являющимися дебиторами бюджетной организации. Ведомость составляется по субсчету 364 «Расчеты с другими дебиторами» в разрезе каждого дебитора в частности и кодов экономической классификации расходов отдельно по общему и специальным фондами (отдельные сведения). Записи в ней осуществляют линейно-позиционным методом — по каждой операции, подтвержденной соответствующим документом. В отношении каждого дебитора в конце месяца выводится сальдо расчетов, благодаря чему эта ведомость выполняет роль и регистра аналитического учета расчетов. При переносе итогов за месяц с накопительной ведомости в книгу Журнал-главная исключаются суммы опреаций на регистрационных (специальных регистрационных, текущих) счетах учреждения и по начисленным доходам (которые отражены в других мемориальных ордерах).

Мемориальный ордер № 5 «Свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям» т. ф. № 405 (бюджет) состоит в учреждениях, которые оформляют несколько расчетно-платежных ведомостей. При этом в строительство сначала записывают суммы средств общего фонда, а затем — специального фонда по их видам. В этой же ведомости на суммы начисленной заработной платы осуществляют начисление взносов на обязательное пенсионное и социальное страхование. В мемориального ордера добавляют все документы, которые являются основанием для начисления заработной платы.

Мемориальный ордер № 6 «Накопившаяся ведомость по расчетам с прочими кредиторами» т. ф. № 409 (бюджет) используется для учета расчетов, которые учитывают на субсчете 675 «Расчеты с другими кредиторами». Формы этой ведомости и порядок ее заполнения аналогичные порядке составления формы № 408 (бюджет) по учету расчетов с разными дебиторами. При переносе суммы оборотов по мемориального ордера № 6 в книгу Журнал-главная исключаются суммы операций на регистрационных (специальных регистрационных, текущих) счетах учреждения и по начисленным доходам, которые нашли отражение в других мемориальных ордерах (№ 2,3 и др.).

Мемориальный ордер № 7 «Накопившаяся ведомость по расчетам в порядке плановых платежей» т. ф. № 410 (бюджет) предназначен для учета расчетов за продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, осуществляющие в порядке плановых платежей и учитываются на субсчете 361 «Расчеты в порядке плановых платежей». Для учета операций, осуществляемых за счет средств специального фонда, открывают отдельный ордер. Остаток на конец месяца определяют отдельно по каждому поставщику и вообще (в разрезе кодов экономической классификации расходов). При переносе суммы оборотов в Журнал-главной книги включают суммы операций на регистрационных (специальных регистрационных, текущих) счетах учреждения и за полученные учреждением продукты питания, которые отображаются в других мемориальных ордерах.

Мемориальный ордер № 8 «Накопившаяся ведомость по расчетам с подотчетными лицами» т. ф. 386 (бюджет) составляется ежемесячно по субсчету 362 «Расчеты с подотчетными лицами» линейно-позиционным способом. Для учета расчетов с подотчетными лицами, осуществляемые за счет средств специального фонда, открывают отдельный мемориальный ордер № 8−1 такой же формы. Остаток определяется общий и отдельно по каждой подотчетным лицом в разрезе кодов экономической классификации расходов. При подсчете суммы оборотов для записи в журнал-главную книгу не учитываются суммы операций по движению денежных средств в кассе, которые нашли отражение в мемориальном ордере № 1.

Мемориальный ордер № 9 «Накопившаяся ведомость о выбытии и перемещении необоротных активов» т. ф. № 438 (бюджет) и мемориальный ордер № 10 «Накопившаяся ведомость о выбытии и перемещении малоценных и быстроизнашивающихся предметов». ф. № 439 (бюджет) используются для отображения кредитовых оборотов по счетам 10,11,12 (мемориальный ордер № 9) и 22 (мемориальный ордер № 10). Записи в них производят на основании соответствующих первичных документов в разрезе материально ответственных лиц.

Мемориальный ордер № 11 «Свод накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания» т. ф. № 398 (бюджет) используется в тех случаях, когда учреждением составляется несколько накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания. Записи в него осуществляют отдельно по каждому поставщику и материально соответствующим лицом. Итоги операций, характеризующих кредитовый оборот субсчета 361 «Расчеты в порядке плановых платежей», переносятся в книгу «Журнал-главная».

Мемориальный ордер № 12 «Свод накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания т. ф. № 411 (бюджет) составляется по кредитными оборотами субсчета 232 «Продукты питания» в тех случаях, когда учреждением составляется несколько накопительных ведомостей на их расходования. Итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов переносятся в книгу «Журнал-главная».

Мемориальный ордер № 13 «Накопительная ведомость расходования материалов» т.ф. № 306 (бюджет) используется для учета расходования различных материалов, кроме продуктов питания. Записи на дебет счетов расходов осуществляются в разрезе кодов экономической классификации расходов. Итоги оборотов в конце месяца переносятся в книгу «Журнал-главная».

Мемориальный ордер № 14 «Накопительная ведомость начисления доходов специального фонда бюджетных учреждений».ф. № 409 (бюджет) используется для учета операций начисления доходов по специальным средствам (субсчет 711 «Доходы по специальным средствам») и другим собственным поступлениям (субсчет 712 «Доходы по другим собственным поступлениям»). На каждый вид доходов специального фонда открывают отдельные мемориальные ордера (№ 14−1, 14−2). Итоги оборотов за месяц переносят в Журнал-главной" книги.

Мемориальный ордер № 15 «Свод ведомостей по расчетам с родителями на содержание детей».ф. № 406 (бюджет) предназначен для учета расчетов с родителями, отражаются на субсчете 674 «Расчеты по специальным видам платежей». Начисленная за месяц сумма платежей переносится в книгу «Журнал-главная». Задолженность на конец месяца по субсчету 674 используется для контроля состояния расчетов.

Мемориальный ордер № ____ т.ф. 274 (бюджет) применяют для отражения операций, не фиксируются в мемориальных ордерах 1−15, и для операций, по которым не нужно сдавать накопительные ведомости и сведения (например, начисления износа основных средств). Такие мемориальные ордера нумеруют последовательно, начиная с № 16 за каждый месяц в отдельности. Количество их не ограничено.

• — В книге Журнал-главная типовой формы № 308 (бюджет) левая сторона (4 графы) предназначена для хронологической регистрации хозяйственных операций, правая — для систематического учета операций на синтетических счетах (субсчетах). Для каждого счета в книге отводятся 2 графы: «дебет» и «кредит». По своему строению эта часть книги подобна Т-счетов, используемые для схематического изображения счетов бухгалтерского учета, размещенных совокупно, вплотную друг к другу. Количество граф должно быть достаточным для отражения всех счетов (субсчетов), которые используются в данном учреждении. Этим и определяются размеры книги или же количество вкладных страниц, поэтому при большом количестве счетов она становится громоздкой и неудобной для использования. Это единственный ее недостаток.
• — Журнал-главная книга открывается записями остатков на начало учетного периода, которые переносятся из вступительного баланса и счетов учета за истекший отчетный период. При этом в графе «Сумма оборотов…» показывается общий итог всех дебетовых и кредитовых остатков. Следует помнить, что суммы остатков по дебету и кредиту всех счетов должны быть равны.
• — После начального сальдо записывают все хозяйственные операции, оформленные мемориальными ордерами. Для этого в графе «Сумма оборотов…» проставляется общая сумма оборотов по дебету и кредиту всех счетов, использованных в данном мемориальном ордере. Конечно, при этом необходимо убедиться, что обороты по дебету всех счетов равны оборотам по кредиту счетов (по принципу двойной записи). Такое же равенство характерна и для фундаментов конечного сальдо. Таким образом, форма книги Журнал-главная позволяет оперативно контролировать соблюдение требований принципа двойной записи о равенстве дебетовых и кредитовых оборотов и остатков на счетах и благодаря этому отказаться от ежемесячного составления оборотной ведомости по синтетическим счетам. Это несколько упрощает и облегчает ведение синтетического учета.
• — Государственное казначейство Украины 6 октября 2000 г. приказом № 100 утвердило формы карточек и книг аналитического учета бюджетных учреждений и порядок их составления. Среди них:
• — - «Карточка аналитического учета наличных операций предназначена для отражения операций с наличными денежными средствами в кассе бюджетного учреждения в разрезе кодов бюджетной классификации и видов денежных средств (отдельно для общего и специального фондов и видов средств специального фонда). Карточка открывается на месяц. Записи производятся на основании каждого отчета кассира. Используется эта карта для оперативного контроля целесообразности расходования денежных средств по их видам и назначению;
• — - «Карточка аналитического учета кассовых расходов используется для аналитического учета кассовых расходов бюджетного учреждения в разрезе кодов экономической классификации расходов. По каждому коду функциональной классификации расходов, их общего и специального фондов по каждому виду денежных средств специального фонда ежемесячно составляются отдельные карточки. Заполняются они бухгалтером ежедневно на основании выписок органа ГКУ. Используются для оперативного контроля исполнения сметы и составление отчетности о кассовые расходы;
• — - «Карточка аналитического учета фактических расходов» ведется ежемесячно в разрезе кодов экономической классификации расходов. С каждого кода экономической классификации расходов, из общего и специального фондов по каждому виду денежных средств специального фонда составляют отдельные карточки. Записи в них осуществляются на основании мемориальных ордеров. Используется для контроля за соблюдением сметы расходов и составления отчетности;
• — - «Карточка аналитического учета полученных ассигнований» ведется по каждому коду функциональной классификации и в разрезе кодов экономической классификации расходов. Открывается на год. В ней записываются сметные назначения, их изменения в течение года и фактические поступления средств от высшего органа. Записи в карточку осуществляют на основании выписок органа ГКУ из регистрационных, лицевых (текущих) счетов, открытых в органах ГКУ. Используется для оперативного контроля полученных ассигнований и составления отчетности;
• — «Книга аналитического учета ассигнований, перечисленных подведомственным учреждениям» ведется в разрезе кодов экономической классификации расходов теми учреждениями, которые перечисляют ассигнования распорядителям средств низшего (2-го или 3-го уровня). Книга открывается на год в разрезе подведомственных учреждений и кодов функциональной классификации расходов. Записи осуществляются на основании выписок ГКУ о перечисленных средствах. Используются для контроля за выполнением сметы и при приеме отчетности подведомственных учреждений об использовании бюджетных ассигнований;
• — «Книга учета ассигнований и принятых обязательств предназначена для регистрации сделок, заключенных бюджетным учреждением в любой форме, и контроля за соответствием принятых обязательств бюджетным ассигнованиям. Книга открывается на год на основании утвержденной сметы доходов и расходов учреждения в разрезе кодов экономической классификации (отдельно из общего и специального фондов). Книга используется для контроля наличия сметных ассигнований перед заключением сделок, для выполнения которых требуются бюджетные средства.