Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Быстроком»

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Быстроком»

Для практического рассмотрения учета расчётов с подотчётными лицами и его документального рассмотрения нами выбрана коммерческая организация ООО «Быстроком».

Общество с ограниченной ответственностью «Быстроком» учреждено 23.09.1998 года в соответствии с Законом РФ N 123-ФЗ «О приватизации государственных и муниципальных предприятий в Российской Федерации» от 21.07.1997. Учредителем Общества является Государственный комитет РФ по управлению государственным имуществом.

Уставом ООО «Быстроком» определены следующие виды деятельности:

• — предоставление услуг междугородной и международной электрической связи в соответствии с полученными лицензиями;
• — передача информации по магистральным и внутризоновым сетям связи;
• — сдача в аренду линий передач, линейных, групповых и сетевых трактов, каналов тональной частоты, каналов и средств звукового и телевизионного вещания, каналов передачи данных;
• — эксплуатация, приобретение, аренда линий связи, сетей передачи информации, средств коммутации, средств телевидения, радиосвязи и радиовещания и других объектов связи на территории РФ и за ее пределами;
• — реконструкция и строительство новых линий связи, сетей передачи информации, средств коммутации, средств телевидения, радиосвязи и радиовещания и других объектов связи на территории РФ и за ее пределами, в том числе выполнение проектных и изыскательских работ и функций генерального застройщика;
• — выполнение для своих нужд проектных, изыскательских и строительных работ, связанных с сооружением, реконструкцией объектов жилья, и иных объектов, относящихся к инфраструктуре;
• — осуществление перевозок грузов и пассажиров для обеспечения эксплуатации существующих и строящихся новых объектов связи (городские, пригородные, внутриреспубликанские, внутрикраевые, внутриобластные, междугородные, межреспубликанские (в пределах РФ), межкраевые, межобластные, междугородные перевозки)

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• — авансовый отчет;
• — приказы о направлении сотрудников в командировки;
• — командировочные удостоверения;
• — копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• — список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• — сметы представительских расходов;
• — приказы об утверждении смет представительских расходов;
• — документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в регистрах синтетического учета и отчетности:

• — баланс предприятия (форма № 1);
• — отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• — журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• — главная книга;
• — иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Порядок оформления командировки и расчётов с работником в ООО «Быстроком» происходит в соответствии с Инструкцией № 62, согласно которой:

• — для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
• — наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
• — командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• — фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• — днём выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днём возвращения — дата прибытия соответствующего транспорта;
• — перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдаётся денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных);
• — организации можно рассчитываться с командированным работником по предварительному расчёту. В этом случае работник в авансовом отчёте не представляет документы, подтверждающие расходы по командировке;
• — по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведённых расходов. По утверждение отчёта руководителем он передаётся в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учёте использованных сумм.

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.

Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Первичные учётные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• — наименование документа;
• — дату составления документа;
• — наименование организации, от имени которой составлен документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи указанных лиц.

Проверенный авансовый отчёт утверждается руководителем организации и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

ООО «Быстроком» применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ.

При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» [п. 2 ст. 9]:

• — наименование документа;
• — дату составления документа;
• — наименование организации, от имени которой составлен документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи указанных лиц.

Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируются внутренними организационно — распорядительными документами организации.

Общество ведет бухгалтерский учет на основании единого рабочего плана счетов.

Достоверность данных, содержащихся в годовой бухгалтерской отчетности, подтверждается Ревизионной комиссией и аудитором ООО «Быстроком». Перед опубликованием годовой бухгалтерской отчетности она предварительно утверждается Советом директоров. Для целей составления отчетности ООО «Быстроком» признает финансовым годом период с 1 января по 31 декабря календарного года.

Бухгалтерия действует на основании Положения о бухгалтерии, которое определяет её функции, права, обязанности и ответственность. В целях ведения бухгалтерского учета бухгалтерия осуществляет сбор, обработку и группировку информации в виде сводных регистров аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета и составление внутренней и внешней бухгалтерской и финансовой отчетности.