Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Исследуя заданную тему, необходимо рассмотреть нормативно-правовое регулирование расчётов с подотчётными лицами. Ниже приведены четыре уровня нормативного регулирования, включающие основные правовые документы, регламентирующие расчеты с подотчётными лицами.

Законодательный уровень нормативного регулирования учёта расчётов с подотчётными лицами.

В нем приведены основные нормативно-правовые акты, устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и ведения расчётов с подотчётными лицами.

Первый (законодательный) уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами составляют Федеральные законы, постановления Правительства РФ.

Нормативный уровень регулирования учёта расчётов с подотчётными лицами — это второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Данный уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ).

Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы рекомендательного характера. То есть не являются обязательными. В нем указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами: инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств, конкретизирующие общие методологические положения.

Четвёртый уровень нормативно-правового регулирования включает документы по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям. Это рабочие документы организации, предназначенные для внутреннего пользования, утверждаемые руководителем организации в рамках принятой учётной политики. Данный документ утверждён Приказом Минфина РФ от 30. 12. 1999 г. № 107н (в редакции от 09.06.2001 г. № 44н).

Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по выданным наличным денежным средствам ведётся организацией на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций [Счёт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы].

Причём в аналитических регистрах эти расчеты следует отражать подробно — отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого используется журнал-ордер № 7.

На сумму денежных средств, выданных под отчёт, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч. 50.

Для правильного отражения организацией расчётов с подотчётными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель командировки; кто направляется в командировку; место командировки; срок командировки; какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке; условия командировки за пределы России; порядок оформления поездки; порядок учёта расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Служебной командировкой признаётся поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Расходы по командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счёт целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учёта в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов производственного назначения.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги.

При заключении организацией с физическими лицами договоров гражданско-правового характера последние получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно договору производить оплату данным лицам их расходов по найму жилых помещений и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В этом случае расходы по выполнению работ (услуг) списываются организацией на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье «Расходы на оплату труда». Расходы организации по возмещению данным лицам их расходов по найму помещений и проезду являются командировочными расходами и списываются на себестоимость по статье «Прочие расходы».

При этом расходы по найму помещений и проезду возмещаются организацией согласно подтверждающим указанные расходы документам.

Состав затрат, включаемые в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России).

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• — по найму жилого помещения;
• — по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
• — по приезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• — по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• — по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• — по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• — на проезд, на аэродром или вокзал в местах отправления;
• — на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
• — на провоз багажа;
• — суточные за время нахождения в командировке;
• — расходы на оформление заграничных паспортов и других выездных документов; учет расчет подотчетный предприятие
• — расходы, связанные с использованием услуг VIP — специальных залов ожиданий.

Наряду с указанными расходами в командировках, как правило, за пределы России командированные работники могут пользоваться услугами переводчиков, а также по сопровождению, обеспечению транспортом в месте пребывания. Данные услуги должны оформляться отдельным договором с организацией, оказывающей их, и включаться в состав общехозяйственных расходов как оплата услуг сторонних организаций по управлению. При этом в должностных инструкциях работников и штатном расписании организации не должно быть работников с указанными функциями.

Оплата суточных за время нахождения на территории РФ производится в рублях. Оплата суточных за время, превышающее 60 дней, производится, начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится учреждение. По однодневным командировкам суточные работникам начисляются в размере 50% от нормы.

Расчёты с подотчётным лицом отражаются в учёте в рублях путём пересчёта иностранной валюты в рубли в установленном порядке с выявлением курсовой разницы.

При перерасходе иностранной валюты против суммы аванса данная сумма может быть выдана командированному работнику в соответствующей иностранной валюте или в рублях в сумме, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчёта). При этом валюта и форма (наличная и безналичная) расчётов определяется организацией по договорённости с командированным работником.

При выдаче под отчёт командированному работнику чеков в бухгалтерском учёте делаются следующие записи:

Корреспонденция счетов по учёту расчётов с подотчётными лицами.

При наличии у командированного работника задолженности по авансу она может быть по соглашению с организацией погашена в соответствующей валюте или рублях к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчёта).

При этом в бухгалтерском учёте на эти суммы делаются записи: Д-т сч. 50, К-т сч. 71.

В течение срока командировки организация может дополнительно перевести командированному работнику иностранную валюту (продление срока командировки, увеличение суммы расходов) со своего специального валютного счёта на счёт командированного в банке-нерезиденте либо на счёт третьего лица в банке-нерезиденте в пользу командированного, либо в виде перевода до востребования в банк-нерезидент на имя командированного.

По окончании срока командировки неиспользованная по назначению сумма иностранной валюты должна быть переведена командированным работником в уполномоченный банк организации.

В случае приобретения командированным работником на командировочные денежные средства материальных ценностей они считаются использованные на личные нужды.

В противном случае работником (организацией) нарушается валютное законодательство в части наличия лицензии Банка России на эту операцию, а также уплаты таможенных платежей на границе (оформление паспортной сделки, грузовой таможенной декларации).

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, на оплату работ, услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

• 1. наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;
• 2. платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчётов наличными между юридическими лицами, — 100 000 рублей;
• 3. лимит устанавливается на один платёж, под которым понимается платёж по одному документу или платёж в один день по нескольким документам;
• 4. платежи должны вноситься в кассу организации-продавца;
• 5. при покупке товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон;
• 6. при покупке у физического лица сделки оформляется договором купли-продажи, который содержит данных физического лица-продавца товара;
• 7. при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительства продавца, наименование продуктов и т. п.).

Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведённого платежа.

Таким образом, задачей организации учёта расчётов подотчётными лицами является контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

Исследуя заданную тему, мы рассмотрели нормативно-правовое регулирование расчётов с подотчётными лицами, а также представили основные нормативные документы, регламентирующие расчёты с подотчётными лицами.