Аспекты расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие цели:

• — установление партнёрских отношений с другими организациями в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;
• — обеспечение работоспособности организации;
• — приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.

Задачами организации учёта расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на:

• 1) командировочные расходы;
• 2) хозяйственно-операционные нужды;
• 3) представительские расходы;
• 4) расходы экспедиций, геологоразведочных партий;
• 5) расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном.

При выдаче денежных средств организация обязана:

a) определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдаётся;

b) получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

c) выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам;

d) запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;

e) определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включён в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.