Ведение трудовых книжек

Управление ведет трудовые книжки лиц, замещающих государственные должности, и гражданских служащих.

Трудовая книжка в Российской Федерации была введена 15 января 1939 года. Это один из важнейших личных документов гражданина нашей страны, подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В нашей стране с 1 января 2004 года введен новый образец трудовой книжки (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках» № 225). Причем имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца действительны и обмену на новые не подлежат. Министерство труда и социального развития России разработало и утвердило Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Данный документ — нормативный правовой акт, носящий межведомственный характер, являющийся обязательным для исполнения всеми организациями и должностными лицами.

По записям в трудовой книжке можно:

• — определить характер выполняемой человеком работы, общий и непрерывный трудовой стаж;
• — получить сведения, подтверждающие право сотрудника на льготы и преимущества при назначении пенсий и пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок, окладов;
• — узнать причины переводов на другую работу и увольнений. Пономарева Н. Г. Оформление трудовой книжки и внесение записей в нее// Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия». 2006. № 4, С.34

В Управлении определено ответственное лицо за ведение, заполнение и организацию хранения трудовых книжек. В своей работе оно руководствуется постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этих нормативных документах прописаны правила по заполнению, ведению и хранению трудовых книжек. Предлагаю рассмотреть некоторые из этих правил.

Прежде всего обратим внимание на важное требование о том, что записи надо вести «аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких либо сокращений. Например, не допускается писать „пр.“ вместо „приказ“, „расп.“ вместо „распоряжение“, „пер“ вместо „переведен“ и .т.п.» Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Если человек, поступающий на государственную гражданскую службу только начинает трудовую деятельность, то в Управлении заводят на него трудовую книжку, и оформляют ее титульный лист. Именно эти сведения подтверждают принадлежность трудовой книжки его владельцу.

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Дата рождения записывается буквенно-цифровым способом. Кроме титульного листа, во всех разделах трудовой книжки дата записывается только цифрами.

Сведения об образовании, профессии, специальности записываются только на основании надлежаще заверенных документов: аттестата, удостоверения, диплома и т. п.

После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки, проставляема буквенно-цифровым способом, как и дата рождения.

Работник, на которого заводится трудовая книжка, на первой странице (титульный лист) своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать Управления.

При изменении фамилии, имени отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются аккуратно так, чтобы они легко читались, одной линией и записываются новые. Эти изменения производятся исключительно на основании представленных документов. Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью и печатью.

При изменении образования работника или получения новой профессии, специальности, записи, внесенные ранее на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность.

Рассмотрим правила заполнения разделов трудовой книжки. При приеме на работу запись в трудовой книжке начинается с записи названия организации (Администрация Губернатора Красноярского края, Правительство Красноярского края). Запись с названием организации не нумеруется, нумерация проставляется после нее на следующей строке.

Во второй графе указывается дата приема на работу (цифровым способом).

В третьей графе делается запись о назначении в структурное подразделение, наименование должности (назначен на должность государственной гражданской службы Красноярского края — секретаря руководителя управления кадров и государственной службы Губернатора Красноярского края).

В четвертую графу напротив каждой записи заносятся дата и номер распоряжения, согласно которому работник принят на работу (распоряжение от 18.08.2009 № 56-ра).

При увольнении в запись трудовую книжку переноситься также из распоряжения, в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации (освобожден от замещаемой должности и уволен с государственной гражданской службы Красноярского края пункт 3 части первой статьи 33 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Датой увольнения считается последний день работы, и именно в этот день специалисты Управления обязаны выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.

В разделах трудовой книжки со сведениями о работе и поощрениях нельзя делать исправления и зачеркивания. Все изменения вносятся в таком порядке: неправильная запись признается недействительной, для чего за соответствующим порядковым номером и датой в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производиться правильная запись.

Когда в трудовой книжке будут заполнены все страницы какого-либо раздела. В нее вшивается вкладыш, оформляемый по тем же правилам, что и трудовая книжка. На трудовой книжке ставиться штамп и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в Управлении ведутся:

• — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При увольнении работника он расписывается не только в карточке (форма № Т-2), но и в книге учета движения трудовых книжек.

Не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся в течении двух в Управлении, а затем передаются в архив по личному составу. Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Постановление Правительства Российской Федерации от 10.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».