Электронная почта. 
Этика деловых отношений

Электронная почта (E-mail) — способ моментальной передачи информации. При передаче информации с помощью этого средства связи нужно следить за тем, чтобы сообщение нс содержало информации, не предназначенной для чужих глаз, максимально соответствовало форме печатных документов и было кратким. Существующая модель электронной почты предполагает два концептуальных уровня обработки сообщений. Отправитель (или источник) создает электронное сообщение и передает его на первый уровень обработки агенту-пользователю, который от имени отправителя передает его на второй уровень транспортному агенту.

Последний передает сообщение транспортному агенту следующего почтового сервера и т. д., пока оно не попадет транспортному агенту адресата. Полученное сообщение передается агенту-пользователю получателя для хранения. Получатель может обратиться к агенту-отправителю для того, чтобы прочитать сообщение, сохранить или ответить на него.

Сообщения, принимаемые транспортным агентом, имеют специальный формат, детали которого зависят от особенностей почтового протокола. При обмене сообщениями формат должен быть известен всем агентам.

Современные формы деловой переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии. Именно там зародились основные правила этикета составления корреспонденции. Эпистолярный жанр был очень популярен в XIX — начале XX в., до появления других форм корреспонденции.

Электронная почта — эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. Она позволяет передавать и получать различные сообщения персонифицированного характера и иметь доступ к «Доске объявлений» или «Телеконференции»: сетевым новостям о коммерческих предложениях, базам данных и т. п. Деловой человек, находящийся в пути, может подключить свой персональный компьютер к сети и выбрать необходимую ему информацию из стационарного компьютера в собственном офисе или получить текущие биржевые котировки. Сегодня многие официальные документы, включая «Правила» и «Конвенции» ООН, признают юридический статус сообщений, полученных посредством электронной почты.

В России за советское время культура составления личных и деловых писем была утрачена. Нормальную деловую переписку часто заменяли циркуляры или письма без строгой формы, в то время как за рубежом формальным сторонам деловой и личной корреспонденции по-прежнему уделялось большое внимание. Чтобы не упасть в грязь лицом и не испортить по неведению хороших взаимоотношений с иностранными партнерами, обязательно нужно соблюдать этикет переписки. Безусловно, сейчас значительная часть информации передается с использованием электронных средств связи, но любому человеку всегда приятно получить написанные рукой друга письма, различного рода открытки, красиво выполненные приглашения. Соблюдение правил переписки добавит дополнительные плюсы как к деловому, так и личному имиджу.

Письменная корреспонденция: стильно и современно

Корреспонденция, адресованная клиентам, должна быть краткой, конкретной и позитивной. Однако в деловом письме все же не всем удается выбрать правильную интонацию. В профессиональной деятельности мы должны уяснить, что неудачно составленные письма могут подрывать имидж фирмы. Вас будут лучше воспринимать, если вы будете следовать определенным правилам. Даже в случае если неудачные формулировки или небрежности в содержании были непреднамеренными, вне зависимости от этого данные оплошности могут негативно повлиять на отношения с адресатом.

Поэтому является крайне важным наладить на предприятии единый, ориентированный на клиентов и сервис стандарт письменной корреспонденции. Тот, кто обращает внимание и следит за внешними формами, оставляет серьезное впечатление и воспринимается как профессионал.