Международные письма. 
Современное деловое письмо

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам.

Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатают на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит № 1).

Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например: «Фракт судов», «Организация туров», «Продажа недвижимости», «Научные разработки», и т. д.

Под наименованием фирмы или на правом поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый, телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит № 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит № 3) может быть цифровой, буквенный или буквенно-цифровой, например:

• — Reference: 101;
• — Ref: MS;
• — Ref: MS101;
• — Ref: MSАР101;
• — Ref — ссылка;
• — MS — инициалы автора;
• — АР — инициалы секретаря или исполнителя;
• — 101 — порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите № 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например:

Our ref: 12.

Дата (реквизит № 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления «th» к числу) например:

17 August 2007.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит № 5) состоит из расположенных построчно:

• — имени и фамилии получателя;
• — наименования компании;
• — номера дома, улицы;
• — города;
• — страны.

При написании адреса чаще всего используется открытая пунктуация, т. е., без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит № 6) пишут с новой строки, отступив от адреса 4 межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear».

В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

• — Dear Sir — если имя получателя не известно;
• — Dear Sir — если имя получательницы не известно;
• — Dear Mr Neit — господину, имя которого известно;
• — Dear Mrs Fella — обращение к замужней женщине;
• — Dear Miss Jones — обращение к незамужней женщине;
• — Dear Ms Morrison — к замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит № 7) указывается после вступительного обращения.

Заголовок обозначается:

• — RE — сокращение слова «regarding» (относительно);
• — In re — сокращение сочетания «In regarding» (касательно).

Заголовок подчеркивается.

Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона.

Текст (реквизит № 8) — может печататься от границы левого поля (современный вариант).

Также с отступом каждого абзаца с красной строки.

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма.

Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т. п.

Текст письма обычно не превышает 1 страницы.

Через 2 межстрочных интервала после текста указывается «Заключительная формула вежливости» (реквизит № 9).

Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr, Mrs, Miss, Ms, то заканчивается выражением: Sincerely your (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir, Sirs, Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

После «Заключительной формулы вежливости» делается не менее 5 интервалов для личной подписи автора (реквизит № 10).

Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке — должность лица, подписавшего документ.

Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Если к письму имеются приложения (реквизит № 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order № 34.

Или сокращением:

Encl: Contract № 11/Si 15. деловой служебный документ При направлении копий письма.

«Сarbon cory» или «сс» нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компаний, которым они отправлены (реквизит № 12).