Анализ предметной области

Производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс организации, в котором они используются однократно.

Основные задачи учёта материалов состоят в:

• · контроле за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения;
• · правильном и своевременном документировании всех операций по движению материальных ценностей; расчёте фактической себестоимости израсходованных ценностей и их остатков по местам хранения и статьям баланса;
• · систематическом контроле за соблюдением установленных норм, выявлении излишних и неиспользуемых материалов и их реализации.

Для правильной организации учета материальных ценностей в организации разработана номенклатура — систематизированный перечень наименований материалов, оборудования и других материалов, используемых на данной кафедре.

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.

Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или другим подразделениям своей организации.

Обработка информации учёта движения материалов основана на документах, в которых отражается информация по операциям прихода и расхода. Для получения всех необходимых результатных показателей применяются первичные документы. Учёт прихода материалов оформляется таким первичными документами, как номенклатура, акт о приемке материалов, накладная.

В качестве объекта исследования рассматривается структурное подразделение (кафедра) высшего учебного заведения ФГБОУ ВПО БрГУ.

В соответствии с должностными инструкциями учебно-воспитательного персонала функциями заведующего лабораторией структурного подразделения являются:

• 1. Обеспечение материально-технического снабжения структурного подразделения;
• 2. Определение потребности в необходимых материально-технических средствах;
• 3. Периодическая инвентаризация и списание по актам неисправного и морально устаревшего оборудование;
• 4. Организация проведения и ведение учета приема-сдачи материально-технических средств:
• 5. Организация проведения ремонта оборудования:
• 6. Составление заказов на комплектующие;
• 7. Осуществление контроля за состоянием лабораторного оборудования и принятие мер по устранению недостатков.

Входные и выходные документы, составляющие исследуемую предметную область, представляют собой типовые формы документов, а печатном и электронном виде:

• 1. Инвентаризационная опись;
• 2. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;
• 3. Заявка/акт на ремонт и техническое обслуживание электронной аппаратуры.

Указанные документы приведены в Приложении Б.

Задачи разрабатываемой ИС является автоматизация указанных функций и процессов управления и документооборота, в том числе:

• 1. Ведение автоматизированного учета документов (акты инвентаризации, описи, передачи, получение расходных материалов, ремонта);
• 2. Поддержка архива документов

При перемещении материалов от одного подразделения к другому оформляется накладная на внутреннее перемещение материалов.

При поломке оборудования составляется заявка на ремонт и техническое обслуживание.

Документ заявка/акт является сопроводительным документом и поступает от кафедры, которая предоставляет оборудование на ремонт. Заявка/акт применяется для оформления поступившего на ремонт оборудования. Требование на материалы, необходимые в процессе выполнения работ выписываются бригадами, которые ремонтируют данное оборудование.

Накладные на внутреннее перемещение материалов выписываются материально ответственным лицом.

На основе данных входных документов оформляются выходные документы, необходимые для бухгалтерского учета материалов.

Основное целевое назначение выходных документов по учёту движения материалов — отразить информацию, позволяющую контролировать сохранность материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации и получать точные данные о поступлении и отпуске этих материалов, а также об их остатках.