Схема документооборота. 
Информационная система подготовки и проведения выборов муниципальными органами власти

Рассмотрение потоков документации при работе системы поддержки выборов в органы власти различных уровней позволяет выделить три группы документов (рис. 1.1):

• 1. входящие документы;
• 2. документы внутреннего обращения;
• 3. исходящие документы.

Рис. 1.1. Схема документооборота

Входящие документы представляют собой решения суда, карточки регистрации местожительства граждан, карточки воинского учета, свидетельства о рождении, свидетельства о смерти, карточки учета осужденных, а так же данные о явке на избирательные участки во время предыдущих выборов. Все эти документы представляются на бумажных носителях в виде копий оригиналов либо выписок из соответствующих реестров или книг регистрации. Данные о явке избирателей представляются в виде списка избирателей, в котором зафиксированы сведения об избирателях и факт получения избирателем бюллетеня для голосования. Входящие документы после создания системы принципиально не претерпят изменений. Возможно будет лишь их копирование и хранение в электронном виде.

Документация внутреннего обращения в настоящее время представлена реестром данных об избирателях, данными для формирования списков, приглашений, избирательных бюллетеней, а так же выборками данных для последующего анализа. После внедрения системы все данные будут храниться в базах данных, а необходимые выборки будут формироваться с использованием SQLзапросов и представляться в электронном виде отдельными таблицами либо базами данных.

Исходящие документы представляют собой списки избирателей, приглашения на выборы, бюллетени для проведения голосования, а так же рекомендации органам муниципальной власти с мероприятиями призванными повысить явку избирателей на участки. Рекомендации могут предоставляться в электронном виде, заверяться цифровой подписью и передаваться с помощью доступных цифровых каналов. Остальные документы представляются на бумажных носителях.