Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации
Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации; Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив. Динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть… Читать ещё >
Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
подсчета количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный государственный учет документов — это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета — регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
унификации учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;
полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
единица хранения;
отдельный обособленный документ.
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.