Работа администратора на этапах создания и функционирования информационных систем

Администратор информационной системы начинает свою работу еще на этапе ее проектирования и внедрения. Он принимает участие в разработке и оценке требований к информационной системе, выборе И С и, если необходимо, базы данных. Как правило, после внедрения информационной системы в промышленную эксплуатацию требования корректируются и уточняются (это обусловливается изменением в бизнес-окружении, изменением политики компании, заменой бизнес-процессов и т. п.), что может потребовать доработки ИС. Изменения могут коснуться не только приложения, но и структуры данных.

Для того чтобы иметь возможность проводить единую политику внесения изменений в информационную систему, администратор должен реализовать возможность для пользователей документально фиксировать пожелания, а для всех сотрудников — принимать участие в обсуждении предложений. На основании анализа мнений сотрудников должно приниматься решение о включении предложений и пожеланий в техническое задание на доработку системы.

Важно!

При принятии решения на доработку администратор должен также оценивать влияние изменений на работу других пользователей и на работоспособность других функционалов системы.

Для сложных систем с большими базами данных иногда внесение изменений в код приложения или структуру базы данных приводит к неожиданным (не всегда положительным) последствиям. Поэтому администратор информационной системы должен быть готов к диагностике и устранению сбоев в работе системы. В некоторых случаях от внесенных изменений в код лучше оказаться, и поэтому информационную систему придется вернуть к тому состоянию, которое было до выполнения доработок.

В число обязанностей администратора входит ведение документации. Документироваться должны все доработки приложения и модификации структуры данных: какие модификации каким образом проводились, с какой целью, каким образом тестировались. Несмотря на тестирование приложения перед запуском в промышленную эксплуатацию, ошибки могут проявиться не сразу, а через продолжительный промежуток времени. Без документов о проведенных доработках понять причину неправильной работы информационной системы очень сложно, а иногда и невозможно.

Пример из практики

В информационной системе в результате доработки нескольких отчетов потребовалось изменить один из индексов. Доработка была произведена, измененные отчеты были оггесгированы и запущены в промышленную эксплуатацию. Через три месяца эксплуатации информационной системы был сформирован один из старых отчетов, который доработке не подвергался (аналитический отчет, формируемый один раз в квартал). Менеджер, формировавший отчет, заметил, что в нем учтены не все данные.

ИТ-специалисты из имеющейся документации поняли, что индекс, измененный три месяца назад, участвует и в формировании ошибочного отчета, и именно изменение этого индекса стало причиной неправильной работы отчета. В результате ошибка была локализована и устранена. Без документирования изменений поиск этой причины возникновения этой ошибки занял бы значительно больше времени.

Ведение документации — нудный и утомительный процесс. Тем не менее эти затраты всегда окупаются. Сейчас существует множество средств, позволяющих значительно облегчить эту работу администратора. К их числу можно отнести программы, которые позволяют хранить историю изменений файлов: StarTeam (фирмы Borland), Git (свободно распространяемая).

Еще одна причина, по которой тщательное документирование доработок информационной системы позволит значительно облегчить жизнь администратора, — это архивирование данных. Данные трехи пятилетней давности в информационной системе обычно не хранят, а помещают в архив и удаляют из информационной системы.

Предположим, маркетологам потребовалось проанализировать объемы продаж 5 лет назад. За этот период информационная система несколько раз подвергалась доработкам, а информационные системы могут быть чувствительны к изменению структуры данных. Следовательно, просто подняв данные из архива, система может либо не запуститься, либо начать работать неправильно. Имеющаяся документация о доработках системы подскажет, как нужно изменить структуру архивных данных, чтобы информационная система работала корректно и маркетологи смогли получить интересующую их информацию.

Возможна также ситуация, когда произошел сбой системы, а самая «свежая» копия базы данных была сделана полгода назад (эта ситуация при правильной организации резервного копирования никогда не должна возникнуть, но иногда такое все-таки случается). Администратор в этом случае должен привести структуру данных резервной копии к актуальному состоянию для информационной системы.

Кроме управления работой с данными, развитием функциональности информационной системы администратору необходимо ежедневно вести работу по поддержанию работоспособности информационной системы.

Администратор должен анализировать статистику по объемам данных, производительности системы. Все жалобы пользователей на медленную работу системы, долгий отклик системы на запросы, резкое увеличение времени получения отчетов, ошибки в отчетах должны фиксироваться и, но ним должны предприниматься действия, устраняющие причины их возникновения. Администратор должен составлять план внесения изменений в информационную систему, устраняющих выявленные ошибки, повышающих производительность работы системы. Такие планы должны своевременно реализовываться.

В обязанности администратора обычно входит мониторинг пользовательской активности при работе с информационной системой: какие группы пользователей были наиболее активны, какие данные активнее вводятся, какие данные наиболее часто подвержены корректировкам. Необходимо анализировать неудачные входы в систему, ошибки ввода данных и причины их возникновения. Администратор на основании отчетов или пожеланий пользователей может принять решение о доработке системы для ужесточения контроля на вводе данных; о добавлении новых ключей или индексов, обеспечивающих связь между группами данных; об изменении структуры данных, которое позволит блокировать ошибки пользователей.

Довольно часто разработчики выпускают обновления программного продукта или новые версии информационных систем. Администратор должен отслеживать их появление, анализировать на предмет применения новых возможностей в действующей информационной системе.

О новом функционале администратору следует информировать специалистов в предметной области и на основе обсуждения принимать совместные решения об установке новых релизов информационных систем. После установки обновлений администратор должен научить пользователей, как использовать установленные новшества.

Кроме перечисленных функций в обязанности администратора может входить модификация и настройка информационной системы вследствие обновления операционной системы или веб-браузера.

В заключение сведем приведенные в этом параграфе обязанности в общий список. Администратор должен:

• • участвовать в составлении и оценке требований к информационной системе на этапе ее проектирования;
• • организовывать работу по сбору новых требований к системе в период ее эксплуатации;
• • оценивать влияние доработок системы на работу пользователей разных подразделений компании, а также на работоспособность других функционалов системы;
• • организовывать форумы по обсуждению новых требований к информационной системе;
• • оперативно реагировать и устранять проблемы, если они возникли после внедрения доработок системы;
• • вести документацию, описывающую историю доработок информационной системы;
• • готовить отчеты о работе информационной системы;
• • рассматривать и реагировать на жалобы пользователей на работу системы;
• • оценивать необходимость модификации базы данных с целью поддержания высокой производительности системы;
• • оценивать и внедрять новые возможности информационной системы, поставляемые разработчиком ИС;
• • настраивать информационную систему и СУБД.

Контрольные вопросы и задания

• 1. Что такое параллельная обработка данных?
• 2. Объясните суть проблемы потерянного обновления.
• 3. Что такое явная и неявная блокировки?
• 4. Зачем нужны блокировки данных?
• 5. Когда возникает взаимная блокировка?
• 6. Что такое оптимистические и пессимистические блокировки?
• 7. Перечислите уровни изоляции транзакций.
• 8. Какие существуют типы курсоров?
• 9. Перечислите принципы обеспечения безопасности СУБД.
• 10. Какие существуют способы восстановления баз данных?
• 11. Зачем администратор должен документировать все доработки внедренной в эксплуатацию информационной системы?