Режимы хранения документов
Световой режим Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны приводиться при ограниченных или технически необходимых уровнях освещения. Уровень освещения в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20−50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс). Перед передачей… Читать ещё >
Режимы хранения документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Световой режим Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны приводиться при ограниченных или технически необходимых уровнях освещения.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным.
Естественное освещения в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещения в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20−50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).
Температурно — влажностный режим В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно — влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов — температура 17−19 С, относительная влажность воздуха 50−55%; для пленочных материалов — черно-белых (15 С и 40−55%) и цветных (2−5 С и 50−65%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 15−20%.
Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80−90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
Температурно — влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях хранения — ежедневно.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Перед передачей в ведомственный архив дела постоянного и временного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).