Управление финансами. 
Менеджмент в индустрии гостеприимства

Планирование и составление бюджета

Полный цикл планирования — это процесс, где долгосрочные цели определяют краткосрочное поведение и действия компании и ее сотрудников для достижения общей цели.

Цикл планирования демонстрируется на рис. 5.1.

Каждый сотрудник компании индустрии гостеприимства имеет свои собственные нужды, амбиции и стремления, однако компания в целом направляет и интегрирует их требования именно на общие цели. С другой стороны, организация не может успешно функционировать или быть управляемой, пока ее действия не направлены на удовлетворение потребностей отдельных ее членов.

При составлении стратегического плана компании индустрии гостеприимства за рубежом исходят из проведения двух разных, но взаимосвязанных аудитов:

Рис. 5.1. Цикл планирования и составления бюджета

• 1. Аудита внешних воздействий.
• 2. Аудита внутренних ресурсов.

Что касается производства продукта или услуг, то оно должно базироваться на приемлемых внешних воздействиях и на доступных ресурсах. В индустрии гостеприимства к внешним факторам часто относят:

• 1. Правительственную политику — ослабление контроля на границе и снижение пошлин на импортные товары.
• 2. Демографию — увеличение количества физически активных людей среднего возраста и молодежи, которые предпочитают отдыхать по относительно дешевым путевкам.
• 3. Конкуренцию — увеличение или снижение количества видов отелей или ресторанов на данном курорте.
• 4. Обменный курс — влияет на количество иностранных туристов и на уровень их расходов во время отпуска.
• 5. Социально-культурный фактор — увеличение значимости культурных традиций.

Все вышеуказанные факторы могут повлиять на стратегическое направление предприятия индустрии гостеприимства и могут повлиять на выпускаемую продукцию или услуги. Такой аудит проводят регулярно, так как внешние воздействия меняются непрерывно в зависимости от политических, экономических, технологических и социальных изменений. Однако организация бизнеса и его развитие в этих условиях зависят от доступных ресурсов. Поэтому компании проводят аудит своих собственных ресурсов, которые включают:

• 1. Проверку физических объемов, т. е. размеров строений, количества оборудования, клиентов, которых можно разместить в отеле или ресторане, или количества необходимого продукта и др.
• 2. Проверку финансовых ресурсов. Выявление мест, где можно добыть требуемые ресурсы для строительства необходимого гостиничного комплекса, а затем и определение периода его эффективной эксплуатации.
• 3. Проверка человеческих ресурсов. Выяснение достаточного количества работников для выполнения необходимой работы и их профессиональных качеств.

Сравнивая внешние воздействия и ресурсные ограничения, можно составить стратегический план. Но нужно бывает проводить еще и тщательный подбор стратегических планов, которые бы отвечали основным стратегиям:

наибольшему производству того, что хочет клиент в качественном смысле;

более целенаправленному использованию ресурсов; удовлетворению потребностей более узкого сегмента рынка;

производству услуг и продуктов с использованием минимального количества ресурсов.

После составления стратегического плана комитет планирования бюджета компании с помощью сбора информации из разных источников составляет детализированную форму финансовых рычагов в краткосрочный период, а именно: бюджет продаж, бюджет дебиторов, бюджет акций, бюджет кредиторов, бюджет расходов капитала, бюджет оборотных средств, которые комбинируются в так называемый консолидированный бюджет, последний связывает их в единое целое, осуществляет прогноз прибыли и потерь, а также прогноз баланса.

Таким образом, компания планирует количество своих доходов и затрат, а также активы и долги, которые будут у нее в конце расчетного периода.

Далее цикл планирования продолжается сравнением текущих результатов с прогнозируемыми для выявления существующих расхождений между ними. Для того чтобы придерживаться годового плана, компании выявляют расхождения ежемесячно. Если после составления бюджета выясняется, что целевая годовая прибыль недостижима, то применяются адекватные меры по корректировке ее с привлечением менеджеров разных департаментов. В противном случае отказываются от годового плана.

Планирование и составление бюджета — это комплексный процесс, так как составляются много разных бюджетов разными департаментами компании для дальнейшего интегрирования. В этой связи существует проблема сбора всей требуемой информации и ее сведения в единое целое в требуемый период времени. Для плана и бюджета важным является его надежность, основательность и достижимость. Поэтому составление бюджета — это процесс согласования вопреки амбициям и опасениям сотрудников и результат процесса субъективного составления баланса, где конфликт между частными и корпоративными интересами должен быть минимизирован.