3.3 Снятие документа с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

• — краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
• — отметку «В дело»;
• — номер дела, в котором будет храниться документ;
• — дату;
• — подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки. Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

3.4 Направление исполненного документа в дело

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов. Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение. Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель — руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины. Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т. д. Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

3.5 Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

• — общее количество документов на исполнении;
• — количество исполненных документов в срок (%);
• — количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
• — причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.