Направления совершенствования внутрихозяйственного контроля за расчетами с подотчетными лицами

Совершенствование системы внутреннего контроля — это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания и развития; рационализация ее отдельных сторон, контроль и выявление «узких мест» на основе непрерывной оценки соответствия системы контроля внутренним и внешним условиям функционирования организации. В каждой отдельно взятой организации можно по-своему рационализировать систему внутреннего контроля исходя из внутренних и внешних условий и степени ее развития (эффективности). Но существуют общие закономерности и методы повышения эффективности функционирования системы внутреннего контроля, подходящие для большинства средних и крупных коммерческих организаций. Реализация предложенных направлений совершенствования внутреннего контроля должна обеспечить как снижение возможности злоупотреблений должностных лиц и сохранность имущества организации, так и совершенствование, упрощение и снижение трудоемкости контрольной работы, что повысит эффективность функционирования системы внутреннего контроля.

Отличительными чертами операций по расчетам с подотчетными лицами являются их исключительная трудоемкость (расчеты должны проводиться по каждому работнику), стандартность выполняемых операций (командировочные, представительские расходы не должны превышать установленные нормы), а также абсолютная безошибочность вычислительных операций. Все это невозможно без компьютеризации.

В настоящее время на данном предприятии применяется программа «1С: Предприятие». В комплексе автоматизации и учета расчетов с подотчетными лицами очень удобно представлен интерфейс работы с первичными документами, такими как авансовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера и др.

«1С: Предприятие» значительно облегчает и ускоряет работу бухгалтера по учету расчетов с подотчетными лицами. Так же наиболее развита сеть распространения и технической поддержки фирмы 1С, т. е. налицо все преимущества более полного использования этой программы во всех видах бухгалтерского учета.

Результаты проведенного исследования организации учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Торгодежда» показали, что целом состояние учета можно оценить как удовлетворительное.

Преимуществом ведения учета расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Торгодежда» является его соответствие нормативным документам по бухгалтерскому учету, положениям, а также ведение учета в комплексной программе «1С: Предприятие», где аналитический учет ведется по каждому контрагенту. Однако стоит отметить и существенные недостатки.

Одним из недостатков ведения бухгалтерского учета на изучаемом предприятии является то, что на предприятии не определен круг лиц сотрудников, которые входят в круг подотчетных лиц. Этот перечень должен утверждаться приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю — купить бензин, секретарю — отправить почту, командированному — заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Так как на ОАО «Торгодежда» нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

В учетной политике ОАО «Торгодежда» не предусмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Поэтому руководству предприятия необходимо внести поправки и изменения в учетную политику, которая будет принята на следующий год.