Системный поход в исследовании управления

• Введение
• 1. Состав стадий и этапов исследования систем управления
• 1.1 Общие положения
• 1.2 Состав стадий и этапов
• 2. Состав и особенности работ на основных этапах исследования систем управления
• 2.1 Состав работ на основных стадиях и этапах исследования
• 2.2 Содержание исследовательских работ на подготовительной стадии
• 2.3 Порядок проведения исследований по созданию продукции на подготовительной стадии
• 2.4 Содержание работ на исследовательско-проектной стадии
• 2.5 Примерный состав и порядок проведения работ по созданию продукции на исследовательско-проектной стадии
• 2.6 Состав работ на стадии реализации (внедрения)
• 3. Методология исследования систем управления
• 3.1 Этапы исследования систем при использовании различных методологических подходов
• 3.2 Методы исследования систем управления
• Заключение
• Глоссарий
• Список используемых источников
• Список сокращений
• Приложения

Система управления — это совокупность взаимосвязанных элементов (целей, функций, организационных структур управления, методов управления, кадров управления и др.) и субподсистем управляющей подсистемы, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе воздействия на объекты управления (управляемую подсистему) для достижения главной, основных и других целей системы. Система характеризуется целостностью и упорядоченностью элементов и подсистем, отражающих особенности объекта управления.

Системы управления по своему предназначению направлены на обеспечение высокой эффективности, достижение целей и решение конкретных задач организации. По вопросам определения и оценки эффективности, как исследования системного управления, так и производства известны различные методические подходы. При этом все они на первом этапе учитывали, в основном, только экономические последствия управленческих решений и их результатов. На таком подходе базировались практически все традиционные методики (их условно можно отнести к первому поколению).

Однако, начиная примерно с пятидесятых — шестидесятых годов, ученые и практики пришли к выводу о необходимости учета, помимо экономического эффекта, сначала социальных, а затем и экологических последствий. На устранение их воздействий в расчетах стали учитывать дополнительные затраты. При невозможности полностью ликвидировать последствия в расчеты закладывали затраты на их компенсацию. Именно этот подход суммирования всех затрат и компенсаций на социальные и экологические последствия был положен в модернизированные методики определения эффективности (второго поколения).

Эффективность деятельности организаций, компаний, холдингов, народного хозяйства в целом в значительной степени зависит от исследования создаваемых систем управления, их рационального построения и необходимых при этом инвестиций. Потребность в инвестициях при создании современных систем управления всегда велика, а имеющиеся в наличии инвестиционные ресурсы всегда ограничены. В связи с этим на практике перед руководством организаций всегда стоит задача выбора наиболее эффективного варианта реализаций инвестиций в системы управления.

Объективно существующие процессы создания систем управления обусловили последовательность изложения материала, начиная с определения таких категорий как «система», «управление», «система управления», «автоматизированные информационные системы управления», и заканчивая оценкой эффективности инвестиционных проектов, связанных с автоматизацией производства и управления.

Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают «по старинке» и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование (в качестве примера таких можно назвать лабораторию по совершенствованию хозяйственного механизма или отдел экономических исследований). Это можно объяснить такими причинами, как:

— недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе;

— отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности;

— низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления.

Поэтому проблема разработка методики, изучения стадий и этапов исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики России в целом на современном этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций. Именно поэтому данная тема является актуальной в современных условиях.

В своих работах известные менеджеры, экономисты Глущенко В. В., Глущенко И. И., Максимцов М. М. Мишин В.М., Мухин В. И., Мыльник В. В. и др. рассмотрели проблему разработки методик, изучения стадий и этапов исследования систем управления. Хотя степень разработки методик исследования систем управления в новых современных социально-экономических остается недостаточной.

Целью исследования, проведенного в курсовой работе — определить эффективность исследовательских работ на всех стадиях и этапах исследования систем управления. Задачи, решаемые при проведении исследования, состоят в изучении и рассмотрении существующих стадий и работ, проводимых на всех этапах исследования систем управления с использованием различных методологических подходов. В процессе подготовки работы были изучены и проанализированы соответствующая научная литература и отечественная и зарубежная практика.

Практическое значение исследования состоит в том, чтобы минимизировать риски и ущербы, а также своевременно повышать эффективность деятельности предприниматель и менеджер должны постоянно исследовать и совершенствовать систему управления бизнесом.

1. Состав стадий и этапов исследования систем управления

1.1 Общие положения

Весь процесс исследования СУ можно сгруппировать в стадии, а стадии — в этапы. При этом все они во многом остаются типовыми и идентичными. Их конкретный перечень зависит от цели и вида исследования, характера, содержания и специфики объекта.

При подходе к прикладным исследованиям как к работам, завершающимся не формулировкой результатов, а внедрением (реализацией), все стадии и этапы исследования СУ можно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Свое развитие оргпроектирование начало от технического проектирования. Однако наряду с общими чертами (особенно в процедурном отношении) тот и другой вид проектирования имеет свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Главное их различие заключается в объектах проектирования: оргпроектирование охватывает не детали, узлы и комплексы технических устройств, а такие элементы, как управленческие и производственные функции, производственные и оргструктуры. технология управления, трудовые процессы, методы, информация и т. п.

Проектирование включает практически все стороны работы и отношений в организации, что дает возможность реализовать системный подход при организации и совершенствовании любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, оргпроектирование представляет собой специальный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом па основе новых результатов с целью повышения эффективности их функционирования.

Для того чтобы исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. Это является одной из важнейших задач менеджмента организаций. Организации, имеющие относительно эффективно действующие СУ, располагают более основательной базой для их исследования и дальнейшего совершенствования. Вместе с тем исследование этих систем требует от менеджеров творческого и вдумчивого подхода, глубоких знаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по рационально разработанным проектам исследовательского характера, являются, как правило, эффективно действующим инструментом системного менеджмента.

Оргпроектирование как инструмент исследования СУ хорошо зарекомендовало себя в последние десятилетия. При этом практика подтвердила объективную необходимость использования системного подхода в оргпроектировании, определяемую рыночными отношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, технологии производства и других элементов систем.

1.2 Состав стадий и этапов

В процессе исследования СУ (с учетом работ по проектированию и реализации) можно выделить укрупненные последовательные стадии работ: подготовительную, исследовательско-проектную, реализации (внедрения) и совершенствования, включающие ряд соответствующих этапов (рис. 1). В случаях, предусматривающих внедрение результатов исследований, то есть включающих выполнение работ по проектированию систем и реализации всех проектных решений, можно подготовительную стадию называть предпроектной.

Следует отметить, что при использовании системного вида прикладного исследования систем управления содержание и последовательность проведения работ заслуживают пристального внимания. Так, на рис. 2 приведена принципиальная схема проведения системного прикладного исследования подсистемы (системы) управления социальной организационно-экономической системы предприятия.

Рис. 1. Укрупненный состав стадий и этапов прикладного исследования систем управления Рис. 2. Принципиальная схема проведения системного прикладного исследования подсистемы (системы) управления социальной организационно-экономической системы предприятия

2. Состав и особенности работ на основных этапах исследования систем управления

2.1 Состав работ на основных стадиях и этапах исследования

Любое исследование на основе системного анализа в общем плане включает совокупность следующих последовательно выполняемых работ:

— определение объекта исследования;

— постановка целей, задач и определение критериев их достижения;

— определение «границ» внутренней и внешней среды и осуществление структуризации исследуемой системы;

— разработка экономико-математической модели (параметризация, установление зависимостей между параметрами, моделирование) системы;

— исследование модели системы;

— сбор, обработка, анализ информации и обобщение результатов;

— проверка обоснованности результатов исследования;

— окончательная формулировка результатов исследования.

В ряде источников для общего случая исследований рекомендуется проводить следующие этапы:

— постановка целей и задач;

— предварительный анализ имеющейся информации, условий и методов решения;

— формулировка исходных гипотез;

— планирование и организация экспериментов;

— проведение эксперимента;

— анализ и обобщение полученных результатов;

— проверка исходных гипотез на основе полученных фактов;

— окончательная формулировка новых фактов и законов, обоснований, научных прогнозов и т. д.

Приведенные составы работ во многом идентичны. Однако их конкретный перечень зависит от цели и вида проводимого исследования, характера, содержания и специфики исследуемого объекта. СУ, для которых исследования носят прикладной характер (такие исследования составляют подавляющее большинство всех исследовательских работ управляющих подсистем организаций), предназначаются для использования или функционируют в основном в условиях:

— действующих организаций, где систему требуется преобразовать или систематически совершенствовать;

— формирования новой организации из числа действующих при их укрупнении или разукрупнении;

— строительства новой организации, когда необходимо создать совершенно новую систему.

Могут быть и иные условия (например, при реконструкции организации, изменении производственного профиля и т. п.), но вес они являются частными случаями предыдущих условий.

При подходе к прикладным исследованиям как к работам, завершающимся не формулировкой результатов (как это предусмотрено составом работ классического исследования), а их внедрением (реализацией), все стадии и этапы исследования СУ целесообразно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Конкретный состав этапов работ каждой из стадий исследования систем во многом зависит от тех условий, в которых они осуществляются. Вместе с тем для общего случая исследования СУ целесообразно выполнение следующих работ, представленных в таблице (Приложение А).

2.2 Содержание исследовательских работ на подготовительной стадии

Подготовительную стадию исследования СУ в случаях, предусматривающих внедрение его результатов, т. е. включающих выполнение работ по проектированию систем и реализации всех проектных решений, не без оснований можно называть предпроектной. Это наиболее значимая стадия создания подобных систем.

Применительно к СУ, использующим принципы системного управления, необходимо учитывать многие особенности этой стадии, что требует выработки соответствующих методических положений по ее проведению. Как показывает имеющийся опыт, в большинстве случаев основными здесь являются этапы, связанные с проведением диагностики, детального анализа действующих на предприятии систем и разработкой ТЗ на создание проекта такого вида систем. Это наиболее трудоемкая часть всей работы.

От глубины проведения анализа, обоснованности выводов и правильности заложенных в ТЗ решений во многом изначально зависит эффективность всего исследовательского проекта прикладного характера.

Перед подготовкой и изданием приказа о проведении исследования СУ целесообразно провести предварительные работы, обосновывающие необходимость выполнения таких исследовательских работ. Достаточной объективностью на первом этапе работ, исключительно малой трудоемкостью и простотой отмечается обоснование, базирующееся на экспресс-опросе (ответах) менеджерского состава предприятия.

Анкетирование наиболее часто используется в практике исследований, так как оно позволяет с меньшими трудозатратами собрать мнения и точки зрения опрашиваемых. Очень важно при анкетировании правильно, просто и однозначно, кратко и в то же время с необходимой полнотой сформулировать вопросы в анкетах.

Обычно процесс разработки анкеты включает:

* определение формы и содержания обращения к опрашиваемому;

* выбор типа вопросов;

* формулирование вопросов;

* изложение необходимой для опрашиваемого информации;

* разработку формы анкеты.

Далее следует разработать шкалу диапазонов, позволяющих на основе числа положительных ответов на вопросы анкеты однозначно давать рекомендации о необходимости проведения прикладного исследования СУ. Объективность таких рекомендаций обеспечивается максимально искренними и правильными ответами.

Методически анкетный опрос предпочтительнее проводить в письменной форме.

По результатам опроса и полученным рекомендациям можно выявить основные проблемы и выяснить следует ли на данном предприятии проводить прикладное исследование СУ. По ответам на вопросы можно также определить положительные (сильные) и отрицательные («узкие») места в СУ, а также установить некоторые причины негативных сторон системы, обусловивших низкий уровень управления.

Разработка и содержание программы исследования СУ во многом определяется моделью системы. Однако независимо от модели при составлении программы следует предпочесть системный подход. Это обусловливает необходимость формирования перед составлением программы, прежде всего целей исследования. Ключевым направлением всей программы при этом должны стать вопросы сравнительного анализа исследуемой СУ с современными требованиями управления. В программе в первую очередь должны быть предусмотрены вопросы анализа сравнительного соответствия элементов СУ предъявляемым к ним требованиям. В основном целью исследования должны стать определение не только негативных расхождений, но и поиск конкретных путей по их ликвидации и приведение СУ в соответствие с требованиями современных систем, целями и задачами, стоящими перед организацией.

При анализе, например, планируемых (нормируемых) показателей в программе можно предусмотреть использование таблиц определенного вида (таблица 1).

При системном подходе в программу следует также включать такие вопросы: сравнение качественных сторон элементов производственной системы (продукции, экономических результатов в области качества, производственных функций, производственной структуры и др.); сравнение элементов управляющей системы (элементов входа, общих и специальных функций управления качеством, оргструктуры, методов управления и др.). Наряду с указанным в программе необходимо также учитывать передовой опыт исследовательских работ аналогичных систем.

Таблица 1 — Матрица анализа выполнения плановых (нормируемых) показателей системы управления (вариант)

На подготовительной стадии по результатам детального анализа составляется отчет или аналитическая справка, где указываются:

— результаты сопоставления различных элементов;

— оценка эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания более совершенной СУ;

— предложения по совершенствованию действующей системы и преобразованию ее в современную СУ, удовлетворяющую современным требованиям управления и потребителей.

Разработку ТЗ на исследование СУ осуществляют на основе результатов анализа. В нем устанавливаются требования к СУ и порядку ее создания. Здесь также желательно предусмотреть такие разделы:

— основание для разработки проекта систем — на основании какого распорядительного документа или другого решения проводится исследование;

— цели проведения исследовательских и проектных работ системы;

— результаты исследования на подготовительной стадии — даются краткая характеристика предприятия и основные результаты проведенного анализа; отчет или аналитическая справка об анализе выносится в приложение к ТЗ;

— общие требования к построению СУ — формулируются принципы, правила построения и требования к системе в целом и ее отдельным подсистемам, элементам с учетом дополнений со стороны потребителя;

— сроки разработки проекта систем — с указанием сроков разработки проекта систем для каждого элемента и подсистемы и их очередности с указанием ответственных исполнителей-подразделений;

— требования (задания) к объектам исследования систем — указываются все необходимые конкретные разработки, изменения и дополнения к действующей СУ, в том числе целевые программы, обеспечивающие достижение целей проекта, а также проектные формы их представления, причем по каждой форме представления — проектируемому документу — дается дата начала и окончания работ, указывается исполнитель (требования-задания, например при системном подходе, целесообразно группировать обобщенно: сначала для построения СУ в целом и совершенствования элементов производственной системы, а затем для построения проектов каждой из подсистем, а к каждому заданию целесообразно, исходя из материалов анализа и имеющегося опыта у разработчиков ТЗ, давать предложения и рекомендации по их выполнению);

— объемы и источники финансирования всех работ;

— состав, содержание и организация работ по внедрению разработанных предложений — содержит перечень этапов и состав работ и мероприятий по подготовке и внедрению проектных документов, сроков выполнения, исполнителей, форм их завершения;

— технико-экономическое обоснование предложений — определяется величина экономического эффекта по условиям использования за установленный расчетный период времени на основе стоимостных оценок результатов и затрат на разработку и внедрение проекта;

— порядок приемки СУ — включает информацию о порядке приемо-сдаточных работ, предъявления потребителям, при необходимости аттестации и сертификации систем и т. п.;

— нормативно-технические и методические источники проектирования — определяются и перечисляются НТД и НМД и другая документация, справочные и авторитетные литературные источники, которые могут быть использованы для разработки проекта (в перечне могут указываться также проекты-аналоги подобных систем, типовые проекты, монографии и т. п.;

— перспектива продолжения работ — излагаются направления развития и совершенствования систем;

— приложения — перечень подразделений и должностных лиц, согласовывающих основные документы систем, отчет или аналитическая справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.

2.3 Порядок проведения исследований по созданию продукции на подготовительной стадии

При системном исследовании СУ промышленной организации заслуживает внимания порядок проведения научно-исследовательских работ на подготовительной стадии создания продукции, которая является результирующим элементом производственной подсистемы промышленной организации. Номенклатура продукции, которую изготавливают на предприятиях, очень широка и включает, как известно, изделия и продукты. Те и другие являются вещественным результатом научной и производственно-хозяйственной деятельности и предназначены для удовлетворения определенных потребностей. Естественно, что каждый вид продукции имеет свой жизненный цикл, который представляет собой совокупность взаимосвязанных последовательных процессов изменения состояния продукции, начиная от идеи исследования возможности создания продукции до прекращения эксплуатации или потребления.

В общем случае типовой жизненный цикл продукции подразделяется на ряд стадий, каждая из которых характеризуется спецификой работ и конечными результатами и может включать:

— исследование, проектирование и разработку продукции;

— изготовление продукции;

— обращение и реализацию продукции на рынке;

— использование продукции (эксплуатация или потребление, включая утилизацию или уничтожение).

Основная сущность подготовительной стадии исследований по созданию новой продукции — проведение такой НИР, которая бы была начальным этапом комплекса мероприятий по разработке, освоению (изготовлению) и реализации ее на рынке. Это делается в том случае, когда разработку продукции невозможно или нецелесообразно осуществлять без соответствующих исследований.

В этом случае подготовительные работы выполняют с целью получения соответствующими методами научного исследования объективных данных для составления ТЗ на новую или модернизированную продукцию и выявления наиболее эффективных путей проведения опытно-конструкторских (ОКР) и опытно-технологических работ (ОТР). Кроме того, эти работы должны служить основой создания новых веществ, материалов, оснастки и т. п., а также их проверки перед проведением ОТР.

Таким образом, применительно к подготовительной стадии в рамках НИР по созданию новой или модернизированной продукции следует выполнять примерно следующие работы:

— определение целей исследования (НИР);

— перспективные маркетинговые исследования;

— фундаментальные (при необходимости) и прогнозные исследования;

— анализ передовых достижений отечественных и зарубежных достижений науки и техники, результатов поисковых исследований.

— изучение патентной документации;

— анализ требований рынка и заказчика;

— выбор предварительных направлений исследования;

— прикладные маркетинговые исследования и нормирование требований к качеству продукции;

— проведение прикладных НИР;

— разработка ТЗ на проведение НИР по созданию продукции и оценка ее проектно-технического уровня;

— составление бизнес-плана разработки и производства новой продукции;

— привлечение инвестиций.

Одним из важнейших результатов этой стадии работ является разработка технического задания — документа, определяющего цель, содержание, порядок проведения работ, а также намечаемый способ реализации результатов исследований. В общем случае ТЗ на НИР по созданию новой или модернизированной продукции может включать следующие разделы (если нет особых требований заказчика):

— основание для проведения работ;

— цель и исходные данные;

— этапы работы;

— основные требования к выполнению работы;

— способ реализации результатов;

— перечень технической документации, предъявляемой, по окончании работ;

— порядок рассмотрения и приемки работы;

— технико-экономическое обоснование;

— приложения.

2.4 Содержание работ на исследовательско-проектной стадии

Естественным продолжением подготовительной стадии являются работы исследовательско-проектного характера и работы по реализации проектных решений непосредственно на предприятии. При этом исследовательско-проектная стадия включает этапы работ, направленных непосредственно на создание рабочих проектов СУ и ее подсистем. Рабочий проект каждой системы разрабатывается в соответствии с ТЗ и представляет собой комплект НТД, НМД и др. документации, необходимой для:

- создания, проведения приемо-сдаточных работ и реализации системы;

— достижения целей исследования системы;

— обеспечения дальнейшего нормального функционирования системы.

Предварительно перед проведением непосредственно проектных работ по составлению документации рабочих проектов систем, в соответствии с рекомендуемым в ТЗ перечнем, необходимо подобрать комплект НТД, НМД и другой литературы и документации по вопросам исследования и проектирования систем. Особенно полезными могут оказаться типовые проекты и образцы-аналоги подобных систем.

Среди всех этапов исследовательско-проектной стадии создания СУ основными, как правило, являются те, которые связаны с проведением исследований и разработкой проектной документации сначала технического, а затем и рабочего проектов.

Разработка ТП СУ для малых и средних предприятий может быть ограничена определением и выбором основных направлений исследований и проектирования системы.

Разработка РП (рабочей проектной документации) СУ может осуществляться в принципе в два подэтапа: на первом разрабатываются документы по СУ в целом, а на втором — документы непосредственно для подсистем системы в отдельности в соответствии с выбранной для каждой из них определенной моделью системы.

Одним из исходных документов проектирования рабочей документации и ее взаимоувязки могут служить матрицы распределения функций.

Результатом исследования и проектирования могут стать входящие в состав документации СУ целевые программы, которым должно быть уделено исключительное внимание. Такие программы представляют собой взаимоувязанные по срокам, ресурсам и соисполнителям соответствующие задания, а также комплекс реализующих их выполнение мероприятий, направленных на достижение одной из целей СУ.

Необходимо отметить, что целевые программы следует разрабатывать для различного уровня (от уровня предприятия до федерального включительно). Ранее в отечественной практике был накоплен некоторый опыт разработки программ «Качество» для регионов, отраслей и предприятий. Однако при этом не только не учитывались рыночные условия в отношении маркетинга, но и представлялся неполный состав мероприятий по достижению целей и решению задач. В частности, программы разрабатывались в целом для всей системы организации, а не для какой-либо одной из приоритетных целей системы; практически отсутствовали цели и задачи социального характера; не обеспечивалась взаимоувязка ресурсов и их достаточность; не раскрывался механизм реализации программы. Наряду с перечисленным, как показал анализ опыта разработки разделов «Обучение, подготовка и повышение квалификации» целевых программ «Качество», имелись также следующие типичные недостатки:

— не все плановые задания обеспечивались необходимыми ресурсами для подготовки, обучения и повышения квалификации как рабочих, так экономико-управленческих работников;

— во многих случаях не предусматривались мероприятия по повышению квалификации руководящих работников;

— не планировались подготовка специалистов-организаторов управления качеством продукции;

— мероприятия данного раздела слабо увязывались с аналогичными мероприятиями одноименных разделов других программ «Качество» ;

— при разработке программ недостаточно обоснованно прогнозировались потребности и квалификационный уровень руководящих и инженерно-технических работников;

— при оценке качества подготовки и повышения квалификации мало использовались количественные показатели;

— учебные планы и программы курсов, применявшиеся при подготовке и повышении квалификации, нередко во многом были оторваны от целей программ «Качество» и носили общий характер;

— методическое и профессиональное обеспечение учебного процесса при повышении квалификации часто имело низкий уровень качества;

— при разработке мероприятий недостаточно использовался передовой опыт разработки программ «Качество» ;

— среди всех разделов программ «Качество» разделу по обучению, подготовке и повышению квалификации по управлению качеством уделялось меньше всего внимания.

Для улучшения качества целевых программ их разработку следует осуществлять поэтапно, предусматривая: подготовку к разработке; определение целей, задач и заданий; разработку мероприятий программы.

Программа должна охватывать:

— цели и конкретные задания по их достижению и решению, взаимоувязанные по срокам, ресурсам и исполнителям на всех стадиях и этапах управления;

— разработку всех необходимых мероприятий и процедур их выполнения, обеспечивающих достижение целей и выполнение заданий программы.

При подготовке целевой программы следует использовать метод «дерево целей», важнейшими положениями построения которого являются:

1. Целевая программа — одна из первых и необходимых составляющих документации СУ, обеспечивающая развитие предприятия;

2. Каждая подцель программы должна быть описана не только словесно, но и обязательно количественно;

3. Подцели должны быть «связаны» временем, т. е. необходимо указывать как срок их достижения, так и промежуточные контрольные точки;

4. Для всех подцелей должны быть установлены коэффициенты их важности;

5. Процесс составления дерева целей — итерационный процесс;

6. Цели с низким коэффициентом важности следует исключать.

С учетом накопленного опыта и современных воззрений системного управления рекомендуется следующий состав разделов целевой программы.

1. Цели и задачи программы.

2. Задания и показатели программы (на всех стадиях жизненного цикла и уровнях управления).

3. Мероприятия по реализации заданий программы (включая комплекс социальных, организационных и др. мероприятий на всех стадиях жизненного цикла и уровнях управления, по всем элементам управляемой и управляющей подсистем).

4. Механизм реализации программы.

5. Материальное и финансовое обеспечение программы.

6. Оценка эффективности программы.

7. Организация управления реализацией программы и контроль над ходом ее выполнения.

По каждой программе целесообразно издавать соответствующий правовой документ: например, по федеральным программам — Указ Президента РФ или Постановление Правительства РФ; по целевым программам предприятия — приказ директора или другой подобный акт.

На каждую программу (при необходимости) следует составлять паспорт программы, включающий примерно следующие разделы:

1. Наименование программы;

2. Основание для разработки программы;

3. Заказчик;

4. Исполнители;

5. Соисполнители;

6. Сроки реализации;

7. Основные программные задания;

8. Цель программы;

9. Ожидаемые конечные результаты реализации программы.

10. Объемы и источники финансирования и материального обеспечения;

11. Контроль исполнения программы.

Повышение уровня качества продукции в стране в целом может быть достигнуто принятием государственных программ целевого характера. Аналогичные программы были реализованы в Японии. Другим примером может служить программа качества (EQP) ЕС.

Разработка и необходимость осуществления целевых программ по повышению уровня качества на федеральном уровне, по существу, определена принципами их подготовки и реализации. При этом необходимо предусматривать:

— решение приоритетной важнейшей задачи;

— согласование финансовых, материальных и трудовых ресурсов в целях их наиболее эффективного использования;

— комплексность и экономическая безопасность всех мероприятий;

— согласованность решений федеральных и региональных задач;

— достижение позитивного результата в установленные сроки.

Для внедрения каждого рабочего проектного документа целесообразно разрабатывать соответствующие конкретные мероприятия (научного, технического, экономического, организационно-методического, социально-психологического и другого характера). Окончательным документом по данному этапу работ может стать план мероприятий по реализации (внедрению) СУ. Указанный план формируется на основе суммирования мероприятий по каждому разработанному проектному документу. Сроки реализации необходимо четко увязывать с указанными в ТЗ на систему. Все планы мероприятий должны быть в установленном на предприятии порядке согласованы и утверждены.

На исследовательско-проектной стадии необходимо также осуществить комплексную оценку эффективности всех мероприятий, направленных на повышение и обеспечение конкурентоспособности. На данном этапе, по существу, уточняются расчеты ТЭО системы, проведенные на этапе составления ТЗ, но с учетом более конкретных исходных данных.

При положительных результатах оценки ожидаемой эффективности внедрения разработанных мероприятий по реализации каждой из систем проводится оформление их рабочих проектов. При этом в состав каждого рабочего проекта системы входят соответствующие документы.

1. Титульный лист рабочего проекта.

2. Ведомость документации рабочего проекта, представляющая собой перечень нормативно-технической, руководящей и методической документации (СТП, РД, положений, должностных инструкций, инструкций, методик, матриц, процедур, операционных карт, чертежей, программ и т. п.) с указанием даты утверждения каждого документа, сроков их введения и окончания действия. В перечень должны войти документы, утвержденные как в период проектирования, так и ранее, но необходимые для применения. Группировку документации следует проводить по структурно-системному признаку (по производственной системе, СУ в целом и каждой ее подсистеме), внутри каждой из систем или по функциональному, или стадиям жизненного цикла, или элементному, т. е. по элементам каждой системы с соблюдением иерархии документов (первым должен быть основополагающий документ, устанавливающий цель, назначение и основные положения общей группы документации по соответствующему элементу, а затем соответственно другие документы).

3. Сводный перечень используемых в документации рабочего проекта НТД, НМД и других документов. В него включаются все документы, на которые имеются ссылки в документации проекта. Непосредственное сосредоточение всех этих документов в проекте (наличие) можно признать не обязательным. Сводный перечень целесообразно группировать по признакам, принятым для ведомости документации рабочего проекта.

4. Комплект документации рабочего проекта, т. е. непосредственно подборка всей рабочей документации. Сюда включаются все документы, относящиеся к системе (утвержденные в процессе разработки и утвержденные ранее, но принятые к использованию без каких-либо доработок). Их комплектация может осуществляться по признакам, принятым для ведомости документации рабочего проекта.

5. План мероприятий по внедрению системы.

6. Расчет эффективности проектных мероприятий по внедрению системы.

7. Пояснительная записка к рабочему проекту, которая, как правило, должна содержать:

— основание для разработки рабочего проекта;

— цели и задачи его разработки;

— краткую характеристику хозяйственной деятельности предприятия;

— проектные решения и обоснования их принятия;

— состав рабочего проекта (в этом разделе указывается место проектных решений в соответствующих документах рабочего проекта);

— источники информации, использованные при разработке проекта (список использованной нормативной, справочной и другой литературы).

После оформления РП целесообразно организовать его рецензирование, а в необходимых случаях и экспертизу. Результаты объективного рецензирования или экспертизы могут существенно помочь в совершенствовании РП и улучшении его качества. Сведения о рецензиях (отзывах) и экспертизах рабочего проекта вместе с принятыми решениями по замечаниям рецензентов (экспертов) прилагаются к пояснительной записке РП системы.

2.5 Примерный состав и порядок проведения работ по созданию продукции на исследовательско-проектной стадии

Для новой или модернизированной продукции на данной стадии исследования характерны следующие виды работ (в их основе лежат положения ТЗ):

— сбор и анализ научно-технической литературы, НТД и НМД, эксплуатационной и другой информации об аналогах продукции, материалах и технологиях;

— изучение рынка и уточнение требований к продукции.

— проведение патентных исследований;

— составление аналитического обзора;

— разработка, формулирование, выбор и обоснование направлений решения поставленных в ТЗ задач и их оценка;

— оценка ориентировочной эффективности (экологической, социальной и экономической) и рисков создаваемой продукции;

— разработка гипотез и построение теоретических моделей продукции;

— разработка программы, план-графика и методики исследования и проектирования продукции;

— составление, промежуточного отчета и его рассмотрение (при необходимости);

— разработка технической документации (методики и документов для проведения эксперимента), подготовка экспериментальных моделей (макетов, экспериментальных образцов, испытательного оборудования), проведение проектных экспериментальных работ и обработка полученных данных;

— сопоставление результатов эксперимента с теоретическими исследованиями и корректировка теоретических моделей объекта;

— проведение дополнительных экспериментов (при необходимости);

— определение эффективности исследования;

— составление промежуточного отчета и его рассмотрение (при необходимости);

— обобщение результатов предыдущих работ;

— оценка полноты решения задач;

— проведение дополнительных исследований и работ по патентной защите и чистоте продукции (при необходимости);

— разработка рекомендаций по использованию результатов проведенных исследований;

— формулирование технических требований для технического задания на разработку продукции;

— изготовление и испытания опытного образца или опытной партии;

— оформление и направление в патентное ведомство заявок на получение патентов или свидетельств (при наличии решений, составляющих предмет соответственно изобретения или открытия);

— отбор целевых рынков (проводится параллельно с проектированием и разработкой продукции);

— разработка комплекса маркетинговых мероприятий по продвижению продукции на целевые рынки;

— доработка, проверка, корректировка и утверждение технической документации (в том числе получение сертификатов качества);

— маркетинговое и коммерческое тестирование продукции;

— изучение, анализ и использование опыта по созданию и эксплуатации экспериментальной продукции на всех стадиях ее жизненного цикла;

— корректировка и (или) модификация продукции и технической документации;

— оценка экологической, социальной и экономической эффективности (экологической, социальной и экономической) и рисков создаваемой продукции;

— составление отчета о проведенном исследовании;

— рассмотрение результатов проведенных исследований и приемка работы в целом.

Приведенный перечень в каждом конкретном случае может быть дополнен, некоторые позиции могут быть объединены или в обоснованных случаях отсутствовать. При этом следует учитывать, что комплексы маркетинговых мероприятий по продвижению продукции на рынки сбыта должны разрабатываться и реализовываться на каждой из стадий ее жизненного цикла.

2.6 Состав работ на стадии реализации (внедрения)

Заключительной стадией прикладного исследования системы является стадия реализации (внедрения) их результатов. От нее во многом зависит эффективность исследовательских работ и достижение целей каждой из систем.

Следует отметить, что анализ внедрения РП системы должен предусматривать сбор, обработку и изучение информации с использованием различных методов. При этом необходимо устанавливать соответствие уровня организации и реализации выполнения работ по внедрению целям и требованиям СУ. Нужно также осуществить комплексную оценку фактической эффективности всех реализованных мероприятий. Кроме того, результаты данных этапов служат первичным исходным материалом для дальнейшего совершенствования РП СУ. Одним из результатов функционирования системы может стать, например, получение сертификата на систему УК и каждый из видов выпускаемой продукции. Для этого в составе работ по реализации системы должна была быть предусмотрена подготовка соответствующего комплекта документации и выполнен определенный комплекс работ по организации проведения сертификационных работ на предприятии.

Совершенствование СУ может осуществляться за счет:

— улучшения функционирования всех элементов данной системы;

— проектирования новых элементов системы и соответствующей разработки и введения в действие новых документов (с включением их в состав рабочих проектов).

Включение новых элементов в СУ может осуществляться в связи с постановкой новых целей и задач системы, обусловливаемых изменением, например, спроса, потребностей, цен и ситуации на рынках сбыта. Одним из важнейших направлений совершенствования СУ российских предприятий в настоящее время выступает автоматизация процессов управления. Это направление может существенно повысить оперативность и качество управления, так необходимого при производстве и сбыте продукции в условиях рыночных отношений.

Следует отметить, что непереоценимое значение в условиях рыночных отношений приобретают вопросы исследования СУ в процессе их совершенствования. При этом порядок и последовательность работ по совершенствованию для упрощения понимания и реализации следует принять традиционным, т. е. они должны содержать практически тот же состав стадий, этапов и операций, что и при первичном формировании современных СУ. Наряду с адекватными формальными признаками преемственности проведение работ по совершенствованию и развитию систем обусловливает необходимость реализации тех же основополагающих принципов системного управления, что и при первоначальной разработке систем.

3. Методология исследования систем управления

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований. Раскроем эти характеристики.

Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции. Положение о подразделениях.

Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований.

Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т. е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

3.1 Этапы исследования систем при использовании различных методологических подходов

Любое исследование осуществляется в несколько этапов, последовательность которых можно выразить схемой (Приложении Б).

Рассмотрим эти этапы.

На первом этапе необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому. Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов.

Совершенно очевидно, что введение изменений, требующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений) и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т. д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций.

Еще одна большая группа внешних факторов, практически не поддающихся управлению менеджерам организации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т. д.

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

Таким образом, определить проблему — значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в системах и смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.

При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т. е. определить, какая из них главная, а какие — подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.

Определение цели связано с ограничением направлений и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определенной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы, представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некоторой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением нерешенных проблем в более общих системах.