Создание и внедрение в работу библиотеки автоматизированной системы «Учет библиотечного фонда»

Введение.

Фундаментальной чертой человеческой цивилизации является рост производства, потребления и накопления информации во всех отраслях человеческой деятельности. Вся жизнь человека, так или иначе, связана с получением, накоплением и обработкой информации. Какой бы деятельностью человек не занимался он постоянно и непрерывно получает и обрабатывает информацию.

Рост объемов информации, перерабатываемой в процессе человеческой деятельности, сопровождается постоянным перераспределением трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу. Таким образом, наряду с материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами возник новый вид — информационные ресурсы, которые стали играть доминирующую роль.

Увеличение информации и растущий спрос на нее, обусловили появление отрасли, связанной с автоматизацией обработки информации — информационной технологии. [1].

Именно автоматизация обработки информации должна находится в ракурсе задач дипломного проектирования. Объектом автоматизации является процесс учета библиотечного фонда Краснодарского колледжа электронного приборостроения (ККЭП).

Актуальность создания и внедрения в работу библиотеки ККЭП автоматизированной системы «Учета библиотечного фонда», была определена в ходе прохождения преддипломной практики. На практике было изучено:

· в настоящее время сотрудники библиотеки осуществляют процесс учета библиотечного фонда без использования каких-либо средств автоматизации, то есть средств позволяющих на должном уровне обеспечить точность и скорость различных математических расчетов, эффективно повышающих уровень достоверности информации, обеспечивающих оперативность ее накопления и доступ к уже накопленным информационным ресурсам;

· учет библиотечного фонда требует больших временных и трудовых затрат, точности и не противоречивости всей учитываемой информации;

· процедура учета, то есть последовательность всех выполняемых сотрудниками действий, прописана и определена в должностных инструкциях и обязанностях работников библиотеки;

· работники библиотеки несут материальную и моральную ответственность за достоверность, точность и качество работ связанных с учетом фонда.

Автоматизация процесса учета библиотечного фонда позволит сотрудникам библиотеки решать свои ежедневные должностные обязанности на качественно новом уровне.

Организовав автоматизацию процесса учета можно сократить временные затраты на выполнение сотрудниками библиотеки различных работ, что, в свою очередь, позволит создать свободную временную нишу и уделить больше внимания другим не менее важным вопросам.

В итоге главной задачей дипломного проекта является создание надежной, эффективной и незаменимой в работе системы, которая будет в помощь не только сотрудникам библиотеки, но и преподавателям и студентам.

1. Назначение и цели создания системы.

Процедура ведения учета библиотечного фонда подразумевает выполнение следующих основных действий: оформление новой литературы в состав фонда, списание устаревшей или утерянной литературы из состава фонда, а также подведение итогов движения и состояния фонда на определенные числа и промежутки времени. Документация учета используется так же в процедуре проверки фонда, на ее основании составляется картотека обеспеченности учащихся литературой, составляются различные каталоги, которые используются посетителями библиотеки для поиска необходимых книг.

Создаваемый программный продукт предназначен для автоматизации действий выполняемых как сотрудниками библиотеки в процессе учета литературы, так и посетителями в процессе поиска необходимых книг.

Автоматизированная система должна помочь работникам библиотеки в решении их ежедневных должностных обязанностей по учету библиотечного фонда, а также помочь в предоставлении по распоряжению руководства колледжа реальной и достоверной картины состояния фонда.

Так как в настоящее время студенты, преподаватели и работники библиотеки осуществляют процедуру поиска книг с помощью различных каталогов, то целесообразно будет ускорить этот процесс по средствам создаваемой системы, то есть организовать процедуру поиска книг по каким-либо критериям.

Основные цели создания системы:

· Систематизация и закрепление теоретических знаний и практических умений, полученных в процессе обучения специальности 2202 «Автоматизированные системы обработки информации и управления» в Краснодарском колледже электронного приборостроения.

· На практике осуществить процедуру создания автоматизированной системы, внедрить ее в технологический процесс предметной области и при этом соблюсти все задачи и условия.

· По средствам разрабатываемой системы повысить надежность, производительность, эффективность и точность учета библиотечного фонда.

Степень достижения цели будет определяться следующими показателями:

· Увеличение скорости оформления и списания книг фонда;

· Повышение точности расчетов состояния фонда;

· Увеличение скорости и повышение объективности получения информации об итогах движения фонда;

· Ускорить процессы проверки и переоценки фонда;

· Повысить производительность труда работников библиотеки.

2. Анализ предметной области.

Для достижения поставленных целей в первую очередь необходимо изучить предметную область, т. е. рассмотреть каким образом в настоящее время осуществляется процесс учета книг в библиотеке.

2.1 Структура отдела (библиотеки).

Во главе отдела стоит заведующий библиотекой, в обязанности которого входит организация эффективного функционирования библиотеки. А также в распоряжении зав. библиотекой имеется пятеро подчиненных, на которых, в процессе работы отдела, заведующий возлагает различные обязанности и задачи.

2.2 Перечень и назначение документации учета библиотечного фонда.

1. Суммарная книга:

Суммарная книга представляет собой журнал, разбитый на три раздела:

· Поступление в фонд;

· Выбытие из фонда;

· Итоги движения библиотечного фонда;

Поступление в фонд — раздел, который отражает общую информацию о поступившей в фонд партии книг. Структура раздела следующая:

— дата записи поступления;

— номер записи поступления в текущем году;

— источник поступления (продавец, чек, акт замены);

— номер и дата «Расходной накладной»;

— номер и дата «Товарной накладной» ККЭП;

— счет, с которого расплатились за книгу (бюджетный (Б), коммерческий (К), целевой (Ц));

— количество экземпляров книг;

— количество книг подлежащих записи в инвентарь;

— общая стоимость партии;

— количество книг по названиям;

— количество журналов по экземплярам и по названиям;

— количество учебных и научных книг по отделам библиотечно-библиографической классификации (ББК);

— количество экземпляров и названий художественной литературы;

— общее количество экземпляров учебной и научной литературы;

— общее количество названий учебной и научной литературы;

— примечание.

Выбытие из фонда — раздел, который отражает общую информацию о списанных книгах и причинах списания. Структура раздела следующая:

— дата записи выбытия;

— номер акта списания;

— дата утверждения акта;

— количество экземпляров книг;

— общая стоимость по инвентарной книге;

— количество книг по названиям;

— количество журналов;

— количество и стоимость по каждому счету;

— количество книг по ББК (учебной и научной);

— количество ГОСТов по экземплярам и названиям;

— количество художественной литературы по экземплярам и названиям;

— количество экземпляров книг учебной и научной литературы;

— количество названий книг учебной и научной литературы;

— примечание (списан, передан, заменен);

— место для росписи.

Итоги движения фонда — раздел необходим для отображения полной информации об итогах движения фонда за определенный период.

Под выражением полная информация понимается:

— количество всей литературы в библиотеке, включая журналы и ГОСТы (которые не учитываются в основной инвентарной книге);

— количество экземпляров книг по инвентарной книге;

— общая стоимость по инвентарной книге;

— количество книг по названиям в инвентарной книге;

— количество журналов по экземплярам и названиям;

— количество экземпляров книг и общая стоимость по каждому счету;

— количество книг по ББК (учебной и научной);

— количество ГОСТов по экземплярам и названиям;

— количество художественной литературы по экземплярам названиям;

— количество экземпляров книг учебной и научной литературы;

— количество названий книг учебной и научной литературы;

— примечание;

— место для росписи.

2. Инвентарная книга:.

Инвентарная книга — это документ, в котором записаны все инвентарные номера книг библиотечного фонда, а также общая информация по каждой книге.

В ней должны содержаться следующие сведения:

— дата записи;

— инвентарный номер;

— автор книги;

— заглавие книги;

— отметка о проверке фонда (год проверки, отметка);

— год издания;

— цена;

— номер записи в «Суммарной книге»;

— отдел;

— отметка о выбытие фонда (№ акта и дата);

— инвентарный номер книги, на которую заменили;

— примечание.

Значение инвентарного номера присваиваемого новой книги равно номеру, который следует за последним инвентарным номером, записанным в Инвентарной книги.

3. Журнал утерянных книг:.

В журнале утерянных книг в течение года записывают инвентарные номера утерянных книг, их заглавия, Ф.И.О. утерявшего и т. п. Если до конца учебного года утерянная читателем книга не нашлась, то он обязан ее заменить и приобрести аналогичный экземпляр.

4. Журнал замены:.

Журнал замены — предназначен для записи сведений об утерянных книгах и книгах принятых взамен, и для оформления замененных книг в состав фонда. Запись в журнал замены делается в том случае, когда читатель принес книгу замены. Состав журнала следующий:

Сведения об утерянных книгах:

— дата записи;

— Ф.И.О. утерявшего;

— инвентарный номер;

— автор книги;

— заглавие книги;

— цена;

— год издания;

— отдел ББК.

Сведения о принятых книгах:

— автор книги;

— заглавие книги;

— цена книги;

— год издания (должен быть не меньше года на утерянной книге);

— отдел ББК;

— инвентарный номер.

В инвентарной книге каждый год по усмотрению заведующего библиотекой выделяется несколько инвентарных номеров для книг принимаемых взамен и, после заполнения выделенного диапазона составляется акт «Об утерянных книгах читателями и принятых книгах взамен «и акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях».

На основании акта «Об утерянных книгах читателями и принятых книгах взамен» осуществляется запись в раздел «Поступление в фонд» (дата записи и номер записи в текущем году записываются в Инвентарную книгу).

5. Служебные каталоги:.

Служебные каталоги — каталоги, в которых хранятся талоны на каждую книгу.

Талон содержит следующую информацию:

— инвентарный номер;

— индекс ББК;

— название книги;

— автор;

— год издания;

— стоимость книги.

Каталог поделен по отраслям знаний ББК и талон на каждую книгу находится в соответствующей части каталога (в зависимости от индекса ББК книги). Служебных каталогов два: один в читальном зале, а другой в библиотеке. Один каталог содержит талоны на книги находящиеся в читальном зале, а другой на книги, находящиеся на абонементе. Служебные каталоги необходимы для помощи в проверке фонда. Помощь заключается в том, что когда проверяют фонд, то на талоне ставят пометку в том случае, если присутствует книга с идентичным инвентарным номером. Если остаются талоны без пометок, то необходимо определить причину отсутствия книги.

6. Систематический каталог:.

Систематический каталог — каталог, состоящий из талонов содержащих полную информацию о книге или об одинаковых книгах.

Содержание талона:

— индекс ББК;

— авторский знак;

— автор;

— заглавие книги;

— над заголовочные данные;

— подзаголовочные данные;

— место издания;

— количество страниц;

— пометку о том, что книга находится только в «Читальном зале», только на абонементе или и там и там.

То есть после того как одинаковые книги или книгу оформили в фонд, на них заводится талон, содержащий вышеперечисленную информацию. Систематический каталог, так же как и Служебный каталог разбит на разделы соответствующие ББК. Этот каталог предназначен для пользования студентами, преподавателями и работниками библиотеки ККЭП для поиска книг соответствующих необходимой отрасли знаний.

7. Алфавитный каталог:.

Алфавитный каталог — предназначен для поиска книг по авторскому знаку и так же состоит из талонов. Разделы каталога разбиты по алфавиту. Талоны каталога идентичны талонам Систематического каталога, но на обороте этих талонов указаны диапазон инвентарных номеров экземпляров соответствующих книг.

8. Картотека обеспеченности учащихся учебной литературой:.

Каталог обеспеченности фонда — предназначен для отражения обеспеченности студентов экземплярами книг по каждому предмету, преподаваемому в ККЭП. Каталог состоит из набора карточек, которые содержат следующую информацию:

— Ф.И.О. преподавателя;

— Название специальности;

— Номер курса;

— Номер семестра;

— Название предмета или перечень предметов;

— Перечень литературы используемой в предмете;

— Общее количество студентов;

— Количество экз./челов по каждой книге.

2.3 Процесс учета фонда.

Пополнение библиотечного фонда.

Инициаторами поступления книг в библиотечный фонд являются преподаватели или другие сотрудники ККЭП. Каждый из них для этой цели может составить «Служебную записку», в которой на имя директора ККЭП содержится просьба о приобретении той или иной книги, в нужном количестве. А так же в записке указываются цели приобретения такого количества книг.

Далее в администрации ККЭП рассматривается данная просьба и принимается соответствующее решение. Если администрация не возражает в приобретении этих книг, то на заведующего библиотекой возлагается обязанность найти организацию, реализующую книжные издания, и приобрести необходимое количество указанной литературы.

Найдя продавца, библиотека получает необходимое количество книг и «Расходную накладную», в которой указан перечень книг, их количество и стоимость.

Поступать книги могут не только от продавцов, но и от читателей, которые принесли новую книгу взамен утерянной. Таким образом, существует два разных способа оформления новой партии книг в библиотечный фонд:

· Первый способ, если партия книг куплена;

· Второй способ, если партия книг поступила взамен утерянных.

1. Оформление купленной партии книг.

Если книгу купили, то в раздел «Поступление в фонд» записывается дата поступления, номер записи в этом году, откуда поступила партия книг, номер и дата, указанные в «Расходной накладной» (от продавца), а также на основе этой накладной записывается количество книг, общая стоимость и др. (см. структуру раздела «Поступление в фонд»).

Затем по данным из «Инвентарной книги» на «Расходной накладной» записывается, с какого по какой инвентарный номер будет проходить оформление книг данной партии, а так же указывается дата и номер, записанные в разделе «Поступление в фонд».

В это время на основе «Расходной накладной» и раздела «Поступление в фонд» заполняется «Инвентарная книга» и на каждую книгу наносится инвентарный номер. Так же на каждую книгу заводятся талоны в «Служебном каталоге» (читального зала и библиотеки), «Алфавитном каталоге» и в «Систематическом каталоге».

Через некоторое время бухгалтерия сообщает номер счета (коммерческий, бюджетный, целевой) с которого расплатились за партию книг, а также номер и дату «Товарной накладной» по которой приняли данную партию. Эта информация тоже записывается в раздел «Поступление в фонд».

2. Оформление партии книг по замене.

Оформлению партии книг по замене предшествует несколько стадий.

Первоначально в «Журнале утерянных книг» записывают информацию об утерянной книге и читателе утерявшем ее. Затем если по истечению некоторого срока книга не найдена, а срок длится максимум до конца учебного года, читатель обязан принести взамен утерянной книги новую книгу. Новая книга должна быть либо идентична утерянной, либо приблизительно равна ей по стоимости, а так же год издания новой книги не должен быть меньше года издания утерянной.

Если читатель принес книгу взамен, то в «Журнал замены» вносят информацию по утерянной книге и по книге, на которую ее заменили. Таким образом, через определенный промежуток времени в журнале накапливается определенное количество информации о замененных книгах. Надо учесть то, что каждой книге пришедшей взамен сразу присваивается инвентарный номер, вносится информация в «Инвентарную книгу» и заводятся талоны для всех каталогов. Эти номера берутся из диапазона инвентарных номеров, которые специально выделяют для подобных книг. После заполнения диапазона выделенных инвентарных номеров, составляется акт «Об утерянных книгах читателями и принятых книгах взамен» и акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях». На основании полученных актов книги, пришедшие взамен, оформляют как партию вновь поступивших книг, заносят информацию в раздел «Поступление в фонд» и присваивают номер записи в текущем году. Такие партии книг поступают всегда по целевому счету. Там где в «Инвентарной книги» заполнен диапазон для книг принятых взамен, в каждой строке указывается номер «Суммарной книги», который присвоили этой партии книг. А так же инвентарный номер книги, которая поступила взамен, записывается в «Инвентарной книге» напротив инвентарного номера книги, на которую заменили.

Выбытие из библиотечного фонда.

Для того чтобы произвести процесс выбытия книги из фонда (списание) необходимо установить причину выбытия. Причины списания книги могут быть следующими: устаревшая по содержанию литература, пришедшая в ветхость и утерянная читателем.

То, что книга утеряна читателем, отражается в «Журнале утерянных книг» и в «Журнале замены», эта документация и является основанием для проведения процедур списания книг по причине утери.

За тем, что книги устарели по содержанию или пришли в ветхость следят работники библиотеки. Согласовывая с преподавателями, которые используют в своей работе такую литературу, они определяют можно ли ее списывать.

Так как существует две категории причин списания литературы, то процедура списания тоже проводится двумя способами:

1. Процедура списания по причине старости содержания и ветхости книги.

После принятия решения о списании книг по данным причинам делаются соответствующие пометки в «Инвентарной книге» и из книг вырываются первые страницы, на которых написана вся информация о книге, а также инвентарный номер (если страница отсутствует, то берется формуляр, на котором указана та же информация). Так же из всех каталогов удаляются все талоны соответствующих книг. Вырванные листы и формуляры компонуются по названиям книг (указывается количество и общая стоимость на каждой пачке). Стоимость каждой книги фонда должна быть переоценена.

Так как вести переоценку каждой книги фонда очень сложно, то она проводится во время списания книг. Но общая переоценка фонда осуществляется в нужные сроки при помощи «Суммарной книги».

Когда собранное количество вырванных листов и формуляров равно количеству пометок выбытия книг в «Инвентарной книге», тогда создается комиссия для оформления акта «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях». Комиссия оформляет этот акт только на основании вырванных листов списываемых книг.

На основании составленного комиссией акта «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях» заведующий библиотекой делает запись о списанных книгах в «Суммарную книгу».

2. Процедура списания по причине утери книг читателями.

Списание книг по причине утери может проводиться несколько раз в год, в зависимости от накопления замененных книг в «Журнале замены». Решение о списании книг утерянных по вине читателей принимает заведующий библиотекой на основании информации записанной в «Журнале замены». Если такое решение принято, то в «Инвентарной книге» делаются пометки о списании напротив каждой утерянной книги. Затем создается комиссия, которая на основании информации в «Журнале замены» и в «Инвентарной книги» составляет акт «Об утерянных книгах читателями и принятых книгах взамен» и акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях». На основании созданных актов заведующий библиотекой делает соответствующие записи в «Суммарной книге».

Итоги движения библиотечного фонда.

Итоги движения библиотечного фонда учитываются в третьем разделе «Суммарной книги», который так и называется «Итоги движения библиотечного фонда». В этот раздел в начале каждого квартала (в году их четыре) записывается информация: о состоянии фонда на первое число начавшегося квартала текущего года, о поступлениях в фонд за прошедший квартал, о выбытие из фонда за прошедший квартал. В конце года вносится информация о поступлении в фонд за год, о выбытие из фонда за год, о состоянии фонда. В этом разделе стоимость книг указывается с учетом переоценки. Переоценка в этом разделе осуществляется по общей стоимости книг с учетом года поступления.

Переоценка фонда выглядит следующим образом:

Бухгалтерия через определенные промежутки времени сообщает коэффициенты, которые необходимы для переоценки фонда. Коэффициент составляется в зависимости от денежной инфляции в Российской Федерации и других факторов. Для получения переоцененной стоимости старая стоимость книги умножается на полученный коэффициент. Помимо коэффициента бухгалтерия сообщает дату, (переоценка ведется по дате поступления в фонд) на которую должна вестись переоценка всего фонда. Так как за время нахождения книги в библиотечном фонде процедура переоценки может пройти несколько раз, то в процессе списания партии книг и определении ее стоимости необходимо учесть все коэффициенты.

1 октября каждого года проходит подсчет инвентаря поступившего в ККЭП за период с 1 октября прошлого года по 1 октября текущего года, в том числе и проверка инвентаря библиотеки. Так как книги тоже являются инвентарем, как и другие вещи, то за этот период необходимо предоставить информацию о количестве и общей стоимости поступивших книг и другого инвентаря. Эта информация указывается в документе под названием «Инвентарная опись».

Информация об итогах движения фондов может запрашиваться различными органами ККЭП в разное время, поэтому с помощью разделов «Суммарной книги» можно получить эту информацию в точном и полном виде.

Проверка фонда.

Итоги движения фонда могут быть отражены в акте «О проверки фонда». Основанием для полной проверки фонда является приказ директора, который выходит с периодичностью в несколько лет. Если директор ККЭП издал подобный приказ, то заведующий библиотекой обязан организовать работу по проверке всего библиотечного фонда.

Процедура проверки следующая:

Выбирается какой-либо отдел в «Служебном каталоге «и наименование книги, экземпляры которой будут проверяться на наличие. Экземпляры выбранной книги снимаются с полок и их инвентарные номера сверяются с инвентарными номерами, записанными на талоне. Если инвентарный номер книги совпадает с номер на талоне, то на талоне делается пометка о том, что книга присутствует. Количество, в котором должны присутствовать книги смотрится по «Инвентарной книге». Если в ходе этой процедуры остаются не отмеченные талоны, то отсутствующие книги ищут. А так же подсчитываются и проверяются все книги, числящиеся за читателями на абонементе. Таким образом, проверяются все книги фонда.

По результатам проверки составляется акт «О проверке фонда». В этом акте содержится информация о: количестве книг записанных в «Инвентарной книге», количестве книг имеющихся в наличии на книжных полках и количестве книг числящихся за читателями.

Если в результате проверки было выяснено, что количество имеющихся книг меньше чем количество книг записанных в «Инвентарной книге», то составляется акт «О недосдаче», в котором перечисляются отсутствующие книги. Ответственность за недосдачу ложится на заведующего библиотекой и его сотрудников, которые обязаны возместить ущерб. Всегда возмещение ущерба осуществляется заменой отсутствующих книг на аналогичные книги за счет виновных. Замена происходит по принципу описанному выше.

Картотека обеспеченности учащихся учебной литературой.

Картотека обеспеченности фонда предназначена для отражения обеспеченности студентов книгами по какому-либо предмету на определенный семестр. Картотека разбита на разделы по специальностям, которым обучают в колледже. На данный момент специальностей шесть.

В свою очередь разделы состоят из карточек, которые несут информацию по каждому предмету соответствующей специальности. Практически все книги библиотечного фонда относят к какому-либо предмету. Отнесение книги к какому-либо предмету происходит во время поступления книг в фонд и на основании запроса преподавателя, который в «Служебной записке» указал перечень книг необходимых для использования в каком-либо предмете или предметах.

После того как книгу отнесли, к какому то предмету, т. е. записали в соответствующую карточку название книги и количество ее экземпляров, на основании «Учебного плана», записывается на каком курсе, и в каких семестрах будет преподаваться данный предмет. По информации из того же «Учебного плана» смотрится, какое количество групп будут изучать этот предмет. Так как в среднем считается, что группа состоит из тридцати человек, то можно узнать, какое количество студентов будут изучать данный предмет. На основании этой информации можно записать количество экзем./человек по этой книге, т. е. в этом значении можно выразить обеспеченность студентов, изучающих этот предмет, экземплярами какой-либо книги.

Но есть такие предметы, которые изучают студенты разных специальностей, на разных курсах и в разных семестрах, для книг, принадлежащих к таким предметам, создается специальный раздел. Особенность раздела в том, что на карточке необходимо записать перечень всех специальностей, курсов и семестров, а также на основе «Учебного плана» записать количество экзем./человек по каждому семестру. То есть предмет может преподаваться на всех специальностях в одном и том же семестре, а может и в разных семестрах, в зависимости от этого необходимо посчитать количество экз./человек по каждому семестру.

Существует раздел специально для первых курсов, т.к. на всех специальностях этого курса преподаются практически одни и те же предметы.

С каждым учебным годом «Учебный план» может изменяться, поэтому в картотеке необходимо в начале учебного года делать соответствующие корректировки.

Краткое описание технологической цепочки обработки информации представленной на рис. 2:

I. Оформление купленной партии книги:

1. Запись номера и даты «Расходной накладной»;

2. Запись в раздел «Поступление в фонд» осуществляется на основании полученных книг;

3. Запись информации о каждой книге в «Инвентарную книгу» и присвоение инвентарного номера;

4. Запись даты поступления и номера записи в текущем году для каждой книги;

5. Оформление талонов для книг в различных каталогах;

6. Сообщение из бухгалтерии о счете, по которому расплатились за книги и запись в раздел «Поступление в фонд»;

7. Запись номера и даты «Товарной накладной» (ККЭП).

II. Оформление книги поступившей по замене и списание замененной:

8. Запись информации о книге в «Журнал замены»;

9. Запись информации о книге в «Инвентарную книгу» и присвоение ей инвентарного номера.

10. Оформление талонов для книги в различные каталоги;

(Накопление определенного количества книг поступивших по замене).

11. На основании записей в «Журнале замены» составляется акт «Об утерянных книгах читателями и принятых книгах взамен»;

12. На основании акта указанного выше составляется акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях»;

13. На основании акта «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях» делаются пометки в «Инвентарной книге»;

14. На основании акта «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях» делается запись в раздел «Выбытие из фонда».

III. Списание книги по причине старости содержания или ветхости:

15. После решения о списании делаются пометки в «Инвентарной книге»;

16. Удаляются талоны из всех каталогов;

17. На основании присутствующих экземпляров и талонов составляется акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях»;

18. На основании акта «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях» делается запись в раздел «Выбытие из фонда».

IV. Итоги движения библиотечного фонда:

19. На основании записей в разделе «Выбытие из фонда» делается запись в раздел «Итоги движения фонда»;

20. На основании записей в разделе «Поступление в фонд» делается запись в раздел «Итоги движения фонда»;

21. Сообщение из бухгалтерии о коэффициенте переоценки фонда;

22. Процесс переоценки фонда на основании коэффициента переоценки и раздела «Итоги движения фонда»;

23. Запись в документ «Инвентарная опись».

V. Проверка фонда:

24. Приказ директора «О проверке библиотечного фонда»;

25. Осуществляется на основании имеющихся экземпляров книг;

26. Сверка с записями и проставление пометок в «Служебном каталоге»;

27. Сверка с записями и проставление пометок в «Инвентарной книге»;

28. На основании выше перечисленных процедур составляется акт «О проверке фонда»;

29. Если отсутствуют какие-либо книги, составляется акт «О недосдаче»;

30. На основании акта «О недосдаче» отсутствующие книги заменяются другими.

VI. Картотека обеспеченности:

31. Заведение карточки для нового предмета;

32. Сообщение преподавателя о литературе используемой в данном предмете;

33. Занесение информации из учебного плана;

34. Запись имеющегося количества экземпляров книг на основе «Служебного каталога»;

35. Занесение карточки в «Картотеку обеспеченности».

После досконального изучения предметной области целесообразно преступить к постановке задач, на основе условий и требований которых будет строиться автоматизированная система.

3. Формализация постановки задач.

3.1 Функциональная схема системы.

Приведем описания функциональной схемы системы представленной на рис. 3.

По структуре функциональной схемы системы видно, что система проектируется на основе трех подсистем, в состав которых входят различные комплексы задач.

По средствам «Подсистемы защиты информации» необходимо организовать реализацию определенного круга задач обеспечивающих требуемую степень защиты информации. Методы и средства защиты информации должны быть выбраны только после определения степени защиты.

Подсистема «Пополнения библиотечного фонда» должна включать круг задач, которые должны обеспечить действия, реализуемые в процессе поступления книг в фонд.

Подсистема «Подсистема ведения библиотечного фонда» должна обеспечить решение комплекса задач, выполняющих различные действия над информацией о книгах входящих в состав библиотечного фонда.

3.2 Описание поставленных задач.

3.2.1 Характеристика задач.

Приведем перечень подсистем, функций и задач:

I. Подсистема пополнения библиотечного фонда:

1. Покупка партии книг:

· Оформление в разделе «Поступление в фонд»;

· Оформление в «Инвентарной книге».

2. Поступление партии книг по замене:

· Выделение инвентарных номеров для замены;

· Ведение «Журнала замены»;

· Оформление в «Инвентарной книге»;

· Акт «Об утерянных книгах читателями и принятых книгах взамен»;

· Акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях»;

· Оформление в разделе «Поступление в фонд»;

· Оформление в разделе «Выбытие из фонда».

3. Ведение библиотечных каталогов:

· Оформление в «Служебном каталоге»;

· Оформление в «Алфавитном каталоге»;

· Оформление в «Систематическом каталоге».

II. Подсистема ведения библиотечного фонда:

1. Списание по причинам старости содержания и ветхости:

· Внесение корректировок в «Инвентарную книгу»;

· Удаление из «Служебного каталога»;

· Удаление из «Алфавитного каталога»;

· Удаление из «Систематического каталога»;

· Акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях»;

· Оформление в разделе «Выбытие из фонда».

2. Ознакомление с фондом:

· Ведение справочной информации по ББК;

· Просмотр «Суммарной книги»;

· Просмотр «Инвентарной книги»;

· Просмотр «Журнала замены».

3. Инвентаризация библиотечного фонда:

· Переоценка фонда;

· Оформление в разделе «Итоги движения библиотечного фонда»;

· Оформление в документ «Инвентарная опись».

4. Проверка фонда:

· Сверка со «Служебным каталогом»;

· Акт «О проверке фонда»;

· Акт «О недосдаче».

5. Расчет обеспеченности учебной литературой:

· Оформление в каталог «Обеспеченность учащихся учебной литературой».

III. Подсистема защиты информации:

1. Разграничение доступа пользователей к ресурсам АС;

· Ведение таблицы кодов паролей (Идентификация пользователей);

· Ведение таблицы установления полномочий;

· Аутентификация пользователей;

· Ведение журнала регистрации событий.

2. Криптографическая защита информации;

· Криптографическое преобразование кодов паролей.

Таблица 1 Приведем характеристику и структуру всех комплексов задач:

I. Подсистема пополнения библиотечного фонда предназначены для оформления новой партии книг, которая может поступить в фонд по двум разным причинам: покупка и поступление взамен утерянных. Структура подсистема представлена в Таблице 1.

1. Функция «Покупка партии книг» предназначена для оформления купленной партии книг в состав библиотечного фонда:

Заведующий библиотекой осуществляет Просмотр раздела «Поступление в фонд» (за текущий год), а затем на основании полученной партии книг и «Расходной накладной» проводит Ввод необходимой информации в этот раздел. На основании введенного количества книг в партии, происходит Вывод диапазона инвентарных номеров, которые будут присваиваться новым книгам (Вывод происходит на основе последнего инвентарного номера записанного в «Инвентарной книге»). На Ввод и Редактирование информации в разделе «Поступление в фонд» имеет право только зав. библиотекой, остальные допущенные сотрудники только право на Просмотр.

Затем в любое удобное время заведующий библиотекой или назначенный им сотрудник осуществляет Ввод полной информации об одинаковых книгах и их количестве в партии в «Инвентарную книгу» (рекомендуется только на основании непосредственно имеющихся экземпляров книг, это позволит системе сверить значение количества введенного с «Товарной накладной» с реальным количеством книг), а так же этим записям обязательно необходимо присвоить (автоматически) дату и номер записи, которые введены в разделе «Поступление в фонд».

В сумме количество всех экземпляров данной партии введенное в «Инвентарную книгу» должно быть равно количеству, введенному в разделе «Поступление в фонд», иначе Ввод информации в «Инвентарную книгу» по данной партии книг будет полностью отменен. Если это равенство будет выполняться, то система должна автоматически отменить разрешение всем пользователям Редактировать и Удалять введенную информацию. То есть необходимо помечать записи, для которых Редактирование и Удаление запрещено. Если пользователь решил Удалить или Редактировать запись необходимо проверить нет ли пометки для запрещения этих действий. Для информации Вводимой в раздел «Поступление в фонд» пометка на невозможность Удаления и Редактирования делается только после Ввода информации полученной из бухгалтерии (№ счета, № накладной, дата в накладной).

После записи всей информации в «Инвентарную книгу» необходимо позволить пользователю распечатать документ, в котором будет содержаться краткая информация о книге и диапазон инвентарных номеров экземпляров книги.

2. Функция «Поступление партии книг по замене» предназначена для оформления партии книг полученной взамен утерянной и списания утерянных книг:

В любой момент времени зав. библиотекой может Ввести количество инвентарных номеров выделяемых для книг, которые будут поступать взамен утерянных. Выделенные инвентарные номера не должны заполняться информацией о покупаемых книгах и выделение нового диапазона возможно только после заполнения старого (то есть вывод формы выделения нового диапазона сделать недоступным при незаполненном старом).

При выделении номеров на экране необходимо отображать номер, с которого начнется диапазон, а после Ввода пользователем количества выделяемых им номеров, необходимо отобразить последнее значение диапазона.

Перед тем как оформить новую партию книг по замене в раздел «Поступление в фонд» необходимо ее накопить. Накопление партии книг на замену осуществляет зав. библиотекой, Вводя информацию об утерянной книге (Вводя инвентарный номер) и книге поступающей взамен утерянной в «Журнал замены». (Необходимо отображать количество оставшихся свободных номеров и их диапазон) После этого зав. библиотекой осуществляет Ввод информации о книге потупившей взамен в «Инвентарную книгу», а значение присваиваемого инвентарного номера должно быть Выведено на экран автоматически. (Ввод данных в «Журнал замены» необходимо будет совместить с вводом в инвентарную книгу. Создать поле в которое будет вноситься дата Ввода информации о книге поступившей взамен) Необходимо учесть, что взамен одной книги может поступить несколько книг. Когда информация о новой книге введена в «Инвентарную книгу», то необходимо автоматически распечатать краткую информацию о книге и указать ее инвентарный номер. В информации о новой книге должен содержаться номер инвентарной книги, на которую заменили.

После заполнения выделенных инвентарных номеров пользователю необходимо выдать об этом сообщение, предложить составить акт «Об утерянных книгах читателями и принятых книгах взамен» и списать замененные книги, т. е. сделать пометки в «Инвентарной книге». Если акт не составлен, то выделение нового диапазона инвентарных номеров должно быть невозможным. А также если диапазон не заполнен, то выполнение действия по составлению акта должно быть запрещено.

В этом акте на основе «Журнала замены» указывается, какое количество книг и на какую сумму утеряно читателями, какое количество книг и на какую сумму принято взамен, какое количество книг и на какую сумму необходимо списать. Также пользователь должен Ввести фамилии членов библиотечной комиссии, утверждающих акт.

Затем автоматически на основе акта, указанного выше, составляется акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях». При составлении акта зав. библиотекой Вводит только Ф.И.О. членов комиссии, дату и номер акта. А автоматически необходимо указать причину списания книг, перечень наименований, количество, номер отдела БКК, цену, сумму и общую сумму.

После всех действий описанных выше необходимо организовать действие по распечатке всех этих актов на принтере, а так же система должна автоматически сделать запись в раздел «Поступление в фонд» и присвоить номер записи в текущем году и дату, указанную в акте. Все копии выходных документов системы должны сохраняться в соответствующих папках, кроме талонов в различные каталоги.

Для каждой книги входящей в состав партии книг поступившей взамен необходимо автоматически указать в «Инвентарной книге» номер, присвоенный партии в разделе «Поступление в фонд». А на основании информации о списанных книгах сделать запись в раздел «Выбытие из фонда».

3. Функция «Ведение библиотечных каталогов» предназначена для заведения талонов в «Служебном каталоге», «Систематическом каталоге» и в «Алфавитном каталоге», для книг, оформленных в библиотечный фонд.

Данная функция должна позволять любому пользователю системы распечатать талон для любого каталога в библиотеке.

Первоначально пользователь должен указать для какого каталога будет создавать талон, а затем Ввести наименование книги, информация о которой будет напечатана на талоне. Информация, печатаемая на талонах должна браться только из системы. Талон может быть напечатан пользователем в любое необходимое время.

Таблица 2.

II. Подсистема ведения библиотечного фонда предназначена для текущей работы с фондом, т. е. для выполнения различных операций связанных с обеспечением достоверности информации о книгах фонда и ознакомления с фондом. Структура подсистема представлена в Таблице 2.

1. Функция «Списание по причинам старости содержания и ветхости» предназначена для списания книг по причине старости их содержания либо пришествия их в ветхость. Причину списания определяет заведующий библиотекой и по его инициативе проводится процедура списания.

После определения перечня книг подлежащих списанию заведующий библиотекой осуществляет Поиск соответствующих книг в «Инвентарной книге» и напротив каждой делает пометки о списании. Система должна автоматически делать пометки для всех экземпляров указанной книги. Если пользователь сделал какую-либо пометку случайно, то это действие ему нужно позволить отменить, но только если не был напечатан акт о списании. Затем заведующему библиотекой нужно предоставить возможность распечатать на принтере, перечень книг помеченных для списания, количество их экземпляров и инвентарные номера. Нужно учесть, что некоторые экземпляры книг уже списаны по причине замены и информация о них хранится в «Инвентарной книге», но только с пометкой о том, что они списаны.

Затем в любое время заведующий библиотекой может составить акт «О списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях», но только если система определит, что есть книги с пометками на списание. Для составления акта зав. библиотекой должен Ввести Ф.И.О. членов комиссии, дату и номер акта. В состав акта должны быть внесены книги с пометками на удаление.

Если была указана команда на распечатку акта, система должна автоматически сделать соответствующие записи в раздел «Выбытие из фонда» и в «Инвентарной книге» указать, что книги списаны.

2. Функция «Ознакомление с фондом» предназначена для того, чтобы любой, допущенный пользователь, мог просмотреть и найти всю информацию о фонде, задавая определенные условия на просмотр и выводить информацию на печать.

Распечатка выходных документов данной функции позволена только заведующему библиотекой или доверенному лицу.

Зав. библиотекой или доверенное им лицо должны иметь возможность пополнять справочную информацию по классификации ББК.

Пользователю необходимо дать возможность просматривать классификацию ББК для последующего поиска книг по классификаторам.

Для ознакомления пользователя с «Инвентарной книгой» необходимо организовать поиск книг по наименованию книги, по отделам, по авторам, по дате издания, по годам поступления. Информацию о найденных книгах нужно Вывести только для Просмотра.

Для ознакомления пользователя с разделом «Поступление в фонд» необходимо выводить информацию по годам поступления партий книг. А также необходимо организовать процедуру распечатки полученной информации. Форма и структура выходного документа должна соответствовать документу, используемому в данный момент.

Для ознакомления пользователя с разделом «Выбытие из фонда» необходимо также организовать вывод информации по годам выбытия книг. А также необходимо осуществить возможность распечатки информации по годам выбытия.

Ознакомление с разделом «Выбытие из фонда» должно осуществляться также по годам выбытия, а также необходимо позволить распечатать документ с соответствующей информацией.

Необходимо организовать просмотр и распечатку раздела «Итоги движения фонда». Просмотр осуществляется по годам. И по выбранному пользователем году должна выводиться информация о поступлении и выбытии за каждый квартал и за весь год, состоянии фонда на начало каждого квартала.

Также необходимо организовать просмотр «Журнала замены» и автоматически сортировать информацию по номерам актов списания и дате списания. Необходимо позволить отдельно Просматривать информацию о книгах, которые еще не списаны, но занесены в журнал. Информация, полученная из «Журнала замены», распечатывается только, если она сортирована по номерам актов списания и дате списания.

Необходимо организовать просмотр информации о поступлениях в фонд за все периоды с 1 октября прошлого года по 1 октября текущего года.

3. Функция «Инвентаризация библиотечного фонда» предназначена для подведения итогов движения фонда за определенные периоды.

Перед тем как подвести итоги необходимо переоценить фонд. Переоценку зав. библиотекой проводит в том случае, если бухгалтерия оповестила о коэффициенте переоценки и числе, на которое необходимо переоценить весь фонд. Пользователь должен ввести число, на которое переоценивается фонд и коэффициент переоценки. Система автоматически перемножает цену каждой книги, поступившей до указанного числа включительно, на коэффициент и в результате новая цена записывается на место старой. Строго рекомендовать приступать к подведению итогов только после переоценки фонда.

В начале каждого квартала необходимо предоставить возможность заведующему библиотекой подводить итоги движения фонда за прошлый квартал. Система должна автоматически выдавать сообщение о том, что квартал закончился и необходимо подвести итоги. Сообщение выдается до тех пор, пока не будет проведена процедура подведения итогов.

Для подведения итогов пользователю необходимо только запустить процедуру на выполнение. Процедура автоматически подсчитывает все, что поступило и выбыло за прошлый квартал на основе информации записанной в «Инвентарной книге». Вся информация о поступление и выбытие за прошедший квартал суммируется и записывается в отделы Поступило и Выбыло раздела «Итоги движения фонда». Затем то, что поступило, складывается с тем, что состояло на начало прошлого квартала, а из результата вычитается то, что выбыло за прошедший квартал. Полученный результат является состоянием фонда на начало квартала. Эта процедура должна выполняться в начале каждого квартала текущего года.

Для получения информации о количестве и общей стоимости книг поступивших с 1 октября прошлого года по 1 октября текущего года пользователю также необходимо запустить необходимую процедуру на выполнение. После наступления 1 октября любого года система должна оповещать пользователя о необходимости запуска процедуры подсчета и это должно происходить до тех пор, пока не выполниться требуемое действие. Необходимо организовать распечатку результата подсчета, а также просмотр всех предыдущих результатов.

4. Функция «Проверка фонда» должна позволять выполнять действия по проверке библиотечного фонда.

Выполнять действия по проверке фонда может только заведующий библиотекой или доверенный им сотрудник на основании приказа директора «О проверке фонда». Поэтому перед тем как осуществлять процедуру проверки пользователь должен ввести номер и дату приказа директора.

Процедура проверки должна проводиться следующим образом:

Пользователь выбирает с книжной полки какую-либо книгу и все ее экземпляры, затем Вводит в систему наименование книги и год издания. После этого система определит входит ли в состав фонда такая книга, если входит, то Выводится количество экземпляров книги, дата поступления и номер отдела, а если нет, то выводится сообщение, что такая книга не входит в состав фонда. Когда система определила, что книги с таким названием имеются в фонде, пользователь Вводит инвентарные номера книг имеющихся на книжных полках, а также инвентарные номера книг, которые числятся за читателями. В процессе Ввода инвентарных номеров каждой книги на специально организованном индикаторе должно выводиться количество проверенных книг. Если по окончанию проверки отсутствует какой-либо экземпляр, то система информирует об этом пользователя и позволяет ему занести книгу в состав отсутствующих или отменить процедуру проверки до нахождения нужного экземпляра. Система должна отдельно подсчитывать количество книг числящихся за читателями и имеющихся на книжных полках.

Эти действия выполняются циклически до тех пор, пока не будет проверен весь фонд.

Надо учесть, что процедуру проверки фонда пользователь может проводить в течение нескольких дней, поэтому за это время система может несколько раз включаться и выключаться.

После того как пользователь оповестил систему о завершении проверки фонда необходимо автоматически сформировать акт «О проверке фонда» и предложить пользователю его распечатать. Для проведения процедуры распечатки акта в первую очередь пользователь должен Ввести Ф.И.О. членов комиссии, дату и номер акта. Пользователю необходимо предоставить возможность отказаться от распечатки акта и сделать это в любое необходимое ему время.