Управление в ООО «Витакорм»

В период адаптации нашей экономики к современным рыночным условиям практически все хозяйственные субъекты столкнулись с рядом проблем, характерных для рынка. Господствующая долгие годы в нашей стране командно-административная система привела к тому, что большинство предприятий оказались неспособными своевременно и серьезно подойти к решению этих проблем. Смысл рыночной экономики заключается в разрушении монополии как со стороны производителей, так и со стороны потребителей, в свободной купле-продаже, в самостоятельном выборе партнеров. Как следствие, вместе с рыночной экономикой все большую силу набирает конкуренция, как основной механизм регулирования хозяйственного процесса. Конкурентоспособность любому предприятию может обеспечить четкая научно обоснованная хозяйственная политика, разработка и внедрение системы маркетинга, своевременное и профессиональное проведение анализа и исследований результатов деятельности.

Целью практики является анализ существующей системы управления в ООО «Витакорм», поиски путей и способов ее усовершенствования с целью увеличения объемов реализации продукции и лучшего удовлетворения нужд потребителей и, в конечном счете повышения конкурентоспособности.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. проанализировать текущую ситуацию в хозяйственной деятельности фирмы;

2. изучить применяемые методы управления;

3. проанализировать уровень и факторы конкурентоспособности и выявить имеющиеся резервы в деятельности фирмы;

4. исследовать возможные варианты мероприятий по расширению рынков сбыта товаров фирмы;

5. разработать стратегию управления фирмой на ближайший период.

Во время прохождения практики с 14 июля по 28 июля находилась в должности помощника менеджера по персоналу и полностью ознакомилась с организационной структурой деятельности ООО «Витакорм».

1. Общая характеристика объекта практики ООО «Витакорм»

управление менеджер бизнес

Управленческая практика проходила на базе торговой фирмы ООО «Витакорм».

Общество с ограниченной ответственностью «Витакорм» является коммерческой организацией, осуществляющей торгово-закупочную деятельность кормом для животных. На основе Устава, зарегистрированного Администрацией г. Новосибирска, учредителями ООО «Витакорм» являются физические лица. Уставной капитал составляет 30 000 рублей. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, оно вправе осуществлять любую деятельность, не запрещенную законодательством.

Предприятие ООО «Витакорм» является юридическим лицом: имеет собственный баланс, обособленное имущество, проданное по договору Учредителем на право полного хозяйственного ведения, имеет расчетный и иные счета в банках, может от своего имени заключать договоры и выступать в судах, арбитражном и третейском судах, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности.

ООО «Витакорм» отвечает по обязательствам своим имуществом. Учредитель не несет ответственности по обязательствам компании, равно как ООО «Витакорм» не отвечает по обязательствам Учредителя.

Торговая фирма «Витакорм» арендует торговые площади 4-х магазинов.

Общая площадь магазинов составляет 850 кв. м (сюда входит площадь торговых залов, подсобных помещений, складов). Площадь первого магазина — 200 кв. м; второго -250 кв. м; третьего — 150 кв. м; четвертого — 200 кв. м.

По своей товарной специализации это специализированные магазины, ассортимент которых построен на базе узкой номенклатуры товарных групп. Помещения магазинов располагаются в торговых комплексах. Большая часть товаров представлена в выставочных залах. Часть товаров хранится в складских и подсобных помещениях магазинов. Отдельных складов торговая фирма не имеет.

2. Характеристика структурного подразделения

В качестве компонентов системы управления персоналом выступают:

1. Субъекты управления персоналом;

2. Цели управления;

3. Задачи управления;

4. Средства управления (методы и технологии) Характеристики системы управления персоналом в организации определяются рядом внешних и внутренних факторов. В качестве внешних факторов выступают:

1. Особенности управленческой, производственной и трудовой культуры региона. Эти особенности в целом определяют уровень готовности восприятия управления персоналом как важного и самостоятельного направления. К сожалению, именно культурные особенности выступают в качестве базовых ограничений при введении новых подходов к управлению;

2. Особенности социально-экономического положения основных групп населения. Эти особенности определяют уровень запроса работников в адрес работодателей и его специфику. Именно характер социально — экономических условий задает базовый вектор, направляющий дея-тельность системы управления персоналом.

3. Особенности ситуации. Речь идет прежде всего о непредвиденных обстоятельствах, которые изменяют роль организации и значимость ее деятельности в актуальных форс-мажорных условиях (стихийное бедствие, политический кризис и т. д.)

В качестве внутренних факторов, определяющих систему управления персоналом, выступают следующие:

1. Характер собственника организации (форма собственности);

2. Вид (направление) деятельности организации;

3. Размер организации и ее территориальная раздробленность;

4. Характер организационной культуры.

Совокупность внешних и внутренних факторов влияет на такие характеристики системы управления персоналом как разнообразие субъектов управления, цели и задачи их деятельности, методы и технологии, с помощью которых осуществляется процесс управления.

В качестве субъектов управления персоналом выступают следующие внутриорганизационные субъекты:

1. Линейные руководители — непосредственные руководители, осуществляющие организацию деятельности и контроль результативности на местах (бригадиры, начальники участков, руководители отделов). Деятельность по управлению персоналом является основным содержанием работы линейных руководителей и предметом их ответственности. В то же время понятно, что сами линейные руководители не являются специалистами в области управления, а лишь осуществляют регламентированную плановую работу, параллельно выступая в качестве профессионального работника вверенного ему подразделения.

2. Руководители направлений, ответственные за организационные под-системы (руководители служб). Их основная задача — обеспечение эффективно-го функционирования подсистемы, поэтому в своей деятельности эта группа руководителей выступает прежде всего в качестве профессиональных специалистов. В управлении персоналом они принимают участие только как эксперты по вопросам профессиональных характеристик своих подчиненных и коллег.

3. Руководители организации, осуществляющие стратегическое управление. В их компетенцию входит определение направлений деятельности орга-низации и выбор приоритетных средств достижения общеорганизационных целей. В качестве одного из видов этих средств выступает деятельность персонала. Таким образом, выступая в качестве субъекта управления персоналом, руководители организации осуществляют опосредованное управление, выраженное в политике по вопросам персонала.

4. Служба управления персоналом (УП). Это особый внутриорганизационный субъект, представленный как отдельными менеджерами по персоналу, так и целыми подразделениями, специализирующимися в области внутриорганиза-ционных процессов. Специалисты службы управления персоналом разрабаты-вают и внедряют процедуры и технологии организации деятельности персонала, оценки ее эффективности, оценки характеристик персонала и перспектив их использования. Деятельность специалистов УП может представлять собой как систему непосредственного управления (при индивидуальной работе с сотрудниками организации), так и систему опосредованного управления (при формировании технологий управления персоналом в системе общего управления организацией).

Система управления персоналом организации складывается в зависимости от того, насколько полно в данной организации представлены все субъекты управления персоналом, каков уровень профессиональной и управленческой компетенции этих субъектов, как они определяют роль и место персонала в организации.

Составляющие системы управления персоналом (цели, задачи, методы, технологии) будут рассмотрены подробно в следующих главах.

3. Содержание работ, выполняемых помощником менеджера

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала — личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя — это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

1. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

· прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;

· прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

· формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;

· оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;

· контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

· ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):

· прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);

· создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;

· обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

· организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;

· подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

· организация презентаций и представительская деятельность;

· организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров / водителей / менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

4. Рекомендации по организации бизнеса

С тем чтобы оптимизировать деятельность менеджеров всех уровней в ООО «Витакорм» необходимо внедрение комплексной программы по следующим направлениям:

совершенствование организационной структуры управления, сокращение числа управляющего аппарата за счет четкого перераспределения квалификационных и должностных обязанностей;

пересмотр должностных инструкций для сбалансированности обязанностей сотрудников торговой фирмы, прав и ответственности, поддержания наиболее эффективной технологии управления в ООО «Витакорм», предусматривая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ в пространстве и времени;

составление профессиограммы менеджера по управлению инфраструктурой торговой фирмы;

учет в этапности в становлении и развитии трудового коллектива фирмы по мере ее развития;

определение путей и методов оказания влияния на трудовую этику и мораль подчиненных торговой организации;

формирование организационной приверженности персонала фирмы.

Рассмотрим предлагаемые мероприятия более детально.

Управленческий аппарат может быть сокращен за счет упразднения должностей:

заместителя директора (его функции будут выполнять директора магазинов);

администратора (эти функции в магазинах могли бы быть возложены на старших продавцов);

должности главного инженера, инженера по техники безопасности, заведующего складом целесообразно объединить работой единого техническо-материального отдела; функции отдела снабжения также должны быть переданы в этот отдел.

Таким образом будут укреплены вертикальные и горизонтальные связи между менеджерами фирмы с большим объемом делегирования полномочий.

Положительные факторы делегирования полномочий:

делегирование освобождает руководителя от выполнения несвойственных, рутинных операций, высвобождая время для решения важных и творческих вопросов;

делегирование является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта;

делегирование положительно влияет на мотивацию сотрудников. Они чувствуют себя хозяевами на участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

Заключение

На основе проведенного исследования деятельности организации были получены следующие выводы и рекомендации:

Финансовое состояние является важнейшей характеристикой финансовой деятельности предприятия, отражающей его конечные результаты. Именно конечные результаты и интересуют собственников (акционеров) предприятия, его деловых партнеров, налоговые органы, а также всех остальных участников финансовых отношений. Это определяет важность проведения оценки финансового состояния в экономическом процессе.

Основными путями улучшения ликвидности предприятия являются:

— сокращение сверхнормативных запасов;

— совершенствование работы по взысканию дебиторской задолженности.

Задачей анализа финансовой устойчивости является оценка величины и структуры активов и пассивов. Это дает возможность оценить, в какой степени организация готова к погашению своих долгов.

Для улучшения финансового состояния ООО «Витакорм» необходимо:

1) постоянное изучение спроса потребителей и проведение маркетинговых исследований;

2) расширение и обновление ассортимента продукции собственного производства;

3) проводить рекламные мероприятия;

4) организовать дополнительные места для обслуживания посетителей в летние периоды времени;

5) организовать полную и ритмичную обеспеченность сырьем, товарами;

6) увеличить пропускную способность залов за счет прогрессивных форм обслуживания, совершенствования режима работы;

7) обеспечить квалифицированными трудовыми ресурсами, постоянно повышать квалификацию работников;

8) внедрять новые технологии приготовления продукции общественного питания;

9) организовать обеспеченность площадями и оборудованием и эффективное их использование;

10) повышать культуру обслуживания;

11) внедрять индустриальные методы производства полуфабрикатов и повышать обеспеченность ими предприятий питания.

Надеюсь, что все предложенные мероприятия будут способствовать стабилизации финансового состояния ООО «Витакорм».