Формирование учетно-информационной системы расходов на управление по центрам ответственности

Актуальность темы

исследования. В современной экономике, основанной на рыночных принципах хозяйствования, в условиях жесткой конкуренции на первый план выходят вопросы повышения эффективности управления предприятием. Совершенствование управления сопровождается повышением требований к оперативности и достоверности информации и, как правило, ростом расходов на его осуществление.

Повышению эффективности работы предприятия и тем самым достижению устойчивого конкурентного преимущества способствует глубокое понимание структуры, сущности и классификации расходов на управление, влияния организационных и технологических особенностей на их формирование. Поскольку ведущая роль в общей совокупности информационного обеспечения управления предприятием принадлежит учету (свыше 70%), можно сделать вывод о наличии крупной научно-практической проблемы по формированию учетно-информационного обеспечения управления расходами на новой методологической и организационной основе, адаптированной к современным условиям хозяйствования.

Вопросы организации учета и контроля расходов получили широкое развитие в трудах таких известных ученых-экономистов, как: А. Ф. Аксененко, П. С. Безруких, Н. Т. Белухи, Б. И. Валуева, В. А. Ерофеевой, В. Б. Ивашкевича, Н. П. Кондракова, А. Д. Ларионова, Ж. Г. Леонтьевой, С. А. Николаевой, В. Ф. Палия, В. И. Петровой, В. А. Пискунова, Я. В. Соколова, А. А. Шапошникова, А. Д. Шеремета,.

Л.З. Шнейдмана, А. Яруговой и др. Большие заслуги в становлении и развитии научных основ информационного обеспечения принадлежат работам Р. Вандер Вилу, К. Друри, А. Дейли, Р. Манна, Э. Майера, Н. Б. Макинтоша, Ч. Т. Хорнгрена, Дж. Фостера, Б. Штайгмайера и др.

Отдавая должное большому вкладу вышеназванных ученых в решение данной проблемы, необходимо отметить, что их исследования в основном направлены на совершенствование учета расходов в целом по предприятию, без взаимосвязи между видами учета: бухгалтерского, налогового и управленческого. Подобный подход не обеспечивает создания единой учетно-информационной системы расходов на управление, построенной на основе формирования центров ответственности.

Указанные обстоятельства, а также дискуссионность и недостаточная решенность многих вопросов, направленных на совершенствование учета и контроля расходов на управление по центрам ответственности, подтверждают актуальность выбранного направления диссертационного исследования, его структуру, цели и задачи.

Цель и задачи исследования

Целью диссертационной работы является разработка теоретических положений и практических рекомендаций по формированию учетно-информационной системы расходов на управление предприятием по центрам ответственности.

Достижение указанной цели потребовало решения следующих основных задач:

— исследовать содержание, сущность и классификацию расходов на управление;

— рассмотреть систему хозрасчетных отношений между функциональными службами организации;

— выработать подход к формированию системы учетно-информационного обеспечения управления расходами по центрам ответственности;

— обосновать целесообразность применения бюджетирования как предпосылки осуществления управленческого учета по центрам ответствен ности;

— дать рекомендации по совершенствованию синтетического и аналитического учета расходов на управление предприятием;

— предложить многовариантный подход к организации контроля за расходами на управление на предприятии;

— разработать систему оценки влияния управленческого контроля за расходами на эффективность деятельности предприятия.

Область исследования. Работа проведена в рамках специальности 08.00.12 — Бухгалтерский учет, статистика Паспортов специальностей ВАК (экономические науки): подпунктов 1.8 «Бухгалтерский учет в организациях различных организационно-правовых форм, всех сфер и отраслей», 1.9 «Проблемы учета затрат и калькулирования себестоимости, методы ее статистического анализа» и 2.1 «Методология и технология аудита» .

Предмет исследования. Предметом диссертационного исследования выступает совокупность теоретических, методологических и практических вопросов учета и контроля расходов на управление предприятием.

Объект исследования. Объектом работы выбрана система учетно-информационного обеспечения использования расходов на управление на предприятиях машиностроения. Исследование строилось исходя из анализа действующих нормативных положений по тематике диссертационной работы, изучения экономической литературы и использования фактических материалов предприятий машиностроения Самарской области.

Методологическая и теоретическая основы исследования. Методологическими и теоретическими исходными положениями исследования явились законодательные документы Российской Федерации и другие нормативно-правовые акты общероссийского и регионального уровней, международные стандарты финансовой отчетности и аудита, труды отечественных и зарубежных экономистов, посвященные изучаемому спектру проблем.

При проведении исследования использовались такие методы общенаучного познания, как наблюдение, моделирование, анализ и синтез, методы группировок, обобщения, функциональной классификации, сравнительного и структурного анализа, статистические и экономико-математические методы и др.

В качестве информационной базы в работе были использованы материалы Госкомстата РФ, документация и отчетность предприятий машиностроения, а также периодические издания.

Научная новизна результатов исследования. Автором диссертационной работы создана учетно-информационная система расходов на управление предприятием по центрам ответственности в условиях интегрированной обработки экономической информации на основе гармонизации видов учета.

В процессе исследования получены следующие наиболее существенные научные результаты:

— теоретически обоснован новый подход к содержанию и составу расходов на управление предприятием по центрам ответственности, на основе чего предложена их новая классификация;

— разработана учетно-информационная система расходов на управление предприятием как комплекс взаимосвязанных учетных подсистем, позволяющая реализовать принципы внутрихозяйственного расчета между центрами ответственности;

— построена новая учетно-информационная модель расходов на управление по центрам ответственности, основанная на гармонизации видов учета и интегрированной обработке экономической информации;

— усовершенствована система синтетического и аналитического учета расходов на управление по центрам ответственности, разработаны формы отчетности в соответствии с информационными запросами пользователей;

— определены формы организации контроля за расходами на управление предприятием, предложена система оценки влияния деятельности служб управленческого контроля на конечный результат работы предприятия.

Практическая значимость выполненного исследования. Выдвинутые и аргументированные в работе рекомендации направлены на формирование нового подхода к построению системы учета расходов на управление на предприятиях машиностроения. Предлагаемая в диссертации модель построения системы учетно-информационного обеспечения управления предприятием отвечает современным условиям хозяйствования и поэтому в состоянии наиболее полно удовлетворять информационные запросы менеджеров, осуществляющих контроль и регулирование расходов на управление предприятием.

Апробация и внедрение результатов исследования. Основные положения и результаты работы докладывались автором и обсуждались на научных конференциях и симпозиумах, в том числе: на Международной научно-практической конференции «Проблемы развития предприятий: теория и практика» (Самара, 2003 г.) — Международном симпозиуме «Перспективы развития регионов в условиях глобализации: экономика, менеджмент, право» (Самара, 2003 г.) — Международной научно-практической конференции «Предпринимательство и реформы в России» (Санкт-Петербург, 2004 г.) — 4-й Международной научно-методической конференции «Современный российский менеджмент: состояние, проблемы, развитие» (Пенза, 2005 г.) — Международной научно-практической конференции «Проблемы развития предприятий: теория и практика» (Самара, 2005 г.) — на научно-практических конференциях профессорско-преподавательского состава научных сотрудников и аспирантов Самарской государственной экономической академии по итогам НИР за 2002;2005 гг.

Рекомендации автора по формированию новой модели учетно-информационной системы, организации контроля за расходами на управление внедрены на предприятиях машиностроения.

Публикации. Основные положения отражены в 8 печатных работах, общим объемом 2,35 печ.л.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложений.

Заключение

.

В результате проведенного исследования по формированию учетно-информационной системы расходов на управление по центрам ответственности были сделаны следующие теоретические и практические выводы:

1. Расходы как важнейшая составная часть активов любого хозяйствующего субъекта оказывают определяющее влияние на его конечный финансовый результат и являются объектом пристального внимания со стороны российских и зарубежных исследователей. В современных условиях активно развивающихся рыночных процессов, сопровождающихся непрерывным изменением экономической среды и усилением конкуренции во всех сегментах бизнеса, все большее внимание концентрируется на вопросах о расходах, связанных с управлением, как важнейшего условия повышения эффективности хозяйствования. Именно в условиях самостоятельности предприятий назрела необходимость перевода затратного механизма к методам, ориентированным на ресурсосбережение, что определило неизбежность формирования нового подхода к процессу управления расходами.

Для решения проблемы формирования учетно-информационной модели расходов на управление предприятием в диссертации, прежде всего, уточняются понятия «расходы» и «затраты», поскольку в экономической литературе отсутствует единство мнений по этому вопросу. Соглашаясь с точкой зрения тех экономистов, которые под затратами понимают потребленные ресурсы, автор доказывает, что моментом превращения «затрат» в «расходы» является возникновение финансового результата как следствия этих затрат. Данный подход позволяет всю совокупность расходов делить на производительные и непроизводительные.

В настоящее время в связи с усложнением процесса управления в составе расходов на его осуществление появились новые расходы, такие, как абсорбские, представительские и др. В то же время в их составе по-прежнему учитываются такие расходы, которые не относятся к процессу управления предприятием, а именно: расходы на служебные командировки работников не административно-управленческого персоналаосновная и дополнительная заработная плата персонала завода не управленческого характера и связанные с ней отчислениястоимость материалов, израсходованных на складские нуждыосновная и дополнительная заработная плата рабочих складов и связанные с ней отчисленияплата за аренду помещений склада. В значительной степени это определяется несовершенством классификаций расходов как в зарубежной, так и в отечественной теории и практике.

Не умаляя значимости имеющихся разработок, следует отметить, что классификация расходов на управление должна решать всю совокупность стоящих задач. Ориентируясь на это, в диссертации предлагаются новые признаки классификации: отношение к центру ответственности, управляемость, время осуществления управленческих процессов, отношение к налоговому законодательству, способствующие совершенствованию учета и контроля расходов на управление, с целью повышения эффективности управления предприятием в целом.

2. Процесс управления расходами осуществляется через выполнение ряда конкретных операций, реализующих функции управления. В диссертации функции управления исследуются с учетом определенной стадийности: первая стадия предполагает постановку цели, разработку программы, плана действий и соответствующую организацию с тем, чтобы привести систему в заданное состояние (планирование, бюджетирование и организация) — втораяпредусматривает наблюдение, фиксацию, переработку информации о действительном состоянии объекта с выявлением отклонений в их причинной связи и зависимости реального экономического процесса от плановой модели (учет и контроль) — третья — заключается в разработке и последующей реализации управленческих воздействий на объект управления с целью регулирования его фактического состояния (регулирование). При этом автор в отличие от распространенной в литературе точки зрения рассматривает анализ как составляющую функции «контроль» .

Ориентируясь на теорию систем управления и системный подход, все функции управления расходами автор работы рассматривает в тесной взаимосвязи и взаимопроникновении.

В соответствии с поставленной целью в диссертации исследована система учета на предмет выявления такой организационной модели, которая позволит формировать информацию по центрам ответственности.

Под центрами ответственности автор понимает экономически обособленные хозрасчетные подразделения, возглавляемые ответственными лицами, обеспечивающими выполнение совокупности взаимосвязанных действий, являющихся составной частью цепочки видов деятельности по управлению предприятием, которые имеют ценность для внутренних и внешних пользователей.

Оптимизировать процесс управления расходами путем воздействия на исследуемый объект всех заинтересованных пользователей не представляется возможным без создания информационной модели, являющейся важнейшим фактором принятия обоснованных управленческих решений. Построенная автором информационная модель управления расходами предприятия представлена как цепь, по которой проходят управленческие и информационные потоки (прил. 10).

В связи с происходящими в хозяйственной деятельности информационными процессами выдвигаются повышенные требования к составу информации, под которой автор понимает сведения, передаваемые устным, письменным или иным способом управляющей системой управляемой, полезные для получателя и способствующие изменению результативности его деятельности. Акцент на «результативность деятельности» объясняется тем, что не все сведения являются информацией, а только те из них, которые полезны для пользователей.

Основным источником информационного обеспечения управления предприятием в диссертации рассматривается учет, который исследуется как целостная самостоятельная система, подразделяемая на организационно и функционально связанные подсистемы.

Решение поставленных перед учетной системой задач возможно при интегрированном подходе, предполагающем взаимосвязь и взаимодействие всех видов учета, именуемых в теории и на практике бухгалтерским, налоговым, управленческим, статистическим.

Ведение учета в условиях интегрированной обработки экономической информации на основе гармонизации всех его видов позволит устранить дублирование информации и на этой основе обеспечить рациональность и экономичность управления.

3. Выступая основой информационного обеспечения по удовлетворению разнообразных запросов пользователей, УИС предполагает использование метода моделирования, благодаря которому каждый процесс представляется вначале в виде аналога процесса учета с последующей его реализацией, ориентируясь на центры ответственности.

Учитывая сложность процесса управления предприятием и организации учета расходов на его осуществление, автор обосновывает целесообразность выделения центров ответственности двух уровней, последовательность которых соответствует целям, задачам и характеру деятельности каждого подразделения от высшего уровня управления до низшего.

В работе центры ответственности представлены как составные части видов деятельности аппарата управления предприятием, которые в совокупности реализуют целевые установки хозяйствующего субъекта.

Основными критериями выделения центров ответственности как первого, так и второго уровня, оказывающими влияние на их обособление, являются: степень существенности влияния конкретного направления управленческой деятельности на конечные результаты работы организации;

— организация конкретного направления деятельности центра ответственности;

— характер и номенклатура работ каждого центра ответственности.

Перечень центров ответственности первого и второго уровней машиностроительного предприятия представлен на рис. 2.1.1. и 2.1.2.

Такой подход приводит к созданию информационного банка, данные которого обеспечивают преобразование хозяйственного учета в систему, состоящую из четырех гармонично развивающихся подсистем: бухгалтерской, налоговой, управленческой и статистической.

Автором диссертации построена модель УИС (схема. 2.1.3) расходов на управление по центрам ответственности предприятия, на основе которой собранная первичная информация позволит получить необходимые отчеты в соответствии с запросами ее пользователей. Таким образом, на практике появляется реальная возможность интеграции обработки экономической информации и обеспечения гармонизации подсистем УИС.

Формирование модели учетно-информационного обеспечения расходов на управление в разрезе выделенных центров ответственности позволяет использовать хозрасчетные показатели для повышения эффективности деятельности предприятия.

Система хозрасчетных показателей и требования, предъявляемые к ней в период плановой экономики, были предметом широкого обсуждения. Дискуссионным этот вопрос остается и в современных условиях хозяйствования, что явилось причиной его дальнейшего исследования.

Развитие системы внутреннего хозяйственного расчета, по мнению автора, напрямую связано с процессом становления и развития механизма бюджетирования, который в работе представлен как непрерывный цикл, охватывающий период времени от начала составления бюджета до его исполнения.

Необходимым условием развития механизма бюджетирования, прежде всего на крупных предприятиях, является формирование центра ответственности, именуемого «Управление бюджетами предприятия». Данный центр ответственности создаст необходимые условия формирования и контроля исполнения хозрасчетных показателей.

В работе сформированы требования, которым должна отвечать современная система хозрасчетных показателей, характеризующих деятельность управленческого аппарата в целом и отдельных центров ответственности, исходя из которых автором диссертации разработаны три группы показателей: утверждаемые, учетные, оценочные.

Рекомендованный перечень системы хозрасчетных показателей для аппарата управления предприятием и отдельных центров ответственности приемлем для всех предприятий промышленности. На его основе с учетом организационно-технологических особенностей каждого конкретного предприятия могут быть разработаны индивидуальные показатели, конкретизирующие предложенный перечень.

4. В общем виде учет расходов на управление предприятием должен строиться для удовлетворения требований в информации всех групп пользователей в соответствии с их запросами не только по процессу управления в целом, но и по центрам ответственности, а в отдельных случаях и по отдельным видам работ.

Ориентируясь на интегрированный подход к обработке экономической информации, автор рассматривает формирование информационных потоков расходов на управление в разрезе центров ответственности двух уровней.

В настоящее время планом счетов бухгалтерского учета для отражения расходов на управление предусмотрен счет «Общехозяйственные расходы», который позволяет получить информацию в целом по предприятию в разрезе принятой номенклатуры статей. Исследование показало, что данной информации недостаточно для принятия обоснованных управленческих решений.

В соответствии с запросами пользователей информации о расходах на управление и предлагаемым перечнем центров ответственности в диссертации разработана структура счета управленческого учета (рис. 2.3.1).

Использование предлагаемой структуры счета управленческого учета позволит получить необходимую информацию не только по центрам ответственности первого и второго уровней, но и в разрезе статей расходов по ним с выявлением ответственного лица и причин выявленных отклонений. Задачей учетной системы в этом случае будет группировка соответствующих расходов в соответствии с выделенными классификационными признаками по заранее разработанной номенклатуре статей. При этом все расходы будут носить прямой характер, что повысит достоверность учетной информации.

Кроме того, в соответствии с предлагаемыми изменениями состава расходов на управление предприятием автором рекомендуется изменить методику учетных записей. Так, расходы, связанные с организацией складского хозяйства и складского учета, должны относиться непосредственно на стоимость материалов. Аналогичный подход должен быть применен и к расходам, связанным с организацией хранения и учета готовой продукции. Одновременно ряд статей расходов предлагается подвергнуть большей детализации для достижения их привязки к конкретному центру ответственности, что будет способствовать повышению достоверности учетной информации и управляемости расходов предприятия.

Поскольку счета как бухгалтерского, так и управленческого учета не позволяют обеспечить аппарат управления всей необходимой информацией для принятия решения, так как они ориентированы на отражение свершившегося факта и не содержат информации о плановых, прогнозных показателях, предлагается использовать методы построения графиков, диаграмм, аналитических таблиц и т. д. Так, для выявления предельного размера расходов на выполнение управленческих функций («мертвая точка») в работе используются графические и аналитические методы расчета.

5. Важнейшей предпосылкой достижения контроля за расходами на управление является выбор рациональной организационной формы его построения. Как показало исследование, на выбор организационной формы управленческого контроля оказывают влияние как объективные, так и субъективные факторы, включая:

1) отношение собственника предприятия к управленческому контролю;

2) уровень квалификации и степень компетенции руководства;

3) размеры предприятия, его организационная структура;

4) степень развитости информационных технологий.

В качестве важнейшего условия реализации целей и задач, стоящих перед контролем, в работе выдвигается методическое единство организации учетно-информационной системы и управленческого контроля, основанное на формировании центров ответственности.

Для реализации контрольных функций на предприятии с небольшим финансовым и кадровым потенциалом в диссертации рекомендуется использовать структурно-функциональную форму управленческого контроля, в сочетании с самоконтролем на каждом рабочем месте. Достоинством такого варианта является приближение управленческого контроля к контролируемому объекту и, следовательно, решаемым задачам, что служит основанием для повышения оперативности принятия решений.

В условиях функционирования крупных предприятий, имеющих сложную систему управления, использование структурно-функциональной модели контроля оказывается малоэффективным, поскольку контрольные функции подразделений таких предприятий, как правило, разобщены. Для таких хозяйствующих субъектов целесообразно создавать специальные службы контроля, функциональные обязанности которых разрабатываются самим предприятием.

В связи с высоким уровнем финансовых рисков, нестабильностью налогового законодательства в работе рекомендуется для крупных и средних предприятий создавать службы внутреннего аудита, являющиеся самостоятельными центрами ответственности. При этом в диссертации отмечается, что структурно-функциональный контроль и самоконтроль, несмотря на наличие структурно-обособленного управленческого контроля, должен быть сохранен.

Не ограничиваясь рекомендациями по разработке моделей организации управленческого контроля, автор предлагает методику определения влияния функционирования управленческого контроля на результаты деятельности предприятия.

В процессе деятельности и развития предприятия возникает объективная необходимость оценки влияния служб управленческого контроля на конечный результат его работы. То есть необходимо оценить, насколько эффективно используются выделенные ресурсы центром ответственности «Управленческий контроль», и какова его роль в системе управления предприятием.

Предлагаемая в диссертации методика может быть применима к различным уровням иерархии структуры управления предприятием. Кроме того, она может быть использована для сравнения эффективности производимых расходов по центрам ответственности всей системы управления предприятием. Для конкретного предприятия со сложившейся системой управления и заданным технологическим процессом можно построить матрицу, позволяющую оценить эффективность деятельности службы управленческого контроля.

В диссертации разработана матрица оценки эффективности расходов на управление, позволяющая решить следующие задачи управленческого контроля:

• по известному вектору расходов центра ответственности / определить ожидаемый вектор себестоимости продукции S: S = AI (прогноз);

• по заданному вектору себестоимости продукции S определить предполагаемый вектор расходов на центр ответственности 7: 7 = A-1 S.

Решение данных задач по выбранным центрам ответственности предприятия может быть представлено в виде проекции нормированных смещенных векторов эффективности расходов уровня управления (рис. 3.3.1).

Разработанные автором рекомендации, направленные на построение учетно-информационной системы и контроля, будут способствовать повышению эффективности расходов на управление предприятием, а в конечном счете повышению эффективности его деятельности.