Контроль как функция управления

Значение и методы контроля

Под контролем понимается раздел управленческой деятельности, целью которой является количественная и качественная оценка труда и учет результатов работы организации. Контролю подлежат все работы и ресурсы фирмы, без него начинается хаос, и объединить деятельность людей становится невозможно. Главные инструменты реализации этой функции: наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общей системе управления контроль выступает как элемент обратной связи, и по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Контроль — это непрерывный процесс обеспечения достижения организацией своих целей и задач, способствующий не только обнаружению, но и устранению проблем в управлении и определения того, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали их достижению.

Роль контроля состоит не столько в том, чтобы выявить нарушения, но и в том, чтобы их предотвратить в дальнейшем.

Эффективно поставленный контроль имеет стратегическую направленность, ориентируется на конечные результаты, осуществляется своевременно и достаточно прост. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда многие фирмы стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, что приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В такой обстановке контроль становится менее жестким и более экономичным.

Можно выделить следующие виды контроля.

• 1. Предварительный, проводящийся до начала выполнения работ и направленный на соблюдение необходимых правил и норм; он используется для контроля человеческих, материальных и финансовых ресурсов. В процессе его осуществления можно предвидеть возможные отклонения от заданных стандартов, выделив две разновидности данного вида контроля:
  • • диагностический, позволяющий с помощью различных измерителей, эталонов, предупреждающих сигналов выявить какие-либо отклонения от нормальной деятельности;
  • • терапевтический, позволяющий не только выявить отклонения, но и принять меры к исправлению недостатков.
• 2. Текущий, проводящийся в ходе выполнения работы и позволяющий предотвратить отклонения от намеченных планов и указаний.
• 3. Заключительный, который проводится после завершения работы и уже не может повлиять на полученные результаты, но он:
  • • способствует мотивации, и если мотивационные вознаграждения связаны с достижением определенных результатов, то их нужно измерять точно и объективно;
  • • дает информацию руководству, насколько реалистичны были планы, и какие проблемы возникли в ходе их выполнения.
• 4. Контроль с обратной связью, например, указание начальника подчиненным о том, что они допускают ошибки. Такой вид контроля широко распространен в живой природе: глаза видят предмет и посылают информацию в мозг, мозг дает команду мышцам руки взять этот предмет, при этом глаза оценивают правильность движения руки в нужном направлении, а если предмет оказался очень горячим, то рецепторы ладони посылают информацию в мозг, который в свою очередь дает команду мышцам отбросить предмет.

• 5. Контроль показателей результативности — тех результатов, которые должны быть получены для достижения целей.
• 6. Контроль по стандартам, т. е. выработка стандартов, сопоставление их с результатами работы и следующая за этим коррекция.
• 7. Контроль допустимых отклонений.
• 8. Контроль информационных систем.

Различают также контроль внутренний, проводимый силами самой компании и внешний, проводимый контролирующими структурами, не принадлежащими фирме (табл. 3.14).

Таблица 3.14

Преимущества и недостатки внешнего и внутреннего контроля.

Для каждой организации применяются свои методы контроля, которые во многом зависят от целей, задач компании, объемов ее деятельности, количества персонала и пр.

Одним из направлений совершения методов контроля в управлении являются аудиторские проверки. Ряд компаний (крупные акционерные общества, банки и пр.) по истечении финансового года обязаны предоставить широкому кругу лиц данные проверки, проведенной независимой аудиторской фирмой. Результаты аудита дают возможность акционерам сделать заключение о желательности либо нежелательности их отношений с аудируемой компанией.

Еще одной современной разновидностью контроля является бенчмаркинг (контрольное сравнение, аттестация) — процесс детального исследования производительности, качества и ценности подразделений фирмы и производственных операций, проводимого путем сравнения с существующими стандартами. Идея заключается в том, чтобы использовать (или создать) базу данных эталонных показателей, почерпнутых из наблюдения за деятельностью других отделов, других компаний, и сравнить с ними эффективность работы подразделений фирмы — объекта анализа. В качестве простого примера можно привести сравнение количества врачебных ошибок у персонала одного отделения медицинской организации с аналогичными показателями сотрудников в других отделениях и даже иных хозяйствующих субъектах. Если одно из подразделений серьезно отстает от других, то, по всей вероятности, существует возможность «подтянуть» его до общего уровня.

Многие консалтинговые компании сейчас предлагают воспользоваться готовыми аттестационными базами данных, позволяющими мгновенно оценить фирму, службу и работника в любом виде деятельности, ориентируясь на показатели, полученные в ходе обширных многолетних исследований. Но при всей ценности таких баз данных слепо на них полагаться не следует, многие виды деятельности поддаются сравнению значительно сложнее и труднее.

Существует три метода контрольного сравнения.

• 1. Образцовая практика (ОП) — метод, позволяющий сравнивать показатели работы различных подразделений одной компании или вообще разных фирм. Например, выручку от реализации медицинских услуг на один квадратный метр в одном медицинской организации можно попытаться сравнить с аналогичным показателем работы другого медицинской организации в этом же или ином городе. С таким же успехом можно попытаться сопоставить удельные затраты на электроэнергию, охрану или любые другие представленные в нужном срезе расходы. Метод ОП обычно дает большую дисперсию (несхожесть) результатов разных подразделений, что в какой-то степени объясняется спецификой работы каждого из них, но в основном является следствием лучших методов работы. Организация работы в образцовой службе может быть использована как эталон, по которому следует выверять работу других отделов.
• 2. Относительная позиция по издержкам (ОПИ). Метод заключается в исчислении удельных затрат на один рубль выручки отдельно по каждому элементу структуры издержек (труд медицинского персонала и т. д.) и подсчете относительной позиции по издержкам компании, А по отношению к ее конкуренту, фирме Б. Полный анализ ОПИ — дело нелегкое, но, в конце концов, приносит ощутимый результат (для фирмы А) как в плане снижения издержек, так и в плане построения конкурентной стратегии.
• 3. Образцовая практика партнера (ОПП). Метод ОПП аналогичен методу ОП, единственное отличие заключается в том, что сравнивается деятельность различных фирм (обычно не являющихся конкурентами), которые скооперировались для проведения совместного сбора и сравнения данных.

Аттестационные процедуры могут преследовать ряд целей:

• • увеличение объемов производства продукции, что при одновременном снижении удельных издержек предполагает улучшение рыночных позиций компании без значительных инвестиций в инфраструктуру;
• • снижение издержек (обычно является основной задачей);
• • улучшение качества и сервиса, ориентированное главным образом на повышение уровня обслуживания клиентов и увеличение доходов, которые получают потребители;
• • выбор объекта реконструкции и инвестиций по методу ОП, позволяющему определить, какое производственное подразделение фирмы имеет минимальные издержки;
• • решение о необходимости передачи части производственных или административных функций компании на контрактной основе сторонним подрядчикам;
• • проведение реорганизации компании.

Следствием отдельно проводимых контрольных сравнений обычно становятся «легкие успехи», т. е. наблюдаются заметные сдвиги в нужном направлении. Однако при этом остаются нерешенными многие проблемы, которые устраняются с помощью других методов. Контрольные сравнения не являются панацеей или ответом на все вопросы, но, тем не менее, они полезны, особенно как первый шаг в правильном направлении.