Стиль и язык деловой переписки

В зависимости от сферы деятельности различают следующие функциональные стили:

• • публицистический;
• • научный;
• • художественно-литературный;
• • разговорно-обиходный;
• • официально-деловой.

Стиль деловой переписки

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Специфические черты делового стиля оформились под влиянием особенностей деловой коммуникации. В связи с этим следует отметить, что ее участники выступают прежде всего в качестве юридических лиц (организаций, предприятий, фирм и т. д.). А поэтому характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы. Кроме того, следует учитывать тот факт, что большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям. Это обусловливает возможность и необходимость стандартизации деловой речи.

К официально-деловому стилю предъявляются определенные требования.

• • Стандартизация деловой речи — однозначность и единообразие терминов. Стандартизация должна охватывать все уровни языка: лексику, морфологию и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.
• • Нейтральный топ изложения — эта норма официальной коммуникации проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов следует исключить слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской.
• • Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
• • Ясность изложения определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок, отсутствием образных выражений.
• • Лаконичность изложения достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
• • Краткость изложения — это требование заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, нс несущие необходимой информации, и ненужные подробности.
• • Убедительность изложения. Письмо должно быть убедительным независимо от того, какова его тема и кому оно направляется. Оно должно содержать точные даты, бесспорные факты, аргументы и выводы.
• • Позиция «Вы» в изложении. При написании текста необходимо передавать позицию «Вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах вашего адресата, а не на своих собственных.
• • Позитивность изложения. Эффективные письменные коммуникации должны иметь позитивный тон.

Язык деловой переписки

Важной особенностью письменной деловой речи является широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) оборотов, которые выступают как стандартные фразы деловой переписки и используются в неизменном виде. Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

В этой связи приведем примеры стандартных фраз деловой переписки.

• 1. Указание на цель: «В целях скорейшего решения вопроса…»; «Для согласования спорных вопросов…»; «В ответ на Ваш запрос…» .
• 2. При ссылках: «Ссылаясь на Ваше письмо от…»; «В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…»; «В ответ на Ваше письмо (запрос)…» .
• 3. Отправка документов или материальных ценностей: «Направляем рукопись монографии»; «Посылаем интересующие Вас документы»; «Высылаем подписанный с нашей стороны договор» .
• 4. Извещения: «Ставим Вас в известность, что руководство фирмы приняло решение…»; «Доводим до Вашего сведения, что…»; «Сообщаем, что, к сожалению, мы не можем…» .
• 5. Просьба: «Просим вас проверить ход выполнения работ…»; «Прошу сообщить данные о производительности…» .
• 6. Подтверждение: «С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа»; «Фабрика „Зар“ подтверждает условия поставки оборудования» .
• 7. Приглашение: «Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…»; «Просим принять участие в обсуждении проблемы…»; «Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…» .
• 8. Предложение: «Мы можем предложить Вам»; «Предлагаем Вам приобрести» .
• 9. Напоминание: «Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…»; «Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает…» .
• 10. Гарантии: «Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…»; «Сроки выполнения гарантируем»; «Качество работы гарантируем» .
• 11. Отказ и отклонение предложения (проекта): «Присланный Вами проект… нами не может быть утвержден по следующим причинам…»; «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…» .
• 12. Выражения, объясняющие причину и мотив делового письма: «По причине задержки оплаты…»; «Ввиду задержки получения груза…»; «В ответ на Вашу просьбу…»; «В связи с проведением совместных работ…» .
• 13. Интерпретация собственной позиции: «Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам»; «Возражений против проекта не имеем»; «Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин: …» .
• 14. Заключительные слова: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»; «С пожеланиями успехов»; «Просим извинить нас за задержку с ответом» .

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Помимо этого в деловых письмах стандартизирована также и сочетаемость слов:

• • контроль — возлагается;
• • цена — устанавливается (снижается, поднимается);
• • задолженность — погашается;
• • сделка — заключается;
• • рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется);
• • платеж — производится;
• • счет — выставляется (оплачивается);
• • вопрос — поднимается (решается);
• • скидки — предоставляются (предусматриваются);
• • договоренность — достигается;
• • кредит — выделяется и т. п.

Следует также иметь в виду, что чаще всего:

• • сотрудничество бывает плодотворным, взаимовыгодным;
• • вклад — значительным;
• • позиции — конструктивными (прочными);
• • доводы — вескими;
• • необходимость — настоятельной;
• • спектр (услуг) — широким;
• • скидки — значительными/незначительными;
• • предложение — конструктивным;
• • рентабельность — высокой/низкой.

Помимо языковых формул и стандартизированных выражений важное значение в деловой переписке имеют термины. Термин (от лат. terminus — предел, граница) — слово или словосочетание, являющееся названием понятия какой-нибудь области науки, техники, искусства и т. п. В отличие от слов общей лексики, которые зачастую многозначны и несут эмоциональную окраску, термины в пределах сферы применения однозначны и лишены экспрессии. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что весьма важно в деловой коммуникации.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии (см. параграф 11.7).